CSA
Summary
Read the report at California State Auditor ↗
University of
California:
Its Partnership Agreement Could Be
Improved to Increase Its Accountability for
State Funding
July 2002
2001-130
rotiduA
etatS
ainrofilaC
S
T
I
D
U
A
E
T
A
T
S
F
O
U
A
E
R
U
B
The first five copies of each California State Auditor report are free.
Additional copies are $3 each, payable by check or money order.
You can obtain reports by contacting the Bureau of State Audits
at the following address:
California State Auditor
Bureau of State Audits
555 Capitol Mall, Suite 300
Sacramento, California 95814
(916) 445-0255 or TDD (916) 445-0255 x 216
OR
This report may also be available
on the World Wide Web
http://www.bsa.ca.gov/bsa/
The California State Auditor is pleased to announce
the availability of an online subscription service.
For information on how to subscribe, please contact
David Madrigal at (916) 445-0255, ext. 201, or
visit our Web site at www.bsa.ca.gov/bsa
Alternate format reports available upon request.
Permission is granted to reproduce reports.
� � �
��������� ���� ������
������������� �������������������
������������ �����������������������
July 25, 2002 2001-130
The Governor of California
President pro Tempore of the Senate
Speaker of the Assembly
State Capitol
Sacramento, California 95814
Dear Governor and Legislative Leaders:
As requested by the Joint Legislative Audit Committee, the Bureau of State Audits presents its audit report
concerning the University of California’s (university) partnership agreement. This report concludes that
although the university’s partnership agreement contains measurable targets for some of the objectives, it
does not contain such targets for others. Specifically, we found that of the 22 objectives in the partnership
agreement, only 9 contain outcomes with quantifiable and clear targets to measure improved performance,
and 13 do not. Thus, the university’s ability to demonstrate its success in using state funds to achieve
the partnership agreement’s objectives is limited. Additionally, the university’s expenditures for support
salaries made out of its general operating funds increased at a greater rate than its expenditures for
academic staff salaries within instruction, research, and public service between 1997 and 2001—two
years before and three years after the partnership agreement went into effect. Only 44 percent of its
increase in salary expenditures during this time related to these academic salaries, while 56 percent related
to support staff salaries.
Further, certain factors have an impact on the 4.8 primary course-to-faculty ratio the university agreed
to maintain as part of the partnership agreement. For example, we found that 13 percent of the primary
courses taught by regular-rank faculty had enrollment of two students or fewer. In addition, although
the university reports the workload of regular-rank faculty in its annual report to the Legislature, it does
not address the workload of non-regular-rank faculty and miscellaneous instructors. These individuals
teach a combined total of 46 percent of the university’s primary courses. Because the university does not
disclose workload ratios for all faculty and miscellaneous instructors, the Legislature and governor may
not have a complete picture of how the workloads affect the university’s ability to meet the objectives of
the partnership agreement.
Respectfully submitted,
ELAINE M. HOWLE
State Auditor
�������������������
�������������������������������������������������� ���������������������������������������� ������������������
CONTENTS
Summary 1
Introduction 7
Chapter 1
The Partnership Agreement Does Not Always Set
Targets for Measuring the University’s Progress
Toward Achieving Its Objectives 15
Recommendations 36
Chapter 2
The University Has Spent More of Its Increased
State Funding on Support Staff Than on
Academic Staff 37
Recommendations 53
Chapter 3
The University Should Ensure Accurate Campus
Data and Expand Its Reporting to More Fully
Communicate Faculty Workload 55
Recommendations 72
Appendix A
University Expenditures for Its General Operating
Funds by Fiscal Year and Expenditure Category 75
Appendix B
University of California Partnership Agreement 77
Appendix C
Evaluation of the Partnership Agreement’s
Objectives and the University’s Assertions Regarding
Its Progress in Meeting Those Objectives 91
Appendix D
The University’s Expenditures, by Category, as a
Percentage of Total Expenditures for the Months of
October 1997 and October 2001 111
Appendix E
Expenditures by Job Classification for October 1997
Through October 2001 113
Appendix F
Analysis of the University’s Methodology for
Preparing the Tables in the Instructional Report 123
Response to the Audit
University of California 125
California State Auditor’s
Comments on the Response
From the University of California 133
1
SUMMARY
RESULTS IN BRIEF
In May 2000, the University of California (university) and
the governor entered into a four-year partnership agreement
Audit Highlights . . . encompassing fiscal years 1999–2000 through 2002–03. The
overall intent of the agreement was for the State to provide the
Our review of the University university with funding stability in exchange for the university
of California’s (university)
making progress toward 22 objectives. These objectives, which
partnership agreement
revealed the following: the agreement outlines, range from maintaining the increase
in its faculty teaching loads to maintaining the university’s
þ Of 22 objectives included
commitment to accept all eligible California high school
in the agreement, 9
graduates who wish to attend.
contain outcomes that
identified quantifiable
and clear targets to One of the governor’s stated goals in entering the partnership
measure improved
agreement was to increase the university’s accountability.
performance, and 13 do
not. Thus, the university’s However, although the partnership agreement contains
ability to demonstrate measurable targets for some of the objectives, it does not
its success in using state
contain such targets for many others. Without these targets,
funds to achieve the
the university’s ability to demonstrate its success in using state
objectives is limited.
funds to achieve the partnership agreement’s objectives is
þ The university’s limited. Specifically, our review of the partnership agreement
expenditures for support
found that of the 22 objectives, 9 contain outcomes that
salaries increased at
identified quantifiable and clear targets to measure improved
a faster rate than its
expenditures for academic performance, and 13 do not. For example, 1 objective states
staff salaries within that beginning in 2001, the university should increase the
instruction, research, and
percentage of students from low-participating high schools
public service between
1997 and 2001—two who enroll in the university. A target for this objective might
years before and three identify a specific percentage and establish a deadline for the
years after the partnership
university to reach it, while stating that the university could
agreement went into
revise these goals as circumstances warranted. However, the
effect.
agreement contains no such target. Of the 9 objectives that do
þ Certain factors have an have measurable targets, the university asserts it has met 3 and
impact on the 4.8 primary
could not meet 2 due to factors outside its control. It is too early
course-to-faculty ratio
to determine whether or not the university has successfully
the university agreed to
maintain as part of the met the remaining 4 objectives. Although in many cases the
partnership agreement. university did not have clear and measurable targets to achieve,
For example, we found
that is not to say the university did not spend funding for
that 13 percent of the
primary courses taught the intended purpose, people did not work hard, programs
by regular-rank faculty were not implemented, reports were not written, or progress
had enrollments of two
was not made toward unquantified targets. However, none of
students or fewer.
those events allow for a quantifiable assessment of whether the
1
desired extent of intended benefit was achieved for the funding
provided. An appendix to this report displays an analysis of the
university’s assertions on its performance in relation to each of
the 22 partnership objectives.
Although the Legislature is not a party to the partnership
agreement, the Legislature and the governor appropriated
additional state funds during the first two years of the
partnership agreement that they expected the university to use,
in combination with existing resources provided by the State, to
accomplish objectives identified in the partnership agreement.
For example, during one year of the partnership agreement, the
State allocated to the university approximately $175 million
for enrollment growth, for a 4 percent annual increase in the
university’s base budget, and for a one-time salary increase
for lower-paid staff. According to the university, the campuses
allocate these funds to hire additional faculty to meet increases
in enrollment, to provide salary increases to existing faculty and
staff, and to finance high-priority projects at the discretion
of vice chancellors and deans. The allocation of the funds
to hire faculty and provide salary increases addressed several
objectives of the partnership agreement, including maintaining
the university’s commitment to accept all eligible California
high school graduates who wish to attend, continuing to
provide competitive faculty salaries, and emphasizing its merit-
based pay system.
Additionally, although the university’s primary mission is to
teach and conduct research in a wide range of disciplines and
to provide public services, it increased its expenditures for
support staff salaries made out of its general operating funds
at a greater rate than it increased its expenditures for academic
staff salaries within instruction, research, and public service
between 1997 and 2001. Only 44 percent of its increase in salary
expenditures during this time related to these academic salaries,
while 56 percent related to support staff salaries. Moreover,
the proportion of employees that the university hired in
certain support classifications using general operating funds
over the five-year period was much greater than those it hired
in certain academic positions, despite its nearly 13 percent
growth in enrollment. The majority of the increases in the
university’s expenditures occurred in five job classifications,
four of which were support classifications. The number of
2 3
full-time equivalent (FTE)1 professorial-tenure employees2 at the
university grew by 504, or 10 percent, while the number of its
FTEs within advising services increased by 532, or 59 percent,
and the number of its FTEs within fiscal, management, and staff
services increased by 2,075, or 43 percent.
The hiring of both academic and support staff may have
contributed to achieving the partnership agreement objectives,
and the university’s hiring decisions may have appropriately
reflected its needs. However, because the partnership agreement
does not contain objectives or measurable targets that identify
the areas in which the university believes growth in positions is
necessary, the Legislature and the governor may not be able to
evaluate whether the university’s decisions reflect the intent of
the agreement. The addition of such targets to the partnership
agreement would increase the university’s accountability for
its use of state funds and would enable both the State and the
university to better monitor the proportion of increased funding
spent on academic and support salaries.
Further, the university compiles certain ratios involving
the teaching activities of regular-rank faculty in its annual
Undergraduate Instruction and Faculty Teaching Activities report
(instructional report), which responds to inquiries made
by the Legislature and also addresses one of the objectives
included in the partnership agreement. 3 According to that
objective, the university in effect agrees to maintain an average
workload of 4.8 primary courses per faculty FTE per year. The
university defines primary course as a regularly scheduled, unit-
bearing course usually labeled as a lecture or seminar. The
university’s instructional report states that for academic year
1999–2000, the university’s primary course-to-faculty ratio was
4.9, exceeding the agreement’s requirement.
1 To determine the number of FTE employees, the university converts the actual number
of full- and part-time employees to a number representing only full-time employees.
2 Professorial-tenure employees are associate and full professors.
3 The university’s definition of regular-rank faculty is specific to the instructional report
and includes positions in the professorial series: professors, associate professors,
assistant professors, and acting titles in these positions. In addition, it includes other
positions such as supervisors of physical education and professors in residence. This
data relates only to the general campus, which consists of all schools and departments
except for those focused on the health sciences, such as the medical, dentistry, nursing,
pharmacy, and veterinary schools.
2 3
However, certain factors have an impact on the primary
course-to-faculty ratio. For example, we found that 13 percent
of the primary courses taught by regular-rank faculty had
enrollments of two students or fewer, and an additional
15 percent had enrollment of only three to five students. In
fact, the university spent an estimated $80 million in fiscal
year 1999–2000 on the faculty salaries for primary courses
with five students or fewer as well as for a proportionate
share of their additional duties related to instruction. These
additional duties, for which there is no quantifiable expectation
of faculty, include such duties as planning courses, mentoring
and advising students, developing curriculum, and teaching
independent study courses. The university believes these
additional duties can be significant and thus believes our
calculation seriously overstates the costs that we attribute
to these small enrollment courses and that other methods
of calculation would produce a different result. The one- to
two-person courses comprised 0.7 of the 4.9 primary course-
to-faculty ratio. Although no requirement exists regarding the
minimum number of students in a primary course, having a
significant number of small-enrollment primary courses could
affect a student’s ability to graduate in four years. Additionally,
we found in our analysis of a sample of the one- to two-person
courses that the campuses were unable to demonstrate that they
had correctly classified 33 percent as primary courses rather
than independent study. To the extent that the university has
misclassified these courses as well as others, it could significantly
influence the primary course-to-faculty ratio.
Finally, although the instructional report addresses the workload
of regular-rank faculty, it does not address the workload of
non-regular-rank faculty and miscellaneous instructors, such
as adjunct professors, lecturers, teaching assistants, retired
faculty, and others. These individuals teach a combined total
of 46 percent of the university’s primary courses. In light of the
partnership agreement’s objective of graduating students in four
years or less, it would seem appropriate for the university to
also provide the Legislature and the governor with information
regarding the workload ratio for all of its instructors, not just its
regular-rank faculty. In fact, the partnership agreement could
be expanded to include objectives and measurable targets that
specifically address the workload of these staff. The Legislature
and the governor would then have a more complete picture of
the workload of all instructors and could more appropriately
4 5
evaluate that workload to determine whether fluctuations occur
that may affect the ability of students to enroll in the classes
they need to graduate.
RECOMMENDATIONS
When preparing future partnership agreements, the university
should do the following to accomplish the governor’s goal of
increased accountability:
• Propose establishing clear and measurable targets that allow
it to better assess its success in meeting the objectives of the
partnership agreement. If the university is concerned that it
will be expected to meet a measurable target even if it does
not receive sufficient funds or if factors outside its control
intervene, it should propose that, as circumstances change, it
can revise its targets.
• Confer with the governor and the Legislature to determine
whether it would be beneficial to establish targets to evaluate
how the growth in academic and support positions and
spending are consistent with the priorities of the partnership
agreement.
The university should also confer with the governor and
the Legislature to determine whether having the Legislature
provide input on objectives and measurable targets for future
partnership agreements might be beneficial.
To ensure that the Legislature and the governor have a more
accurate picture of the actual primary course-to-faculty ratios so
they are able to evaluate and address issues of concern, such as
whether the university is providing sufficient courses to allow
students to graduate in four years or less, the university should
propose expanding future partnership agreements to include
objectives and measurable targets that address workload ratios
and course enrollment levels for all regular- and non-regular-
rank faculty, as well as miscellaneous instructors. Additionally,
the university should disclose in its instructional report the
primary course-to-faculty ratio for non-regular-rank faculty and
the workload ratio for miscellaneous instructors. It should also
disclose all faculty and miscellaneous instructor workloads by
the number of students enrolled in courses.
4 5
To ensure the accuracy of the tables it includes in the
instructional report, the university should clarify its definitions
of primary and independent study courses. It should also
periodically review the data it receives from the campuses for
accuracy and consistency.
AGENCY COMMENTS
The university concurs with the general intent of the recom-
mendations and plans to take specific actions to address areas of
concern identified in the report. The university also states that
the recommendations relating to future partnership agreements
will be a matter of negotiation with the governor. n
6 7
INTRODUCTION
BACKGROUND
The University of California (university) is a public, state-
supported land-grant institution with a mission to teach
and conduct research in a wide range of disciplines
and to provide public services. The university consists of eight
general campuses and a ninth campus, in San Francisco, devoted
to the health sciences; it is also developing another general
campus in Merced that it expects to open in the fall of 2004.
All the university’s campuses offer undergraduate, graduate,
and professional education; it has five medical schools and three
law schools; and it manages three national laboratories. During
the fall of 2000, it served more than 183,000 students on-campus
and more than 444,000 extension students.
The California Constitution provides that the university shall
be a public trust administered by the regents of the university.
This 28-member board maintains full power of organization and
government subject only to limited control by the Legislature. A
central Office of the President heads the university’s administra-
tive structure, with the president responsible for overall policy
development, planning, and resource allocations. Chancellors at
each campus have primary responsibility for managing campus
resource allocations and administrative activities.
The university receives its funding from a variety of sources. Of
the university’s $12.7 billion in revenues for fiscal year 2000–01,
the State’s contributions totaled more than $3.4 billion. The
Legislature and the governor specifically identified about
$400 million of state appropriations and contracts for special
research projects, thus restricting the use of those funds to the
projects, while the university used the remaining $3 billion
of its state appropriation as its general operating funds. State
appropriations represented approximately 82 percent of the
general operating funds’ revenues for fiscal year 2000–01, while
the other 18 percent included, in part, nonresident tuition,
a portion of student fees, and contract and grant overhead.
Figure 1 on the following page shows that expenditures for its
general operating funds constituted approximately 30 percent of
the university’s total expenditures of $11.6 billion in that year.
6 7
FIGURE 1
Expenditures for Its General Operating Funds Were 30 Percent
of Total University Expenditures for Fiscal Year 2000–01
(In Millions of Dollars)
���������������������������
�������
���������������������
����������������������
������������������
�����������
�����������
���������������������
���������������
��������
����������������
������������
�����������
���������������������������
�����������
Source: Fiscal Year 2000–01 campus financial schedules.
* Includes expenditures for special state appropriations and contracts, local government,
private funds, sales and services of educational activities or auxiliary enterprises, and
other undefined sources.
† Excludes approximately $3 billion in expenditures for Department of Energy
Laboratories.
‡Expenditures related to a portion of student education fees totaling approximately
$329 million are reflected as expenditures related to general operating funds rather
than as expenditures related to tuition and fees because, according to the assistant vice
president for budgetary planning and fiscal analysis, the university is allowed to apply this
portion of the education fees toward expenditures related to its general operating funds.
According to the university, the state-funded portion of the
university’s budget has historically reflected the cyclical nature
of the State’s economy. The economic recession of the early
1990s led to shortfalls in state revenues and, correspondingly,
to reductions in the university’s budget for its general operating
funds, as shown in Figure 2 and detailed in Appendix A.
The university’s expenditures for its general operating funds
increased in fiscal year 1994–95 when state appropriations
increased, and its expenditures continued to grow as the State’s
8 9
economic condition improved and the university entered into
agreements that provided it with some fiscal stability. We discuss
these agreements in the next section.
FIGURE 2
The University’s Expenditures for Its General Operating Funds
for Fiscal Years 1991–92 Through 2000–01
����
���
���
���
���
Source: University campus financial schedules for fiscal years 1991–92 through 2000–01.
THE PARTNERSHIP AGREEMENT
In January 1995, the former governor proposed four-year
compacts with the university and the California State University
(CSU). According to the governor’s budget summary, the
compact was designed to provide the two universities with
fiscal stability and predictability so they could continue
to meet the challenge of supplying high-quality education
to a growing population. The four-year plan represented the
former governor’s commitment to provide the university with
annual support-budget increases and other funding guarantees
8 9
���������������������
���������������������
� � � �� � � � � � �� � � � � � �� � � � � � �� � � � � � �� � � � � � �� � � � � � �� � � � � � �� � � � � �� � � � � � � � �� � �
�
����������
�����������
���������� ������� ���������
�������������� ������������������ ��������������������
in exchange for the university’s commitment to pursue a number
of program objectives. According to the university’s assistant vice
president for budgetary planning and fiscal analysis, the compact
was a verbal agreement among the Department of Finance, the
Governor’s Office, and the university. The university used the
compact to develop its regents’ budget each year.
In both 1997 and 1998, the Legislature approved bills that
would have placed the compact into statute, but the former
governor vetoed them. The former governor vetoed the two
bills because he did not want to place into legislation minimum
funding guarantees for the university. Instead, he stated that
the best way to provide an appropriate and predictable level
of funding to the university was through carefully negotiated
compacts between the State and the university. As a result, the
Legislature never formally endorsed the compact in statute, but
it did pass budgets consistent with the compact.
At the completion of the four years of the original compact in
1999, the university and CSU jointly proposed a new higher-
education compact. According to the governor’s budget
summary for fiscal year 1999–2000, the governor supported
a new agreement as long as it was based on quantifiable
objectives. The governor indicated that he expected a new
agreement to clearly identify specific programmatic changes
that the university would make and to provide quantifiable
measurements that demonstrate whether progress was being
made. In May 2000, the Department of Finance and the Office of
the Secretary for Education presented to the Senate and Assembly
Budget Committees the administration’s partnership agreement
with the university and CSU for fiscal years 1999–2000 through
2002–03.4 The Legislature was not a party to the partnership
agreement and thus did not participate in establishing the
agreement’s targets.
The more formal—although unsigned—partnership agreement
contains a page of state funding commitments and several pages
describing objectives, indicators, and performance data.5 The
state funding commitments include increased funding relating
to the growth in student enrollment and annual 4 percent
increases to the base budget amount the State contributes to
4 The partnership agreement was effective for the entire fiscal year 1999–2000; however,
the university and the governor did not finalize the agreement until May 2000.
5 Appendix B contains the portion of the partnership agreement that contains the
objectives, indicators, and performance data.
10 11
the university’s general operating funds. We discuss the funding
for the partnership agreement in more detail in Chapter 1. The
university intends to seek a new partnership agreement effective
fiscal year 2003–04.
SCOPE AND METHODOLOGY
The Joint Legislative Audit Committee (audit committee)
requested that the Bureau of State Audits conduct a comprehen-
sive audit of the university’s performance under the partnership
agreement. As part of the audit, the audit committee asked that
we evaluate the effectiveness of the methods the university has
established to allocate the increased state funding it receives and
the procedures it has developed to measure campuses’ perfor-
mance in meeting the goals of the partnership agreement. In
addition, it requested that we compare university expenditures
before and after the partnership agreement to determine how
the university has allocated and expended its increased state
funding. Further, we were to determine whether the univer-
sity has implemented a state-supported summer term with
services similar to the regular academic year, and we were
to analyze the university’s annual Undergraduate Instruction
and Faculty Teaching Activities report (instructional report) for
the past three years and present conclusions reached on any
trends we identified.
As part of our audit, we reviewed documents prepared by the
university, university policies and procedures, applicable laws
and regulations, and budgetary documents. We also interviewed
university staff, including key budget personnel at the Office
of the President and at the nine campuses. When we examined
the university’s allocation of the funds it receives related to the
partnership agreement, we reviewed the first two years of the
partnership agreement—fiscal years 1999–2000 and 2000–01.
We focused on fiscal year 2000–01 in more detail because it was
the most recently completed year of the partnership agreement
at the time we started our audit. In addition, in that year, the
university received full funding for the partnership agreement,
unlike in fiscal year 2001–02.
To evaluate the university’s procedures for measuring its
performance under the partnership agreement, we reviewed the
university’s efforts as well as the agreement itself. We identified
those agreement objectives the university asserts it has met,
those for which the deadline for reaching the goal has not yet
10 11
arrived, and those that contain no clear, measurable targets. We
also identified the objectives that have targets that the university
asserted it could not meet due to factors outside its control.
We interviewed university officials at the three campuses that
implemented state-supported summer terms during 2001.
We compared student fees and financial aid packages for the
summer term to those offered during the regular academic year,
and we reviewed student survey results concerning course and
instructor teaching quality.
To compare university expenditures before and after the
partnership agreement, we reviewed information obtained
from the university’s Office of the President’s Corporate
Personnel System (CPS). We relied on two prior audits, issued
in April and May 2001, in which we tested the accuracy of this
data. Because the Office of the President compiles personnel
data for the month of October from all nine campuses in its CPS
to use for its own reporting purposes, we used the October 1997
through October 2001 data for our review. We also compared
the October data to the university data files for the two full fiscal
years that it had compiled and maintained—1999–2000 and
2000–01—to ensure that the October data was representative
of the yearly data. Additionally, we compared the October
files for 1997, 1998, and 1999 to the October files used for our
two prior audits to ensure the data were the same. Because the
amounts agreed, we concluded that we could rely on the testing
we performed during the prior two audits to assess whether the
data matched the employee records at all nine campuses. For our
prior audits, we used statistical samples to attempt to verify
more than 24,400 data elements against signed and authorized
personnel documents. Of those, approximately 15,800 data
elements existed only in electronic form because most of
the campuses have implemented a paperless computerized
personnel system. For the approximately 8,600 data elements
that we could verify against support documents, we found only
93 errors, or 1 percent of the data elements tested.
To determine how the university has allocated and expended
the funding it received from the State under the partnership
agreement, we reviewed the information we obtained from the
CPS for the two fiscal years leading up to the agreement,
1997–98 and 1998–99, and the first three fiscal years of the
agreement, 1999–2000 through 2001–02. We focused on these
five years to compare expenditures the university made before
the agreement to those it made during the agreement. We
12 13
also used certain data from the university’s financial system
to ensure that we categorized expenditure data from the CPS
similar to how the university accounts for its expenditures in
the university’s financial statements. We performed various
comparisons of the October 1997 and 2001 data to determine
the changes in expenditures by expenditure category,
expenditure category per full-time equivalent student, and job
classification. Our review focused only on the salaries charged
to the university’s general operating funds and did not include
nonsalary expenditures, such as contracting for services and
purchasing supplies and equipment. We were unable to include
the employee benefits and nonsalary-related costs in our analysis
because the university does not track these costs at a level of
detail similar to salary expenditures. We analyzed the data to
identify whether the increases in expenditures were mostly the
result of salary increases for existing staff or of hiring employees
to fill vacant or newly created positions.
To analyze the data the university includes in its instructional
report and to identify trends in instructional activities, we
reviewed budgetary language to determine the legislative
requirements for the instructional report. Additionally, we
reviewed the instructional report to determine whether it
addressed objectives in the partnership agreement pertaining to
instruction and analyzed the report’s tables to determine their
content. We also obtained the supporting detail for the tables
from the campuses and tested the accuracy of selected data in
the tables. n
12 13
Blank page inserted for reproduction purposes only.
14 15
CHAPTER 1
The Partnership Agreement Does Not
Always Set Targets for Measuring
the University’s Progress Toward
Achieving Its Objectives
CHAPTER SUMMARY
According to the governor’s budget for fiscal year
2001–02, the partnership agreement between the
governor and the University of California (university)
provides funding stability for the university in exchange for
its progress toward meeting certain objectives included in the
partnership agreement. One of the governor’s stated goals for
the partnership agreement was to increase the university’s
accountability. However, although the partnership agreement
contains clear and measurable targets for some of the objectives
it outlines, it does not contain such targets for many others.
Therefore, the university’s ability to demonstrate its success
in using state funds to achieve the partnership agreement’s
objectives is limited.
Specifically, in our review of the 22 objectives specified in the
partnership agreement, we found that only 9 contain outcomes
that identify quantifiable and clear targets to measure improved
performance. It is too early to tell if the university has met
its targets for 4 of these objectives; for the remaining 5, the
university asserts that it met the targets for 3 and did not meet
the targets for 2 because of factors outside its control. For the
other 13 objectives, the partnership agreement does not identify
clear and measurable targets, even when the objectives lend
themselves to the establishment of such targets. For example,
one objective states that beginning in 2001, the university
would increase the percentage of students from low-participating
high schools that it enrolls. However, this objective does not
identify a specific percentage by which the university should
increase enrollment, nor does it set a deadline for achieving
the increase. The objective could have allowed flexibility by
allowing the university to revise the target as circumstances
warrant; instead, it sets no target at all.
14 15
Although the Legislature is not a party to the partnership
agreement and thus did not participate in establishing
measurable targets, the Legislature and the governor
appropriated additional state funds during the first two
years of the partnership agreement that they expect the
university to use, in combination with the university’s existing
resources provided by the State, to accomplish the objectives
that are identified in the agreement. For example, during
one year of the partnership agreement, the State’s budget act
allocated approximately $112 million to the university for it
to provide outreach and public service programs. Additionally,
the university allocates significant portions of the partnership
agreement’s funds to the campuses. For instance, the university
received approximately $175 million to address several
objectives of the partnership agreement, including maintaining
the university’s commitment to accept all eligible California
high school graduates who wish to attend, continuing to
provide competitive faculty salaries, and emphasizing its
merit-based pay systems. The campuses allocate these funds
to hire additional faculty to meet the increases in enrollment,
to provide salary increases to existing faculty and staff, and
to provide discretionary funds for high-priority needs to
vice chancellors and deans.
THE UNIVERSITY CANNOT FULLY MEASURE ITS
ACCOMPLISHMENTS BECAUSE THE PARTNERSHIP
AGREEMENT DOES NOT ALWAYS ESTABLISH
MEASURABLE AND CLEAR TARGETS
During the time in which the partnership agreement was being
proposed, the governor stated in his budget summary that he
expected the agreement to clearly identify specific programmatic
The partnership changes that the university would make and quantifiable
agreement contains measurements that would demonstrate its progress toward these
measurable and clear goals. Without such quantifiable measurements or measurable
targets for only 9 of targets, the university cannot compare the results of its activities
the 22 objectives of the to the targets to determine how it performed relative to
agreement. expectations. Moreover, measurable targets allow the governor
and the Legislature to assess whether they believe the amount
they funded was commensurate with the university’s progress
toward meeting the objectives established in the partnership
agreement. However, as shown in Table 1, the partnership
agreement contains measurable and clear targets for only 9 of
the 22 objectives we reviewed. Appendix C identifies each of
16 17
the objectives of the partnership agreement, the university’s
assessment of its performance in relation to each, and our
evaluation of the objectives.
TABLE 1
Although the Partnership Agreement Contained 9 Objectives
With Targets Sufficient to Measure the University’s Progress,
13 Objectives Did Not Contain Clear and Measurable Targets
Objectives Containing Indicators With Measurable Targets
The university asserts it has met the target 3
The university asserts it could not meet the target due to factors outside its control 2
It is too early to tell if the university has met its target 4
Total objectives containing indicators with measurable targets 9
Objectives containing indicators that do not have clear and measurable targets* 13
Total objectives evaluated 22
*This evaluation of the objectives is not an indication of whether the university has made progress on the activities it agreed
to perform as part of the partnership agreement but rather whether there were clear and measurable targets against which
to measure the university’s progress. Appendix C describes the university’s assertions regarding its progress in meeting the
objectives and our evaluation of the objectives.
The university’s president stated during the process of
negotiating the partnership agreement that the university
recognized that specific outcome measures and very specific
accountability principles are critical to the effectiveness of the
partnership agreement. Further, the university’s assistant vice
president for budget development and external relations stated
that the partnership agreement was not designed to tie each
objective to a specific appropriation, with a few exceptions.
Instead, the university believes that through the partnership
agreement, the governor makes a good-faith effort to provide
funding and the university makes a good-faith effort to reach
the outlined objectives. Thus, according to the assistant vice
president, the parties involved agreed to identify specific
targets for some objectives, whereas other targets are more
general because a good-faith effort to make progress was all
that was required.
The university believes that we evaluated the effectiveness of the
procedures it developed to measure the campuses’ performance
of the partnership agreement objectives using an inappropriate
definition of a clear and measurable target. For example, the
16 17
assistant vice president for budget development and external
relations states that the university strongly disagrees with our
conclusion that there is not a clear and measurable target for
the objective related to ensuring that the new “4 percent path”
results in more students being eligible for and successfully
attending the university. According to the assistant vice
president, there are clear and measurable targets: whether or not
the university implemented the program and whether or not
more students from low-participating schools are getting the
opportunity to attend the university. The assistant vice president
further stated that because the university did implement this
program and more students from low-participating schools are
coming to the university, to classify this as unmeasurable does
not seem credible.
While the university’s definition of an adequate target is a
target of “more” without specifying how much more or when
it will be achieved, we required these two elements in our
definition. We did so because without these two elements for
While the university’s all objectives, the university, the governor, and others cannot
definition of an adequate fully assess whether the university has met the objectives of the
target is a target of partnership agreement and that the governor and the Legislature
“more” without specifying have received the value they expected for the funding provided.
how much more or when To use the extreme case to make a point, it does not seem
it will be achieved, our reasonable to us that the university would have achieved the
definition required both intended goal if only one more of the students from low-
these elements. participating schools attended the university. Yet, using the
university’s measure of success, any increase would mean the
university met the objective. To provide a more meaningful
target, the partnership agreement could have identified a specific
percentage increase for the university to achieve annually
over a specific period, as it did for an objective to increase
the enrollment in its engineering and computer science
programs by at least 1,000 students annually.
Although in many cases the university did not have clear and
measurable targets to achieve, that is not to say the university
did not spend funding for the intended purposes, people did
not work hard, programs were not implemented, reports were
not written, or progress was not made toward unquantified
targets. However, none of those events allow for a quantifiable
assessment of whether the desired extent of intended benefit
was achieved for the funding provided. Appendix C displays
an analysis of the university’s assertions on its performance
in relation to each of the 22 partnership objectives.
18 19
The Partnership Agreement Contains Measurable Targets for
Three Objectives That the University Asserts It Has Met
As previously stated, only 9 of the 22 objectives outlined in the
partnership agreement contain measurable and clear targets.
According to the university, it has met the targets for 3 of these
9 objectives. For example, the fi rst objective of the partnership
agreement contains a desired outcome: to ensure access under
the Master Plan for Higher Education in California (master plan)
by accommodating all eligible California high school graduates
who wish to attend the university. The master plan defi nes
broadly the respective roles of the three public higher
education systems in California—the university, the
The University Asserts That It Met
California State University (CSU), and the California
Its Targets for Three Objectives:
Community Colleges (community colleges)—and it
• Ensure access under the
establishes student eligibility criteria for the three
master plan by maintaining its
commitment to accept all eligible systems. At the time of the partnership agreement,
California high school graduates the university estimated that students eligible
who wish to attend.
to attend the university would grow by about
• Maintain increased faculty teaching
3 percent, or 5,000 students, each academic year.
loads.
During its annual budget process, the university
• Place a priority on producing
revises its expected enrollment growth based on the
graduates who will meet
California’s workforce needs. most recent student data. The expected enrollment
growth becomes the university’s target each year for
this objective.
The university asserts that it has met this target because it has
and continues to admit all eligible applicants who wish to
attend. Applicants are eligible if they attain a specifi c composite
score based on a combination of their grade point averages
and certain scholastic assessment tests they are required to
take. In addition, applicants must have completed certain
high school coursework before applying to the university. In
explaining the process it uses to ensure that it admits all eligible
students, the university stated that fi rst students submit their
applications to a central location. The university then forwards
the applications to each of the students’ chosen campuses.
Each campus independently determines which students it will
accept and informs the students of its decisions. If a student
meets the eligibility requirements and is not accepted at one of
the campuses of his or her choice, the university will offer that
student an opportunity to enroll in a campus that has space.
Most recently, both the Riverside and Santa Cruz campuses
have offered admission to these students. Students who are
not admitted to the university but believe they are eligible can
appeal the university’s admission process.
18 19
The university also asserts that it has met the targets established
for two other objectives. For the fi rst, the university committed
to maintaining a 6.7 percent increase in faculty teaching
workload. This increase equates to a primary course-to-faculty
workload ratio of 4.8, up from the 4.5 primary course-to-faculty
ratio that the university’s reports indicate it had sustained since
the early 1990s. In Chapter 3, we discuss how courses with
only one or two students affect the ratio of 4.8. For the second
objective, the university asserts it has met its target of increasing
enrollment in its engineering and computer sciences programs
by at least 1,000 students annually.
According to the University, It Could Not Meet the Targets
for Two of the Partnership Agreement’s Objectives Due to
Factors Outside Its Control
The university asserted that for two of the nine objectives with
measurable and clear targets, it could not meet the targets
because of circumstances that were outside its control. One
objective of the partnership agreement set a target that had
two parts, the first of which was increasing the number of
community college transfers to the university by 6 percent
annually for a period of seven years. Although the university
reported that it exceeded the fi rst goal when transfers increased
by 6.5 percent in the fi rst year of the partnership agreement,
it acknowledged that in the second year transfers increased
by only 3.5 percent. In explanation, the university noted that
the target is partially dependent on increasing the number of
transfer-ready students at the community colleges. As
a report from the community colleges dated April 2001
The University Asserts That It
indicates, the number of transfer-ready students
Could Not Meet Its Target for
declined by 10 percent in academic year 1999–2000
Two Objectives:
from the base year of 1997–98. The second part of this
• Expand intersegmental transfers
objective’s target was to raise the number of student
by increasing the number of
transfer-ready students from the transfers from low-transfer community colleges by
community colleges.
15 percent annually. However, the university stated
• Improve teacher preparation to that it was unable to report on the percentage increase
ensure that teacher education
in student transfers from low-transfer community
programs adapt quickly to meet
K-12 academic standards. colleges because the Department of Finance, the
community colleges, and others had not agreed which
campuses should be classifi ed as low-transfer.
The university also did not meet the target associated
with a second objective, ensuring that teacher education
programs adapt quickly to meet K-12 academic standards. The
partnership agreement identifi ed the number of K-12 teachers
20 21
that the university should enroll each year in its Professional
Development Institutes (PDIs), which are teacher education
programs that cover a range of subjects such as algebra,
reading, mathematics, and English. When we reviewed
the university’s reported progress on these programs for
fiscal year 2000–01, we noted that the number of teachers
participating was lower than the desired targets in all areas
except one. According to the university’s assistant vice
president for budget development and external relations, the
university did not receive notification until January 2001
that it would receive funding to implement the PDIs during
the summer of 2001, which meant the university had very little
planning time. In addition, the assistant vice president stated
that the short lead-in time to implement the program made it
diffi cult to solidify commitments from enough teachers to meet
the expected targets in the fi rst year.
Because of the PDIs’ low enrollments in their first year of
implementation, the university received permission from
the Department of Finance to redistribute $6.5 million of the
$61.7 million in funding that the State had provided for the
PDIs. The assistant vice president for budget development and
external relations also noted that because the university did not
serve the number of teachers it had originally projected, it gave
back the unspent funds to the general fund. The university
further stated that the partnership agreement’s
target numbers are no longer applicable because
It Is Too Early to Tell if the
program funding was reduced by $11 million in
University Has Met Its Target for
fiscal year 2001–02 and as of June 2002, the State
Four Objectives:
proposed eliminating the funding in the fiscal year
• Reduce barriers to students
2002–03 budget for the PDIs, with the idea that the
transferring from the community
colleges to ensure the ease of university contract with school districts individually
transferring and expand course
to offer these programs.
transferability.
• Provide better and more timely
information to students, families,
The University’s Success in Meeting the Targets for
teachers, and counselors to
improve planning and preparation Four of the Partnership Agreement’s Objectives
for college. Cannot Yet Be Determined
• Increase the university’s
Although the partnership agreement set targets for
commitment to meeting the
demand for new teachers. another four objectives, the university’s success in
• Fund chronic budget shortfalls meeting those objectives cannot yet be determined
in four core areas: instructional because the targets involve deadlines that have
equipment, instructional
not yet been reached. For example, to meet one
technology, libraries, and building
maintenance. objective—increasing the university’s commitment to
meet the demand for new teachers—the partnership
agreement contains three targets: the fi rst target
20 21
involves increasing the number of students enrolled in teacher
credential programs from approximately 1,000 in academic year
1998–99 to 2,500 by 2002-03, which is still one year away; the
other two targets include deadlines of academic years 2001–02
and 2003–04. Similarly, the other three objectives establish
target dates that range from 2002 to academic year 2005–06.
For these objectives, it is too early for the university to provide
documentation to allow us to make any assessments.
The Partnership Agreement Does Not Contain Clear and
Measurable Targets for 13 Objectives
The partnership agreement does not contain clear and
measurable targets for 13 of its objectives, despite the fact that
many of these objectives are outcome-oriented. Consequently,
the university, the governor, and the Legislature cannot
easily assess whether the university has successfully met these
objectives. For example, the partnership agreement contains
an objective and related
indicators that focus on
The Partnership Agreement Does Not Contain Clear and
increasing the percentage
Measurable Targets for 13 Objectives:
of qualifying students
• Provide classes needed for students to graduate in four years or less.
from low-participating
• Ensure that individuals in the top 4 percent of each graduating class
schools statewide who
from each California public high school are eligible for admission to
the university, thus increasing the percentage of qualifying students successfully complete
from low-participating schools statewide.
college preparatory
• Provide competitive faculty salaries. courses and enroll in
• Increase emphasis on merit-based pay systems. the university. Although
• Enroll students at a 10th campus in Merced to provide increased this objective lends itself
access to students in the Central Valley, who historically have had low to the establishment
university participation rates.
of a measurable target,
• Implement more extensive use of existing facilities to accommodate
none is offered in the
enrollment demands and help alleviate enrollment pressures during
the regular academic year by phasing in a state-supported summer partnership agreement.
term beginning in summer 2001. The partnership agreement
• Assume greater responsibility in working with K-12 schools toward could have identifi ed
improving K-12 student performance.
a specifi ed percentage
• Evaluate the effectiveness of outreach programs to ensure that increase the university
resources are focused on the most successful programs.
would achieve involving
• Increase regional cooperation with CSU and the community colleges.
the specifi ed type of
• Maintain and renovate existing campuses. students.
• Decrease current deferred maintenance backlogs.
• Increase use of public-private partnerships to further economic In a second example,
development of the State. one objective of the
• Provide opportunities for all students to participate in community partnership agreement
service or service learning.
is for the university to
provide the classes needed
22 23
for students to graduate in four years or less. As part of this
objective, the partnership agreement contains a measurable
target—to reach the current budgeted student-faculty ratio
of 18.7 to 1. However, it does not specify a period in which
the university should achieve its longer-term target of a
student-faculty ratio of 17.6 to 1. According to the university,
it estimated that it would take five to six years to lower the
student-faculty ratio to 17.6 to 1 if it received steady increases
in funding beginning in fiscal year 2000–01. Although the
university indicated that it received sufficient funding for
fiscal year 2000–01 to achieve an 18.6-to-1 ratio, it did not
receive funding for this purpose in fiscal year 2001–02, and it
does not expect to receive the funds necessary in fiscal year
2002–03 to make additional progress towards the 17.6-to-1
target. The university believes the partnership agreement’s
lack of a specified period is not a shortcoming and instead
reflects the fact that the involved parties recognized that this
target would be addressed as the State made funds available.
However, we believe the partnership agreement could have
identified a specified period with the understanding that if
circumstances changed, the university could revise the target.
A third example of an objective lacking a clear and measurable
target involves the university assuming greater responsibility
in working with K-12 schools toward improving K-12 student
performance. The objective does mention that the university
should report on its progress toward meeting the goals specified
The Outreach Task Force in the Outreach Task Force Report (task force report) dated
Report recommended July 1997. The task force report discusses the university’s
specific targets related current outreach goals, strategies, programs, and activities and
to one objective of the provides a plan to help fulfill the university’s charge to increase
partnership agreement, the preparation and enrollment of students in disadvantaged
yet the agreement did not circumstances. One of the recommendations of the task force
contain these targets. report was that the university could strive toward several
numerical outcomes related to this objective. For example, the
task force report suggested that the university should work with
its partner K-12 schools to increase between 1997 and 2002 the
number of university-eligible graduates by 100 percent or the
university-eligible rates in these schools by 4 percentage points,
whichever was greater. According to the university, the fact
that the parties involved in the agreement did not specifically
enumerate these targets reflects a conscious choice to rely on
targets set elsewhere. However, because the task force report
was simply making recommendations as opposed to requiring
22 23
the university to implement its suggestions, it would have been
appropriate to incorporate those recommendations into the
partnership agreement.
THE STATE APPROPRIATED INCREASED FUNDING
FOR THE FIRST TWO YEARS OF THE PARTNERSHIP
AGREEMENT FOR THE UNIVERSITY TO USE TO
ACCOMPLISH THE AGREEMENT’S OBJECTIVES
As discussed, the Legislature is not a party to the partnership
agreement and did not have a say in establishing measurable
targets related to the agreement’s objectives. Nevertheless,
the Legislature and the governor appropriated additional
funds during the fi rst two years of the partnership agreement
that they expected the university to use, in combination
with existing resources
provided by the State, to
The State’s Funding Commitments Under the
accomplish the objectives
Partnership Agreement
that are identifi ed in the
4 Percent Funds: 4 percent annual increase to the base funds the State
agreement.6 However, in
provides. Although the State does not designate the 4 percent funds for
specifi c purposes, the university allocates a signifi cant portion of these response to the State’s
funds for salary increases. recent economic problems,
Enrollment Growth: Funding for enrollment growth (estimated to be the Legislature and the
3 percent annually) at the agreed-upon marginal rate adjusted annually.
governor decreased a
1 Percent Funds for Core Needs: An additional 1 percent increase signifi cant amount of
to the base funds the State provides to phase in full funding between
this funding for fi scal
fi scal years 1999–2000 and 2002–03 to eliminate the annual budgetary
shortfalls for building maintenance, instructional equipment, instructional year 2001–02 and, as of
technology, and libraries.
June 2002, have proposed
Public Service/Outreach: Funds for programs to improve K-12 schools. reducing it further for
Special Research: Funding for new or expanded research initiatives fi scal year 2002–03.
or programs.
Capital Outlay: Annual funding to support capital outlay needs. The university’s annual
State general obligation bond measure and/or lease revenue bonds
appropriation from the
will provide additional support for capital outlay needs beginning in
fiscal year 2002–03. State consists of a base
State-Supported Summer Term: Funding for the transition to year- budget amount plus any
round operations. additional funds approved
Other Funds: Funds that the university uses to pay down existing by the governor and the
debt, cover annuitant benefi ts, establish the university’s 10th campus
Legislature. The base
at Merced, address deferred maintenance needs, develop off-campus
centers, provide a student fee increase buyout, and meet other needs. budget amount represents
the funds the university
receives to maintain its
current level of services,
6 The partnership agreement covers the four-year period from fi scal year 1999–2000
through fi scal year 2002–03. As discussed in the Scope and Methodology section, we
limited our review of the funding the university received to fi scal years 1999–2000 and
2000–01 because fi scal year 2001–02 was not yet complete at the time we started our audit.
24 25
whereas, the increased funding it receives as part of the
governor’s commitment to the partnership agreement primarily
provides the additional funding it needs to cover the costs
associated with increases in staff and faculty compensation,
student growth, inflation, and other fixed costs. The portion of
the funding used to cover these sorts of costs becomes part of
the subsequent year’s base. The governor and the Legislature
may also provide funding for other special programs and
research projects that they agree are high priorities for the State.
Some of these appropriations for special programs and research
projects also become part of the base in the subsequent year,
whereas the governor and the Legislature annually appropriates
others if they desire to continue to fund the projects.
As shown in Table 2 on the following page, the university
received increases in its funding for fiscal years 1999–2000 and
2000–01 that related either directly or indirectly to many of the
objectives included in the partnership agreement. Further, the
annual increases in funding were combined with the university’s
existing resources, and it was expected that the university
would use these resources to accomplish all the objectives of
the partnership agreement. (Appendix B provides a complete
listing of these.) For example, it provided the university
approximately $25 million and $46 million for fiscal years
1999–2000 and 2000–01, respectively, to fund core needs
related to libraries, building maintenance, instructional
equipment, and instructional technology, which aligns with
one objective of the agreement.
The State appropriated the increased funding for the first
two fiscal years of the partnership agreement—1999–2000
and 2000–01—at the levels the governor and university had
The State reduced the agreed to as part of the partnership agreement. However, for
partnership agreement fiscal year 2001–02, the governor and the Legislature reduced
funding for fiscal the funding that the university received for the partnership
year 2001–02 and agreement in response to the State’s declining fiscal situation.
has proposed further For example, the State reduced the portion of the funds used
reductions for fiscal year for salary increases from 4 percent to 2 percent, which equates
2002–03. to a reduction of approximately $60 million. It also eliminated
about $30 million in funding for core needs such as libraries,
instructional equipment, instructional technology, and building
maintenance.
24 25
TABLE 2
Increased State Funding Aligns With Several Objectives of the Partnership Agreement
(In Thousands of Dollars)
Fiscal Year
Objective
Number* Funding and Related Objective 1999–2000 2000–01
4 Percent Funds $ 94,223 $104,437
One-Time Funding for Employee Compensation for Lower-Paid Staff — 19,000
Total 4 Percent and One-Time Funds 94,223 123,437
5 Provide competitive faculty salaries.
6 Increase emphasis on merit-based pay systems.
Enrollment Growth 43,295 51,234
1 Ensure access under the master plan by maintaining commitment to accept all eligible California
high school graduates who wish to attend.
1 Percent Funds and One-Time Funding for Core Needs 25,000 46,109
16 Fund core needs within partnership resources.
Public Service and Outreach 17,750 111,809
4 Ensure that new top 4 percent “path” results in more students eligible for and attending the
university; increase the percentage of students from low-participating schools who enroll in the university.
8 Expand intersegmental transfers.
9 Reduce barriers to student transfers.
11 Assume greater responsibility in working with K-12 schools to improve student performance.
15 Improve teacher preparation to ensure that education programs adapt quickly to K-12 academic
standards.
Capital Outlay† — 133,700
18 Maintain and renovate existing campuses.
21‡ Increase use of public-private partnerships to further economic development of the State.
Special Research 22,950 87,100
20 Place a priority on producing graduates who will meet California’s workforce needs.
21‡ Increase use of public-private partnerships to further economic development of the State.
State-Supported Summer Term — 13,800
10 Use facilities more extensively to accommodate regular academic year enrollment demands.
Other Funding §
Increase to “buy out” general student fee increase 16,603 17,900
Professional school fee buy-out 2,406 1,400
Revenue bond payments 4,761 —
Annuitant health benefits 8,523 1,753
Reduction in mandatory systemwide fees 26,500 —
Teaching hospitals—equipment—one-time funds — 25,000
Other miscellaneous initiatives 4,957 12,450
Total Increases $266,968 $625,692
Sources: Fiscal Year 2000–01 Governor’s Budget, the Final Budget Summary, and university records.
* Objective number coincides with the numbering sequence of the partnership agreement objectives in Appendix B.
† The amount shown for capital outlay represents the portion the State appropriates from its general fund monies. However, the
university also receives capital outlay funds from the State’s general obligation bonds for new construction related to student
enrollment growth and other renovation projects.
‡ Objective 21 is shown as part of capital outlay and special research projects. This objective contains an indicator for the
university to implement three institutes of science and innovation. Therefore, the State provided funds to construct the
institutes, which are shown under capital outlay. The State also provided funds for a second indicator for the university to
increase research efforts that will help California maintain its competitiveness in a global economy, which are shown under
special research.
§ Although these funds do not relate to a specific objective, they are part of the State’s funding commitments in the
partnership agreement.
26 27
As of June 2002, the State also expects to provide less funding
for the partnership agreement for fiscal year 2002–03. For
example, the governor proposed to again reduce the funds
used for salary increases from 4 percent to 1.5 percent and
to eliminate the 1 percent funds for core needs. Further cuts
were proposed in the May revision to the governor’s budget,
including a one-time reduction of $29 million in funding for
libraries, instructional technology, instructional equipment, and
building maintenance; a $32 million cut to research programs;
and reductions in public service and outreach programs totaling
$87 million, among others.
THE UNIVERSITY ALLOCATED THE INCREASED
FUNDING IT RECEIVED UNDER THE PARTNERSHIP
AGREEMENT TO ACCOMPLISH MANY OF THE
AGREEMENT’S OBJECTIVES
As previously discussed, the State appropriated additional
funds in fiscal years 1999–2000 and 2000–01 for many of
the objectives contained in the partnership agreement. The
university in turn allocated the state funds to accomplish the
objectives. For example, the university allocated most of the
4 percent funds, 1 percent funds for core needs, enrollment
growth funds, and summer session funds to the campuses
through an allocation letter distributed by its Office of the
President. The allocation letters officially disseminated these
funds to the campuses based on the campuses’ projected needs
for the upcoming fiscal year. However, because the Office of
the President operated some of the public service and outreach
programs and special research projects, it maintained control
of the related funds. Otherwise, the university allocated
The university’s Office of the remaining funds to the campuses, contractors, or other
the President allocated educational entities that were responsible for operating the
certain funds, such related programs or projects.
as enrollment growth
funds, to campuses and Figure 3 on the following page shows how the campuses
maintained control of distributed the funds they received through the allocation
other funds, such as those letter process. According to the university, the campuses are
for the public service and required to use the 1 percent funds for core needs only, such as
outreach programs it instructional technology, building maintenance, instructional
operated. equipment, and libraries. Therefore, the campuses generally
allocated the library funds to their libraries and the building
maintenance funds to facilities management. Additionally,
campuses allocated the 4 percent funds and the enrollment
growth funds to provide salary increases and to hire faculty,
26 27
FIGURE 3
Campuses’ Allocation of the Increased Funding for the Partnership Agreement
���������� �������� ������������� ���������������
������ ����� ������������ ����������
������������� ������������������ ������������� �������������
��������������� ��������������� ���������� ��������
��������
������������������ ������� ���������
�������������� ������������������� ���������
��������������� ����������� �����������
�� � � �� � � � �� � � � � � � � ������ ������������ ��������� �������������
4������
������������� 4�����
����������� 4������ ��������
�����������
���������������� ����������������
�����������
������������ ����������
���������� �������������
�����������
������������� ���������������� �������������
���������
�������������
�����������
����������� ������������ ����������������
�������������
��������������
���������
�����
�������������
�����������
���������������� �������
�������������
��������������
������������ ���������
�������������� ���������������
����� �������������
Source: Key budget personnel at the Office of the President and at the campuses.
with a smaller portion used for discretionary projects. According
to the assistant vice president for budget development and
external relations, once the university distributed the funds
to the campuses, it became the responsibility of the campuses
to determine how best to distribute the funds to meet their
needs as well as the goals of the partnership agreement. For the
remainder of this chapter, we focus on the increased funding the
university received during fiscal year 2000–01.
The University Primarily Allocated 4 Percent Funds for
Salary Increases
Although the State does not designate the 4 percent funds for
specific purposes, the university has primarily chosen to allocate
the majority of the funds for salary increases. The allocation of
these funds for this purpose aligns with two objectives of the
28 29
partnership agreement: to provide competitive faculty salaries
and to increase the emphasis on a merit-based pay system.
Before the university identifies the amount it allocates to the
campuses and the Office of the President, it adds revenues from
its other general operating funds, such as nonresident tuition
and overhead funds from the federal government. Thus, the
total amount it actually allocated during fiscal year 2000–01
was approximately $117 million. In addition, in that year, the
university also received from the State a late special augmentation
of $19 million for salary increases for lower-paid staff.
In fiscal year 2000–01, the campuses reported that they in turn
The university’s allocation allocated a significant portion of these funds for salary increases
of funds for salary for faculty and other staff. Our review found that the university
increases aligns with and the campuses allocated 81 percent, or $110.9 million,
two objectives of the of these funds for parity, range, and merit pay increases. The
partnership agreement— university and the campuses reported that they allocated the
to provide competitive remaining 19 percent, or approximately $25.3 million, for high-
faculty salaries and to priority purposes identified by the vice chancellors and deans.
increase the emphasis on For example, one campus allocated some of these funds to its
a merit-based pay system. facilities management for the cost of utilities and to the dean of
graduate studies for its fellowship budget.
The University Primarily Allocated Enrollment Growth Funds
to Hire New Faculty and Pay for Related Expenses
The State provides the university with enrollment growth
funds to offset the cost of the additional students it estimates it
will serve during an academic year. In the past, the university
has chosen to allocate the majority of these funds for hiring
new faculty and pay for other related expenses. As it does
with the 4 percent funds, it adds other revenues—in this case,
the registration and education fees paid by students—to the
enrollment funds before allocating them. Therefore, the total
amount the university actually allocated during fiscal year
2000–01 was more than $60 million. Of this amount, our review
found that the university and campuses allocated approximately
75 percent, or nearly $45 million, to support the hiring and
retention of new faculty and other staff.
The allocation of enrollment growth funds for hiring new
faculty contributed to satisfying one objective of the partnership
agreement—the desire to maintain the university’s commitment
to accepting all eligible California high school graduates who
wish to attend the university. By using these funds to hire
faculty, the university could increase the number of courses it
28 29
offered at each campus, thus providing the additional faculty
and courses necessary to handle its growing enrollment. The
campuses reported that they distributed the discretionary
portion of enrollment growth funds to priority projects. In fiscal
year 2000–01, 25 percent, or about $15 million, was allocated
to the campuses’ vice chancellors and deans and intended for
high-priority needs. For example, one campus allocated some
of these funds to its vice chancellor of administration for use by
the campus’s police department and for other human resources
priorities. Another campus allocated some of its funds to the library.
The University Allocated 1 Percent Funds to Meet Core
Needs, as Required by the State
During fiscal year 2000–01, the State provided the university
with a 1 percent increase, or more than $26 million, to be used
to fulfill one objective of the partnership agreement—to fund
core needs in the areas of building maintenance, instructional
equipment, instructional technology, and libraries. During
the same year, the State also allocated $20 million in one-
time funds for libraries, instructional equipment, and building
The State provided the maintenance. According to the assistant vice president for
university more than budgetary planning and fiscal analysis, the university believes
$46 million during fiscal that these funds are to be used only for the purposes indicated.
year 2000–01 to fund Therefore, most campuses allocated the maintenance funds
core needs in the areas directly to facilities management and the library funds directly
of building maintenance, to the libraries for purchasing new books, collections, and
instructional equipment subscriptions. In some cases, the campuses distributed the
and technology, and instructional technology and instructional equipment funds
libraries. based on internal formulas or the needs of specific prioritized
projects. Nevertheless, whenever the campuses distributed
the core needs funds, it was with the understanding that
the departments were to use the funds strictly for building
maintenance, instructional technology, instructional equipment,
and libraries.
As discussed earlier, the State eliminated the increase in the core
funds during fiscal year 2001–02 in response to its declining
fiscal situation. Further, the governor’s budget for fiscal year
2002–03 again eliminated the increase in the core funds, and the
May revision to the governor’s budget proposed an additional
one-time reduction of $29 million to the base budget funding
for libraries, instructional technology, instructional equipment,
and building maintenance.
30 31
The University Allocated Public Service and Outreach Funds
for Programs That Target K-12 and Community College
Students
In fiscal year 2000–01, the university received an increase in
its funding of nearly $112 million to provide public service
and outreach programs. This funding related to several of the
objectives in the partnership agreement, such as increasing
the percentage of students from low-participating high schools
who enroll in the university, assuming greater responsibility in
working with K-12 schools to improve student performance,
improving teacher preparation to ensure education programs
adapt quickly to K-12 academic standards, and increasing the
number of students who transfer from community colleges to
the university. Table 3 contains a detailed listing of the public
service and outreach funds and programs.
TABLE 3
The State’s Funding Augmentations for the University’s
Public Service and Outreach Programs for Fiscal Year 2000–01
(In Thousands of Dollars)
Public Service and Outreach Amount
Internet Connectivity and Network Infrastructure for K-12 Schools $ 32,000
California Subject Matter Projects 20,000
California Reading Professional Development Institutes (PDIs) 14,000
High School English PDIs 12,000
High School Mathematics PDIs 8,000
Elementary Mathematics PDIs 7,500
English Language Development PDIs 5,000
Online Advanced Placement and Honors Courses 4,000
Algebra PDIs 2,500
Algebra Academies PDIs 1,700
California State Summer School for Mathematics and Science 1,000
Mathematics, Engineering, and Science Achievement; Puente; and
Early Academic Outreach Program 1,000
Services to Community College Students to Promote Transfer to the
University 1,000
Graduate and Professional School Outreach 1,000
New Teacher Centers 600
ACCORD (All Campus Consortium On Research for Diversity) 509
Total State Funding Augmentations Provided for Public Service and
Outreach Programs $111,809
Sources: Fiscal Year 2000–01 Governor’s Budget, the Final Budget Summary, and
university records.
30 31
According to the assistant vice president for budget development
and external relations, the university allocated certain public
service and outreach funds as follows:
• Internet connectivity for K-12: The university used funds
to hire a contractor responsible for purchasing and leasing
equipment and establishing Internet connectivity. To date,
the contractor has connected approximately 90 percent of the
K-12 schools in the State.
• California Subject Matter Projects: The university provided
funds to regional sites, typically located on the campuses of
the university, CSU, and private institutions for nine distinct
projects that bring together K-12 and university teachers to
share successful practices and to improve the content knowl-
edge and skills of K-12 teachers.
• PDIs (English, mathematics, algebra, and reading): The uni-
versity allocated funds to directors of PDIs who operate mainly in
the field through contract with various school districts to provide
professional development programs for K-12 teachers.
As required by the partnership agreement, the university
released its first status report in the fall of 2001, documenting
its progress on outreach efforts. The report indicated that
effectiveness and cost-effectiveness studies related to its public
service and outreach programs will not be complete until the
end of the 2003–04 academic year.
The University Received State General Funds for Capital
Outlay Purposes to Construct the California Institutes for
Science and Innovation and to Maintain and Renovate
Existing Campuses
The State appropriated nearly $134 million in capital outlay
funds for fiscal year 2000–01 for the university to address two
objectives of the partnership agreement. According to the State’s
The partnership agreement budget, $75 million of this amount was for constructing the
calls for the State to California Institutes for Science and Innovation (institutes).
provide $75 million This relates to the agreement’s objective of increasing the use of
annually for four years to public-private partnerships to further economic development
construct the California of the State. Specifically, the agreement requires the university
Institutes for Science and to create three institutes that can serve as centers for strategic
Innovation. innovation by combining research with collaboration and
training for the next generation of scientists and technological
leaders. The agreement calls for the State to provide $75 million
in funding each year for four years to construct the institutes.
32 33
Subsequent to the development of the partnership agreement,
the State provided funding for a fourth institute. The university
also received nearly $59 million in state general funds to address
a second objective of the partnership agreement—to maintain
and renovate existing campuses. The State’s budget stated that
the university was to spend these funds to prepare preliminary
plans for and to renovate its teaching and veterinary hospitals.
The university also receives capital outlay funds from the State’s
general obligations bonds for new construction related to
student enrollment growth and other renovation projects.
The University Allocated Special Research Funds for a Variety
of Research Purposes
The university received more than $87 million of additional
research funds for fiscal year 2000–01, some of which the
State specifically allocated to align with two objectives in the
partnership agreement. One objective involves the university
increasing its use of public-private partnerships to further
economic development of the State, in part by expanding
research efforts that may help California maintain its
competitiveness in a global economy. To this end, the State
The university used
provided $5 million for the Mexico Research Collaboration and
Internet 2 funds to
$26 million for Internet 2, as shown in Table 4 on the following
develop an advanced,
page. The university used the Internet 2 funds to develop an
high-performance
advanced, high-performance communication network that
communication network
allows faculty and students to access network services and thus
that allows faculty
fosters research collaboration.
and students to access
network services.
In addition, the university received $5 million for graduate
research assistantships in engineering and computer science.
This funding related to the agreement’s objective requiring
the university to place a priority on producing graduates who
meet California’s engineering and computer sciences workforce
needs. During fiscal year 2000–01, the State also appropriated
other research funds that did not specifically relate to objectives
in the partnership agreement but were part of the funding
commitments under the agreement. For example, the university
received a total of $30 million in research funds to support
research, purchase equipment, prepare working drawings, and
construct the Medical Investigation of Neurodevelopmental
Disorders (MIND) institute at the Davis campus.
32 33
TABLE 4
The State’s Funding Augmentations for the University’s
Special Research Efforts for Fiscal Year 2000–01
(In Thousands of Dollars)
Research—Permanent Augmentations Amount
Internet 2 Connectivity and Infrastructure for University Campuses $ 8,000
Labor Policy Research Institutes 6,000
Engineering and Computer Science 5,000
Mexico Research Collaboration 5,000
Environmental Science 2,000
Medical Investigation of Neurodevelopmental Disorders (MIND) 2,000
Substance Abuse Research 2,000
Lupus Research 1,000
Spinal Cord Injury Research 1,000
Subtotal 32,000
Research—One-Time Funding
MIND (Includes $4 million for March of Dimes Research Grant) 28,000
Internet 2 Connectivity and Infrastructure for University Campuses 18,000
Academic Geriatrics Research Program 6,000
Medical Marijuana Research 3,000
University of Berkeley Institute of Government Affairs 100
Subtotal 55,100
Total Funding Augmentations $87,100
Sources: Fiscal Year 2000–01 Governor’s Budget, the Final Budget Summary, and
university records.
The University Used Summer School Funding to Implement a
State-Supported Summer Term
One of the partnership agreement’s objectives states that
the university should use existing facilities more extensively
to accommodate enrollment demands and to help alleviate
enrollment pressures during the regular academic year. This
objective required the university to begin a state-supported
summer term in 2001 and states that the university’s phasing
plan should assume fees, financial aid, and the quality of
programs should be similar to that offered during the regular
academic year. Toward this end, the State allocated $13.8 million
to the university for fiscal year 2000–01 to encourage students
to attend summer terms at all campuses. The State appropriated
34 35
these funds to reduce students’ summer term fees at all
campuses to the level paid during the regular academic year
with the intent to encourage more students to attend summer
school. Additionally, the State provided three of the campuses—
Berkeley, Los Angeles, and Santa Barbara—with an additional
$20.7 million from the fiscal year 2001–02 appropriation to fully
fund their summer terms for 2001. According to the governor’s
budget, the Davis campus will receive similar funding for the
2002 summer term.
Our review of the three campuses that received the additional
funding found that these campuses appropriately reduced
their student fees to a level that was less on a per unit basis
than the fees they charged during the regular academic year.
In January 2002, the university released its final report on the
success of its summer 2001 term at these three campuses. The
The three campuses report discusses course quality, financial aid, and incentives
that received additional for student and faculty to participate. It stated that the
state funding for their university was not able to provide the breadth of courses
summer term for 2001 that it does during the regular academic year; however, the
appropriately reduced campuses attempted to provide those courses that are the most
their fees to a level less overenrolled during the regular year, thus making those courses
than those charged available to students who might otherwise be unable to take
during the regular them. Additionally, based on the results of student surveys
academic year. for two of the campuses—Los Angeles and Santa Barbara—the
students found the quality of the courses during the summer
term to be similar or better than during the regular academic
year. According to its director of summer sessions, the Berkeley
campus did not conduct student surveys.
The university acknowledges in its January 2002 report that
summer term financial aid was not equivalent to that offered
during the regular academic year. During the regular academic
year, students may receive financial aid through federal and
state programs or from the portion of student fees that the
university collects and designates for financial aid. According to
the university’s director of student financial support, the portion
of the summer-term financial aid that was funded from student
fees was equivalent to that provided during the regular academic
year. However, the director stated that the annual award limits
and funding from federal aid programs do not increase when a
student attends year round. In addition, the director stated that
the current process for delivering the Cal Grant awards provided
by the State during the summer is overly cumbersome. Thus,
according to the director, until the federal government revises
34 35
its rules and until the State implements a new planned delivery
process for the Cal Grant awards in 2003, the total amount
provided for financial aid during the summer will continue to be
less than that provided for the regular academic year.
RECOMMENDATIONS
To accomplish the governor’s goal of increased accountability,
the university should propose establishing clear and measurable
targets when preparing future partnership agreements. These
targets should allow the university to better assess its success
in meeting the objectives of the partnership agreement. In
addition, if the university is concerned that it will be expected
to meet a measurable target when it has not received the
related funds or when factors outside its control impede its
progress, it should propose that as circumstances change it
can revise the targets.
Further, the university should confer with the governor and
the Legislature to determine whether having the Legislature
provide input on objectives and measurable targets for future
partnership agreements might be beneficial. n
36 37
CHAPTER 2
The University Has Spent More of Its
Increased State Funding on Support
Staff Than on Academic Staff
CHAPTER SUMMARY
As discussed in the Introduction, the primary mission of
the University of California (university) is to teach and
conduct research in a wide range of disciplines and to
provide public services. However, our analysis of the university’s
salary expenditures for its general operating funds between
1997 and 2001—the two years before the partnership agreement
and the first three years after it went into effect—shows that
during this time, the university’s expenditures for support staff
increased at a greater rate than its expenditures for academic
staff within instruction, research, and public service. Academic
salaries related to instruction, research, and public service
represented 44 percent of the university’s increase in salary
expenditures for its general operating funds for these five years,
while support staff salaries represented 56 percent.
During the same years, the proportion of employees the
university hired using general operating funds in certain support
job classifications was much greater than the proportion it hired
in certain academic positions. The majority of the increases in
the university’s expenditures occurred in five job classifications.
One of these classifications was academic: The university had a
net increase in full-time equivalents (FTEs) of 504 professorial-
tenure employees7, which represents an increase of 10 percent
over the five years. However, the number of employees in four
support classifications increased at a greater rate. For example,
the university had a net increase in FTEs of 532 in advising
services and 2,075 in fiscal, management, and staff services,
which represents increases of 59 percent and 43 percent,
respectively, for those job classifications.
7 Professorial-tenure employees are associate and full professors.
36 37
The university relied on state funding in general, and funds
related to the partnership agreement in particular, to create
some of these new positions. Among the objectives of the
partnership agreement are commitments by the university to
accept all eligible California high school graduates who wish
to attend, to provide a sufficient number of courses to ensure
that students can graduate in four years or less, to continue
to provide competitive faculty salaries, and to emphasize a
merit-based pay system for faculty. Although the hiring of both
academic and support staff may contribute to achieving one or
all these objectives, the partnership agreement does not contain
objectives or measurable targets that identify the areas in which
the university believes growth and positions may be necessary
to reach these goals. Because the university has had a nearly
13 percent increase in enrollment over the past five years and
may face similar growth in the future, including such targets
in the partnership agreement might allow both the State and
university to ensure that funds related to the agreement are used
to most effectively achieve its objectives.
THE UNIVERSITY INCREASED ITS SUPPORT STAFF
SALARY EXPENDITURES AT A GREATER RATE THAN ITS
ACADEMIC SALARY EXPENDITURES
To determine how the university has spent the funds it received
from the State under the partnership agreement, we compared
its expenditures for the two fiscal years leading up to the part-
Total support salaries nership agreement, 1997–98 and 1998–99, and the first three
accounted for 56 percent fiscal years of the four-year partnership agreement, 1999–2000
of the total increase through 2001–02. We found that during this period, the uni-
in salary expenditures versity increased its support salary expenditures at a greater rate
while academic salaries than it increased its academic salary expenditures. Total salary
accounted for only expenditures increased by almost 39 percent, with 44 percent
44 percent. of the increase relating to academic salaries for instruction,
research, and public service and 56 percent relating to support
salaries. Similarly, when the expenditure data is normalized by
taking into account the growth in student enrollment, we found
that salary expenditures per student increased by 23 percent,
with academic salaries for instruction, research, and public
service contributing 41 percent to the total increase and support
salaries contributing 59 percent.
Our review focuses only on the salaries charged to the
university’s general operating funds and does not include
nonsalary expenditures. University salaries represented
38 39
approximately 63 percent of its total expenditures for its general
operating funds for fi scal year 2000–01, while employee benefi ts
and nonsalary-related costs such as operating expenditures
represent the remaining 37 percent. As discussed in the
Scope and Methodology section, we were unable to include
the employee benefits and nonsalary-related costs in our
analysis because the university does not track these costs at a
level of detail similar to salary expenditures. In addition, our
analysis was limited to the salary expenditures for the month of
October for each of the fi ve fi scal years because the university
does not maintain its full fi scal year data fi les longer than two
years. Our analysis indicates that the October data is generally
representative of the full fi scal year data.
From 1997 Through 2001, the University’s Expenditures
for Support Salaries Increased at a Faster Rate Than Its
Expenditures for Primary Mission/Academic Salaries
The university classifi es its salary expenditures into categories
provided in the standards issued by the National Association of
College and University Business Offi cers (NACUBO standards).
According to the university’s assistant vice president for
budgetary planning and fi scal analysis, consistent with national
practices in higher education, the university’s campus fi nancial
schedules do not specifi cally separate academic from support
salaries. Instead, the
university reports the
The University’s Major Expenditure Categories
salaries of both academic
(As Defi ned by NACUBO Standards)
positions and certain
Instruction: All activities that are part of an institution’s instruction
support positions to what
program, including department research and public service that are not
separately budgeted. we are referring to in this
report as the university’s
Research: Activities specifi cally organized to produce research, research
institutes, and centers. Also includes departmental research that is primary mission
separately budgeted.
expenditures categories.
Public service: Non-instructional services that are benefi cial to Because the university’s
individuals and groups external to the institution, including community
primary mission is to
service, cooperative extension services, and public broadcasting services.
teach and conduct
Academic support: Provision of support services for the institution’s
primary missions of instruction, research, and public service, as well as research in a wide range of
organized activities that directly support the operation of the library, disciplines and to provide
museums and galleries, education media services, and computing
public services, we have
support.
classifi ed expenditures for
Institutional support: Central executive-level activities concerned with
management and long-range planning for the institution, such as fi scal instruction, research, and
operations and community and alumni relations. public service as primary
Operation and maintenance of plant: Physical plant administration, mission expenditures.
building maintenance, custodial services, utilities, landscape and grounds
maintenance, and major repairs and renovations.
38 39
To identify which salaries related to academic positions and
which related to support positions within these categories, we
used job classifications. For example, if the university identified
an individual by a job classification in the professorial series
within one of the primary mission expenditure categories, we
classified that individual’s salary as primary mission/academic.
On the other hand, if it identified an individual as a clerical
employee within a primary mission expenditure category, we
classified that individual’s salary as primary mission/direct
support. We have classified the expenditures charged to the
remaining categories—academic support, institutional support,
We used job operation and maintenance of plant, and other—as indirect
classifications to identify support expenditures since by definition these categories relate
which salaries related to support activities for either the academic employees or the
to academic positions university as a whole.8
and which related to
support positions. Our analysis of the change in the university’s salary expenditures
over the last five years indicates that the university’s spending of
its general operating funds for total support (primary mission/
direct support plus indirect support) salaries increased at a faster
rate than for its primary mission/academic salary expenditures.
As shown in Table 5, between the months of October 1997 and
October 2001, the university’s total monthly salary expenditures
increased by almost 39 percent. Specifically, primary mission/
academic salary expenditures increased by 33 percent, or
$24.1 million monthly, while total support salary expenditures
increased by almost 45 percent, or $30.5 million.
8 The financial records of the Santa Cruz campus reflect the separation between academic
and support salaries to a greater degree than the records of the other campuses.
According to its assistant vice chancellor for budget and resource management,
Santa Cruz has established separate service centers that provide support services to the
various campus departments. As a result, Santa Cruz captures the salary expenditures
related to the service centers separately and charges the expenditures to academic
support. At the other campuses, departmental support staff are generally located
and work within the departments to which they are assigned. Therefore, the salary
expenditures related to these staff are charged to their assigned departments, resulting
in their inclusion in the primary mission categories. We did note that Santa Cruz’s
October 2001 data charged various employees to the primary mission expenditure
categories who we classified for our purposes as support.
40 41
TABLE 5
The University’s Expenditures for
Primary Mission/Academic Salaries Have Grown at a
Slower Rate Than Have Support Salary Expenditures
(In Thousands of Dollars)
October October Percentage
1997 2001 Difference Change
Primary mission/academic
salaries
Instruction $ 64,494 $ 86,459 $ 21,965 34.1%
Research 5,630 7,137 1,507 26.8
Public service 2,007 2,632 625 31.1
Totals 72,131 96,228 24,097 33.4
Support salaries
Primary mission/direct support
Instruction 15,403 22,561 7,158 46.5
Research 4,923 7,563 2,640 53.6
Public service 1,086 4,264 3,178 292.6
Subtotals 21,412 34,388 12,976 60.6
Indirect support
Academic support 20,015 25,994 5,979 29.9
Institutional support 16,597 25,040 8,443 50.9
Operation and maintenance of
plant 5,620 7,164 1,544 27.5
Other* 4,681 6,234 1,553 33.2
Totals 68,325 98,820 30,495 44.6
Grand Totals $140,456 $195,048 $54,592 38.9%
* Includes student financial aid, auxiliary enterprises, student services, summer
session, provisions for allocations, and items not otherwise allocated to a particular
expenditure category.
The makeup of the increase reflects that total support salary
expenditures increased at a faster rate than did primary mission/
academic salary expenditures. Our analysis demonstrates that
the primary mission/academic salaries contributed 44 percent to
the $54.6 million increase in salary expenditures, while support
salaries contributed 56 percent, as shown in Figure 4 on the
following page.
According to the assistant vice president for budgetary planning
and fiscal analysis, it is important to consider not only the
growth in expenditures but also the growth in the number
40 41
FIGURE 4
Support Salary Increases
Represent the Largest Portion of the $54.6 Million
Growth in Monthly Salary Expenditures
��������������������������������������
�������������������������������
������������������������������
�������
���������������� ������������
�������� ��������
����� �����
������������������������������
��������������������������
���������������������������
Source: Table 5 on page 41.
of employee FTEs. Specifically, while salary expenditures
grew by nearly 39 percent, the number of employee FTEs
grew by only 16 percent. The 16 percent growth rate
reflects a 15 percent increase in FTEs for primary mission/
academic positions and a 17 percent increase in FTEs for
total support positions. This 17 percent increase consists of
increases of 31 percent for primary mission/direct support,
6 percent for academic support, 18 percent for institutional
support, 10 percent for operation and maintenance of plant,
and 9 percent for other. In a later section of this chapter,
we analyze the growth in employee FTEs, for selected job
classifications. Additionally, we review salary expenditures
for these same classifications to identify whether the increase
was mostly the result of salary increases for existing staff or
the result of hiring employees to fill vacant or newly created
positions over the five-year period.
The greatest percentage increases in salary expenditures occurred
in three support categories. Within primary mission/direct
support salary expenditures, an increase of nearly $3.2 million,
or 293 percent, occurred in the public service category. Staff
42 43
members participating in public service activities are responsible
for providing non-instructional services to individuals and
groups external to the university, such as to ensure K-12 teachers
Increased state funding adapt quickly to changing academic standards. State funding
related to certain objectives related to the partnership agreement’s objectives contributed
of the partnership to the university’s increase in expenditures in this area, as
agreement contributed to discussed in Chapter 1. Another significant increase of more
the 293 percent increase in than $2.6 million, or nearly 54 percent, occurred in the research
expenditures in the public category of primary mission/direct support salary expenditures.
service category. In fact, according to the university’s assistant vice president
for budget development and external relations, between fiscal
years 1996–97 and 2001–02, the university received more than
$350 million in new funding for public service and research
programs; $240 million of this amount was received during the
first two years of the partnership agreement. These funds were
provided largely for initiatives sponsored by either the governor
or the Legislature. According to the assistant vice president,
these additional funds generated large increases in staff in the
public service and research areas in a relatively short period.
When we reviewed the increase in FTEs for support positions
in the category of public service, we found that the FTEs
increased from 313 in 1997 to 1,104 in 2001. Finally, an increase
of $8.4 million, or 51 percent, occurred in the category of
institutional support. Institutional support staff are responsible
for the central activities concerned with the management and
long-range planning for the institution.
We also found that unlike five years before, support salaries
as of October 2001 accounted for a larger proportion of total
salary expenditures than did academic salaries. In October 1997,
primary mission/academic salaries accounted for approximately
51 percent of the university’s total monthly expenditures, while
total support salaries constituted approximately 49 percent.
However, by October 2001, support salaries had surpassed
academic salaries, accounting for about 51 percent of total
monthly expenditures. Appendix D contains the university’s
salary expenditures by category as a percentage of its total
expenditures for October 1997 and October 2001.
42 43
Taking Into Account the Growth in Student Enrollment, the
University Increased Its Academic Salary Expenditures at a
Slower Rate Than Its Support Salary Expenditures
Our analysis of the change in the university’s salary expenditures
when normalized by taking into account the growth in student
enrollment also indicates that the university’s spending of its
general operating funds for total support salaries increased at
a faster rate than its spending for primary mission/academic
salaries over the last five years. Table 6 shows the changes in
salary expenditures per student FTE9 between October 1997 and
October 2001. For purposes of our salary expenditure analysis,
which is based on the October data, we only used student
enrollment data for the fall term, which we determined by
collecting fall-term enrollments from each of the campuses and
computing the number of student FTEs.10
University officials assert that there is little or no relation
between salary expenditures and student FTE with the exception
of those expenditures relating to instruction and other student
workload-driven areas of the budget; therefore, they believe an
Total support salary analysis of salary expenditures per student FTE is appropriate
expenditures increased for some budgetary functions but not others. We recognize
by more than 28 percent, that some expenditures, such as those for research and public
while primary mission/ service, are project or program driven rather than enrollment
academic salaries driven. As discussed in Chapter 1, the university received
increased by 18 percent additional funding for research and public service that was not
when taking into account related to student enrollment. However, we still believe this
the growth in student analysis has value because as student enrollment increases,
enrollment. the university needs to increase staff, not only in the area of
instruction, but in support areas as well. As shown in Table 6,
total salary expenditures per student FTE increased by 23 percent
between 1997 and 2001. Primary mission/academic salaries
per student FTE increased by 18 percent, while total support
salaries per student FTE increased by more than 28 percent.
These increases reflect that support salary expenditures per
student FTE increased more than the primary mission/academic
salary expenditures per student FTE over the five-year period.
Ultimately, the increase in primary mission/academic salary
expenditures contributed 41 percent to the total increase and
9 A student FTE is a conversion of the numerical headcount of students to a number
representing a full-time student. The university considers undergraduate students to
be full time if they are enrolled in 15 units per term, while graduate students are full time if
they are enrolled in 12 units per term. It considers all health science students to be full time.
10 We collected enrollment information from eight of the campuses for general campus
students, who include all students other than health science students. Because all
San Francisco campus students are health science students, we did not obtain any
student information from that campus. We obtained health science student enrollment
information from the university’s Office of the President.
44 45
the increase in total support salaries per student FTE contributed
59 percent to the total increase in salary expenditures as shown
in Figure 5 on the following page.
TABLE 6
Support Salaries Account for the Majority of the
Increase in Total Salary Expenditures Per Student FTE
October October Percentage
1997 2001 Difference Change
Student FTE 178,228 200,934 22,706 12.7%*
Primary mission/academic salaries
Instruction $361.86 $430.28 $ 68.42 18.9
Research 31.59 35.53 3.94 12.5
Public service 11.26 13.10 1.84 16.3
Totals 404.71 478.91 74.20 18.3
Support salaries
Primary mission/direct support
Instruction 86.42 112.28 25.86 29.9
Research 27.62 37.64 10.02 36.3
Public service 6.09 21.22 15.13 248.4
Subtotals 120.13 171.14 51.01 42.5
Indirect support
Academic support 112.32 129.37 17.05 15.2
Institutional support 93.12 124.62 31.50 33.8
Operation and maintenance of
plant 31.53 35.65 4.12 13.1
Other† 26.25 31.02 4.77 18.2
Totals 383.35 491.80 108.45 28.3
Grand Totals $788.06 $970.71 $182.65 23.2%
* We obtained the fall-term student enrollment data for academic years 1997–98 and
2001–02 used to calculate the student FTE numbers presented in this table from the
campuses. We used the fall-term data rather than annual data because our analysis
focuses on October expenditures. As a result, our student FTE numbers differ from the
university’s annual numbers reported in its regents’ budget. The university’s calculation
of student FTEs for the 1997–98 academic year reflects student FTEs of 157,811. Further,
the university’s assistant vice president for budgetary planning and fiscal analysis indicated
that the regent’s budget, to be issued in fall 2002, will reflect student FTEs of 179,639
for the 2001–02 academic year. The university’s annual numbers result in a 13.8 percent
increase in student FTEs, rather than the 12.7 percent shown in this table.
† Includes student financial aid, auxiliary enterprises, student services, summer session,
provisions for allocations, and items not otherwise allocated to a particular expenditure
category.
44 45
FIGURE 5
Support Salary Increases Represent the Largest Portion
of the $182.65 Growth in Monthly Salary Expenditures
Per Student FTE
����������������������
������������������������
��������������������
����������������������
�������
���������������� �����
�������� ���������������
����� �����
������������������������������
��������������������������
�����������������
Source: Table 6 on page 45.
Because various job classifications were spread throughout most
of the categories included in Tables 5 and 6 previously shown,
we found it difficult to analyze in any detail, or in a sufficient
manner, the increases shown in the preceding tables. Therefore,
we present the salary expenditure information in another
format, as discussed in the next section, to provide a more
meaningful analysis.
THE UNIVERSITY HIRED A SIGNIFICANTLY HIGHER
PROPORTION OF INDIVIDUALS FOR MANAGEMENT
AND SOME OTHER SUPPORT POSITIONS THAN IT DID
FOR CERTAIN FACULTY POSITIONS
In addition to analyzing the increases in the university’s salary
expenditures by expenditure category, we also considered the
proportion of employees it had hired using general operating
funds in various job classifications. We found that between
1997 and 2001, the proportion of employees it hired in certain
support categories significantly exceeded the proportion of
46 47
employees it hired for certain academic positions. As
Examples of Occupational Groups shown in Table 7 on the following page, the majority
Within Selected Job Classifi cations
of the salary expenditure increases, when considering
Faculty Ladder-Ranks both dollars and percentages, were related to fi ve job
• Professorial-Tenure classifi cations—one academic and four support.11 We
• Professorial-Non-Tenure analyzed these job classifi cations further by comparing
Student Services October data for 1997 and 2001 to identify whether
• Advising Services the increases were mostly the result of salary increases,
• Counseling Services such as merits, promotions, or parity adjustments for
Fiscal, Management, and Staff Services existing staff, or whether the increase resulted from
• Computer Programming and the hiring of employees to fi ll vacant or newly created
Analysis
positions over the fi ve-year period.
• Administrative, Budget, and
Personnel Analysis
Management Each job classifi cation shown in Table 7 is made
• Executive Program up of multiple occupational groups; therefore, we
• Managers reviewed the changes in the salary expenditures of
Academic Administrative Offi cers the various groups to determine if any one accounted
• Deans for the majority of the increase in a job classifi cation’s
• Academic Coordinators expenditures. For three of the fi ve job classifi cations,
one group accounted for the majority of the increase,
so within these three job classifi cations, we reviewed
only those groups further. Because no one group
accounted for the majority of the increase in either of the
two remaining job classifi cations, we initially analyzed all
the groups within the fi scal, management, and staff services
job classifi cation and the academic administrative offi cers
classifi cation.
As shown in Table 8 on page 49, a signifi cant portion of the
increase in all fi ve categories related to the hiring of new staff.
To determine whether the increases in salary expenditures were
caused by increases in the number of FTEs or by increases in
the salaries of existing employees, we compared the data for
October 1997 with that for October 2001. If the employee was
present in the 1997 data but not in the 2001 data, we classifi ed
that employee as a separation. If the employee was in the 2001
data but not in the 1997 data, we classifi ed that employee as
a new hire. Finally, if the employee was present in both sets
of data, we calculated the increase in wages to determine the
monthly pay raise amount. We found that while the university
incurred a net increase in FTEs for professorial-tenure employees
of 504, or 10 percent, the four support areas increased at an even
11 Appendix E provides details of the change in salary expenditures between
October 1997 and October 2001 by job classifi cation and by the major expenditure
categories.
46 47
TABLE 7
The Majority of the Increase in Salary Expenditures
Relates to Five Job Classifications
(In Thousands of Dollars)
Percentage
October 1997 October 2001 Difference Change
Academic Salaries
Faculty—ladder ranks $ 43,791 $ 58,789 $14,998 34.2%
Faculty—acting ranks 368 485 117 31.8
Faculty—lecturers 4,884 6,939 2,055 42.1
Other faculty 4,055 5,564 1,509 37.2
Student assistants 13,443 16,971 3,528 26.2
Research 4,435 6,348 1,913 43.1
Librarians 2,140 2,491 351 16.4
Cooperative extension 1,892 2,332 440 23.3
University extension 6 19 13 216.7
Other academic personnel 1,011 1,733 722 71.4
Subtotals 76,025 101,671 25,646 33.7
Support Salaries
Student services 3,430 6,015 2,585 75.4
Clerical and allied services 17,735 19,973 2,238 12.6
Food and linen services 18 22 4 22.2
Communication, arts, and graphics 1,697 2,143 446 26.3
Architecture, engineering, and allied services 1,602 2,096 494 30.8
Fiscal, management, and staff services 19,477 32,923 13,446 69.0
Maintenance, fabrication, and operations 5,878 6,975 1,097 18.7
Health care and allied services 270 518 248 91.9
Sciences, laboratory, and allied services 3,304 3,787 483 14.6
Protective services 1,200 1,705 505 42.1
Management 7,799 13,819 6,020 77.2
Academic administrative officers 1,840 2,935 1,095 59.5
Other* 181 466 285 157.5
Subtotals 64,431 93,377 28,946 44.9
Grand Totals $140,456 $195,048 $54,592 38.9%
Note: The shaded gray rows identify the five job classifications that account for the majority of the increase in expenditures
when considering both dollars and percent.
* Includes positions not otherwise identified by the university.
48 49
TABLE 8
Growth in the FTEs of Employees in Support Areas
Outpaces That of FTEs in Academic Areas
Occupational Group Job Classification
Fiscal,
Management, Academic
Professorial- Advising and Staff Administrative
Tenure Services Managers Services Officers
October 1997 employee FTEs 5,298.0 909.8 753.7 4,880.7 293.1
Separations (2,113.8) (488.5) (416.8) (2,649.8) (186.4)
New hires 2,618.2 1,020.6 923.3 4,724.6 262.7
October 2001 employee FTEs 5,802.4 1,441.9 1,260.2 6,955.5 369.4
Net change in the FTEs of employees 504.4 532.1 506.5 2,074.8 76.3
Net change in FTEs as a percentage of
total employees 9.5% 58.5% 67.2% 42.5% 26.0%
greater rate. The university experienced a net increase in FTEs
for advising services of 532, or 59 percent; managers increased
by 507 FTEs, or 67 percent; fiscal, management, and staff
services increased by 2,075 FTEs, or 43 percent; and academic
administrative officers increased by 76 FTEs, or 26 percent.
For the two job classifications we reviewed—fiscal, management,
and staff services and academic administrative officers—we
identified the types of positions that contributed most significantly
to their respective FTE increases of 2,075 and 76. In fiscal,
management, and staff services, the FTEs of employees in
computer operations, programming, and analysis increased by
676, and the FTEs of employees in administrative, budget, and
personnel analysis increased by 1,311. Within the administrative,
budget, and personnel analysis occupational group, most of the
increase in the FTEs of employees can be attributed to the addition
of analyst-type positions. Of the 76 additional FTEs within the
academic administrative officers job classification, 66 were academic
coordinators or administrators, and the remaining 10 were primarily
in director positions.
As shown in Table 9 on the following page, the net increase in
FTEs was responsible for the majority of the university’s increase
in salary expenditures between October 1997 and October 2001
for the five categories we analyzed. For example, within the
fiscal, management, and staff services job classification, the
net increase in FTEs accounted for 78 percent of the more
than $13.4 million increase in monthly salary expenditures,
48 49
TABLE 9
Salaries Related to the Net Increase in Employees Account for
the Majority of the Increase in Monthly Expenditures
(In Thousands of Dollars)
Occupational Group Job Classification
Fiscal,
Management, Academic
Professorial- Advising and Staff Administrative
Tenure Services Managers Services Officers
October 1997 employees $38,464 $3,079 $5,195 $19,477 $1,840
Pay raises for individuals employed at
both October 1997 and October 2001 6,653 401 645 2,979 137
Net increase in employees between
October 1997 and October 2001* 7,122 2,117 4,460 10,467 958
October 2001 employees 52,239 5,597 10,300 32,923 2,935
Increase in total expenditures $13,775 $2,518 $5,105 $13,446 $1,095
Percentage due to pay raises for
individuals employed at both
October 1997 and October 2001 48.3% 15.9% 12.6% 22.2% 12.5%
Percentage due to net increase in
employees between October 1997
and October 2001 51.7% 84.1% 87.4% 77.8% 87.5%
* This represents the difference between the salaries of new and separated employees.
and within the managers group, the net increase in FTEs
accounted for 88 percent of the more than $5.1 million
increase. However, for the professorial-tenure group, the
increase in salary expenditures due to pay raises and the net
increase in employees were almost equal.
The university’s assistant vice president for budgetary
planning and fiscal analysis indicated that the growth in
support staff occurred for several reasons. Specifically, half of
the university’s growth in advising services was attributable
to the expansion of outreach programs with substantial
augmentations from the Legislature and the other half was
for improved services for a growing number of students.
The assistant vice president also stated that the university
experienced a period of tight budgets caused by the economic
recession during the early 1990s and, as such, was faced
with the challenge of doing more with less. Therefore, the
university depended on technology and a more highly skilled
workforce for productivity increases. As a result, according
to the assistant vice president, the university required
50 51
more employees in computer operations, programming, and
analysis, which, as we indicated previously, accounts for one-
third of the growth in the fiscal, management, and staff services
job classification. The assistant vice president stated that the
remaining two-thirds are the administrative staff needed not
only to meet the university’s growth in size and complexity but
also to meet the university’s increased reporting, regulatory,
and compliance requirements. In addition, the assistant vice
president indicated that these positions require more advanced
A university vice president skills to solve problems in a more complex environment and
stated that, as academic to work with the new financial information systems that many
departments have campuses implemented during this period.
grown, the university has
decentralized authority, Further, the assistant vice president for budgetary planning
which has resulted in more and fiscal analysis indicated that the growth in the number of
managers in academic academic administrative officers and managers occurred for
departments and some several reasons. First, the reclassification of certain positions to
increase in assistant deans. reflect higher level responsibilities and the hiring of staff into
positions that were vacant in October 1997 contributed to the
increase. Second, the university also hired staff in these positions
in response to the program expansion that occurred with the
significant increases in public service, research, and other
funds it received in the last few years. Finally, the assistant vice
president stated that, as academic departments have grown, the
university has decentralized authority to those who are closer to
the academic programs, which has resulted in more managers in
academic departments and some increase in assistant deans.
THE PARTNERSHIP AGREEMENT DOES NOT ESTABLISH
TARGETS FOR GROWTH IN THE UNIVERSITY’S
ACADEMIC AND SUPPORT POSITIONS
Under the partnership agreement, the university receives
state funding in exchange for making progress toward certain
objectives. One of the governor’s stated goals for the partnership
agreement was to increase the university’s accountability.
However, as discussed in Chapter 1, the partnership agreement
does not identify measurable targets for all of the objectives
contained within it. Among the many objectives of the
agreement are commitments by the university to accept all
eligible California high school graduates who wish to attend the
university, to provide a sufficient number of courses to ensure
that students can graduate in four years or less, to continue to
provide competitive faculty salaries, and to emphasize a merit-
based pay system that rewards outstanding faculty members.
50 51
The university uses the additional state funds it receives
under the partnership agreement to hire the staff necessary
to meet many of the objectives of the partnership agreement.
For example, the university uses the funds to hire sufficient
academic and support staff to provide and support the courses
The partnership agreement needed to ensure that it can accept all eligible students and that
does not contain objectives these students can graduate within four years. It also uses the
for growth of its faculty additional state funds to provide salary increases for its academic
and staff. and support staff. However, the partnership agreement does
not contain objectives or measurable targets that identify the
areas in which the university believes growth and positions
are needed to meet the agreement’s objectives. As a result, the
university is not accountable to the parties in the partnership
agreement for the decisions it makes regarding the growth of its
faculty and staff.
By expanding the partnership agreement to establish targets for
employee growth, the parties involved could ensure that they
have the means to evaluate whether the proportional increases
in the university’s spending for support and academic salaries
are consistent with the agreement’s priorities. For example,
the partnership agreement could contain targets for growth
in student enrollment and related growth in positions such as
professorial-tenure faculty, other faculty, fiscal staff, clerical staff,
and managers. The partnership agreement could also require
the university to report on actual growth in relation to the
established targets for these areas.
We recognize that this expansion of the partnership agreement
would result in a fundamental change in the agreement
because it apparently was never intended to track expenditures.
According to the assistant vice president for budgetary planning
and fiscal analysis, the partnership agreement was developed
expressly with the intention to discontinue the annual tracking
of particular line-item expenditures for particular programs, and
move toward an outcomes-based budget process that reduced
“micro-managing” at the state level and left the responsibility to
the university to achieve certain results that correlate generally
with the level of resources envisioned by the agreement. The
assistant vice president stated that the university is not bound
by the agreement to using funds or producing results according
to a formula and that the governor does not measure the
university’s performance on such a basis. Rather, the assistant
vice president stated that the governor makes a good-faith effort
to provide the funding and the university makes a good-faith
effort to reach the objectives in the partnership agreement.
52 53
However, due to the continuing interest in spending patterns
that led to this report, state policymakers may be interested in
expanding the agreement to include targets related to spending
State policymakers patterns. For example, the partnership agreement contains
may be interested many objectives related to public service that are not student
in expanding the driven. However, policymakers may have been interested in
partnership agreement to understanding that approximately 16 percent of the increased
include targets related to public service funding over the last five years was likely to be
spending patterns. used for academic salaries and that the remaining 84 percent
would likely be spent on salaries of nonacademic employees
such as student service workers (26 percent); fiscal, management,
and staff services workers (20 percent); clerical workers
(14 percent); and managers (14 percent). Thus, when the
resulting public service expenditures are reported as in Table E.4
in Appendix E, their expectations would be met.
We recognize that these targets would need to be evaluated annually
when public service, research, and other programs were funded. The
resource needs cannot be known precisely in advance and some
degree of management discretion will be needed. However, the
same is true for all programs managed by all managers, yet those
other managers submit a prospective plan displaying the types of
resources that will be hired if funding is provided. We also recognize
that if state policymakers are not concerned about the actual
spending patterns for the funding that was provided under the
partnership, they may not be interested in this level of information.
However, it appears to us to be worthy of discussion between the
university and state policymakers.
RECOMMENDATIONS
When preparing future partnership agreements, to accomplish
the governor’s goal of increased accountability, the university
should confer with the governor and the Legislature to
determine whether it would be beneficial to establish targets to
evaluate how the growth in academic and support positions and
spending are consistent with the priorities of the partnership
agreement. For example, the university could establish targets
that address the growth and positions it believes are needed in
such categories as professorial-tenure faculty, other faculty, fiscal
staff, clerical staff, and managers to meet the objectives of the
partnership agreement. In addition, the university should confer
with the governor and the Legislature to determine whether it is
beneficial for the university to report on the actual growth that
has occurred compared to the targets. n
52 53
Blank page inserted for reproduction purposes only.
54 55
CHAPTER 3
The University Should Ensure
Accurate Campus Data and
Expand Its Reporting to More Fully
Communicate Faculty Workload
CHAPTER SUMMARY
The University of California (university) presents
information regarding faculty teaching activity in
its annual report titled Undergraduate Instruction and
Faculty Teaching Activities (instructional report), which
responds to legislative inquiries and also addresses one of
the objectives of the partnership agreement. As part of the
partnership agreement, the university effectively agrees to
maintain a 4.8 primary course-to-faculty ratio. A primary course,
as defined by the university, is a regularly scheduled, unit-
bearing course usually labeled as a lecture or seminar. According
to the most recent instructional report available at the time of
our review, the university’s ratio for academic year 1999–2000
was 4.9 primary courses per full-time equivalent (FTE) faculty.
However, we found that certain factors have an impact on this
ratio. For example, 13 percent of the primary courses taught had
enrollments of two students or fewer, and an additional
15 percent had enrollments of only three to five students. When
we excluded the one- to two-person courses from the calculation
of the primary course-to-faculty ratio, it reduced the ratio by
0.7, from 4.9 to 4.2. Although neither the university nor the
partnership agreement requires a minimum number of students
in a primary course, having a significant number of small-
enrollment courses could have an effect on a student’s ability to
graduate in four years or less—an objective of the partnership
agreement. Yet, in fiscal year 1999–2000, the university spent
an estimated $80 million on the faculty salaries for primary
courses with five students or fewer as well as for a proportionate
share of the faculty’s additional duties related to instruction.
These additional duties, for which there is no quantifiable
expectation of faculty, include such duties as planning courses,
mentoring and advising students, developing curriculum, and
teaching independent study courses. The university believes
these additional duties can be significant and thus believes
54 55
our calculation seriously overstates the costs that we attribute
to these small enrollment courses and that other methods of
calculation would produce a different result. We also found that
the campuses were unable to demonstrate they had correctly
classified as primary 33 percent of the courses with two students
or fewer that we sampled. To the extent that the university has
misclassified these courses as well as others, it could significantly
influence the primary course-to-faculty ratio.
In addition, we also found that the instructional report was not
as comprehensive as it could be. Although the instructional
report addresses the workload of the regular-rank faculty,
thus responding to past legislative inquiries and providing
the supporting data for one objective of the partnership
agreement, it does not address the workload of non-regular-
rank faculty, such as adjunct professors and lecturers, or
the workload of miscellaneous instructors, such as student
teaching assistants, researchers, and retired faculty members.
We found that non-regular-rank faculty teach 30 percent of
all primary courses and have a primary course-to-instructor
ratio of 8.5. The miscellaneous instructors teach 16 percent of
the primary courses, but we were unable to determine their
workload ratio because the university’s system was not designed
to capture certain data used to calculate the ratio. In light of
the partnership agreement’s objective to graduate students in
four years or less, including information in the instructional
report regarding the primary course-to-faculty ratio for non-
regular-rank faculty and miscellaneous instructors might enable
the Legislature and the governor to evaluate fluctuations in
workload and determine whether the fluctuations affect the
ability of students to graduate in four years or less. Future
partnership agreements could also include objectives and
measurable targets that address the workload of non-regular-
rank faculty and miscellaneous instructors.
THE UNIVERSITY’S INSTRUCTIONAL REPORT
CONTAINS INFORMATION THAT ADDRESSES CERTAIN
LEGISLATIVE INQUIRIES AND ONE OBJECTIVE OF THE
PARTNERSHIP AGREEMENT
The university’s annual instructional report, which it submits
to the Legislature and makes available to the public, contains
three parts. The first part describes in narrative form the ways
in which the campuses sustain undergraduate education and
focuses on their efforts to develop new programs, facilitate
56 57
degree completion in four years, and meet California’s workforce
needs. The second part, which was the focus of this portion
of our audit report, examines trends in instructional activities
The second part of the over the past nine years and responds to legislative inquiries
university’s instructional regarding faculty teaching activities. The university presents
report is a response to these data in three tables. The third part discusses how the
past legislative inquiries university oversees the development and implementation of
regarding faculty campus instructional workload policies. The university relies on
teaching activities. the campuses to provide most of the information included in
the three parts of the instructional report. It prepares a survey of
instructional activities, which each campus completes, and then
it compiles the data.
The university submits this report to the Legislature and
includes in the report its response to provisions contained in
the California Education Code, Section 66015.5, and in the
supplemental reports of the conference committees for the
1985, 1992, and 1994 budget acts. Under these provisions, the
university is required to perform the following:
• Report annually on the university’s workload policies for full-
time tenure-track faculty and the faculty workload policies of
comparable universities. It may also include the faculty work-
load policies of other universities.
• Alter the distribution of faculty workload with the intent
to increase the number and types of courses offered and
to reduce course size. This should result in an increase
in the average teaching load per faculty member of one
additional course every one to three years. The provisions
required the university to phase in this increase over a
three-year period that, according to the university’s assis-
tant vice president for planning and analysis, was later
defined as 1991–92 to 1993–94.
• Provide a sufficient number of courses for students to achieve
a normal progression to a baccalaureate degree and increase
the teaching responsibility of tenured and tenure-track faculty
where necessary to meet this goal.
• Establish programs so that full-time students can complete
their degrees in four years.
• Annually report on its progress in graduating students within
four years. The provisions also require the university to report
on any impact its efforts to reach this goal may have on its
quality of education.
56 57
Additionally, the university incorporated within the partnership
agreement an objective that is similar to the Legislature’s
As part of the partnership requirement that it increase faculty teaching loads. Originally,
agreement, the university the Legislature required the university to increase its faculty
effectively agreed to workload by 6.7 percent, from an average of 4.5 to 4.8 primary
maintain a faculty courses per faculty FTE per year. As part of the partnership
workload ratio of agreement, the university effectively agreed to maintain this
4.8 primary courses faculty workload ratio of 4.8 primary courses annually. In its
annually, which the instructional report, the university stated that it achieved this
university reports in its ratio during academic year 1992–93 and that it has maintained
instructional report. or exceeded the 4.8 ratio since that time. It includes the ratio
within one of the tables of the instructional report.
The university’s most recent instructional report available
when we began our review was dated April 2001. The three
tables included within it contain 10 years of data, beginning
with academic year 1990–91 and ending with academic year
1999–2000. These data relate only to the general campus, which
consists of all schools and departments except those related
to the health sciences, such as the medical, dentistry, nursing,
pharmacy, and veterinary schools. The university therefore
excludes from the instructional report the San Francisco campus,
which is devoted exclusively to health sciences, in addition to
the health sciences schools at the other campuses. According
to the university’s director of policy analysis, the university
reports only on the general campus because it believes that
the Legislature is specifically interested in the workload of the
general campus instructors.
Two of the three tables in the instructional report focus on
trends in the instructional activities of the university’s regular-
rank faculty. For the instructional report specifically, the
university defines regular-rank faculty to include professors,
associate professors, assistant professors, and acting titles in
these positions. In addition, it includes other positions such as
supervisors of physical education and professors in residence.
The university converts actual counts of faculty to FTE positions
when calculating the statistics included in these tables. For
example, if an instructor works half-time, the university
calculates this instructor’s time as 0.5 FTE. An instructor working
full-time converts to 1 FTE.
One of the two tables reports faculty instructional activities
relating to undergraduate and graduate students. The second
table is a subset of the first and reports only on faculty activities
related to undergraduate education. We discuss these two tables
58 59
in more detail in the next sections. The third table focuses
specifically on instructional activity as it relates to students.
We discuss this table and the methods the university uses to
collect the data included in all three tables in greater detail
in Appendix F.
TWO FACTORS HAVE AN IMPACT ON THE NUMBER OF
PRIMARY COURSES PER FACULTY FTE
As we described earlier, the university effectively agreed to
maintain a faculty workload of 4.8 primary courses per year per
full-time faculty member as part of the partnership agreement.
However, two factors have an impact on the primary course-
to-faculty ratio. Our analysis shows that one- and two-student
primary courses represented 0.7 of the university’s 4.9 ratio
in academic year 1999–2000. Moreover, we found that of
240 primary courses in our sample, campuses were unable to
demonstrate that they had correctly classified 33 percent. In
addition, because Berkeley’s faculty apparently teach more
primary courses than the faculty at any other campuses when
Berkeley’s data are converted from a semester to a quarter basis,
the higher number of courses taught by Berkeley’s faculty affects
the university-wide ratio. However, in the instructional report,
the university does not discuss the impact of Berkeley’s faculty
teaching more primary courses.
Smaller Enrollments Affect the Primary
Course-to-Faculty Ratio
In its instructional report, the university states that it has
maintained or exceeded a faculty workload of 4.8 primary courses
per year per faculty FTE since academic year 1992–93. Table 10
The university expects on the following page presents the instructional activity of
faculty to carry an regular-rank faculty for academic years 1997–98, 1998–99,
average workload of and 1999–2000 that the university included in its April 2001
between three to five instructional report.12 As shown in the table, the primary
primary courses per year. course-to-faculty ratio was 5.0 for academic years 1997–98
and 1998–99 and 4.9 for academic year 1999–2000. When we
researched this ratio further, we found that the university expects
faculty to carry an average workload of between three to five
primary courses per year. Because the ratios reported in the table
were at the high end of the three-to-five course range, we focused
part of our review in this area.
12 Although the tables in the report contain 10 years of data, we included only the last
3 years of data because of the scope of the Legislature’s request for this audit.
58 59
TABLE 10
The University’s Regular-Rank Faculty Taught an Average of Five Primary Courses
Per Year in Academic Years 1997–98 Through 1999–2000
All Levels of Instruction
(Undergraduate and Graduate) Academic Year
1997–98 1998–99 1999–2000
Formal Instructional Activities
a. Primary courses 25,218 25,736 25,750
b. Independent study enrollment 76,589 76,589 77,843
c. Total student credit hours* 3,613,323 3,653,683 3,689,597
d. Regular-rank faculty FTE positions 4,997 5,176 5,252
Formal Instructional Activity Per Faculty FTE
Primary courses per FTE (a ÷ d) 5.0 5.0 4.9
Independent study enrollment per FTE (b ÷ d) 15.3 14.8 14.8
Student credit hours per FTE (c ÷ d) 723.1 705.9 702.5
Source: The university’s April 2001 instructional report.
* Student credit hours represents the unit value of a course, for both primary and independent study, times the number of
students enrolled. For example, a four-unit course with 25 students generates 100 student credit hours.
As we reviewed the documentation that we received from
the campuses to support the data shown in Table 10, we
noted a significant number of primary courses with small
enrollments. When we analyzed this data further, we found
that 13 percent of the primary courses taught by regular-rank
faculty had enrollments of two or fewer students and that an
additional 15 percent had enrollments of three to five students,
as shown in Table 11.13 In fact, one- to two-student primary
courses represented 0.7 of the university’s reported 4.9 primary
course-to-faculty ratio: Courses with only one student enrolled
represented 0.4 of the 4.9 ratio and courses with enrollments
of two represented 0.3. Eliminating these courses reduces the
university’s primary course-to-faculty ratio to 4.2.
Although nothing precludes the university from providing
primary courses with small enrollments, and it may have
academic reasons to do so, offering such courses could affect
its ability to meet one of the objectives of the partnership
agreement—to graduate students in four years or less. When
faculty spend time teaching classes with small enrollments, it
13 In Table 11, we included the data only for the most recent academic year, 1999–2000.
Our review of academic years 1997–1998 and 1998–99 indicates that a full evaluation
would reveal similar results for all three years.
60 61
may limit the number of classes available to other students,
thus making it more difficult for students to obtain the classes
and credits necessary to graduate. Additionally, it may require
the university to hire more faculty than it otherwise would need
because faculty are spending significant amounts of time teaching
the primary courses with small enrollments. We estimate that of
the $492 million it spent in fiscal year 1999–2000 on regular-
rank faculty salaries for instruction, research, and public
service, the university spent an estimated $80 million on the
faculty salaries for primary courses with five students or fewer
as well as for a proportionate share of their additional duties
related to instruction. Approximately $37 million related to
instruction for one- to two-student courses, and $43 million
related to instruction for three- to five-student courses. While
TABLE 11
One- to Two-Student Courses Represent 13 Percent of the
Primary Courses Taught by Regular Rank Faculty
Number of Students Number of Primary
Enrolled Courses * Percentage of Total
<1-2 3,465 13
>2-5† 3,917 15
>5-10 4,668 18
>10-15 2,942 12
>15-20 1,915 7
>20-30 2,228 9
>30-40 1,345 5
>40-50 929 4
>50-100 2,377 9
>100 1,964 8
Totals 25,750 100
Source: Instructional activity data for academic year 1999–2000 provided by the eight
campuses.
* In cases where a course is listed as a course offering by more than one department
(i.e., cross-listed) or where instruction is shared by more than one instructor, the
university’s instructions to the campuses are to count the course as one course
offering, although teaching credit may be divided between the involved departments
or faculty members. We determined that the number of one- to two-person courses
presented in this table was not materially affected by instances of multiple counting of
team-taught courses, but we could not determine the effect of multiple counting of
cross-listed courses.
† Although technically the primary courses included in this category represent those
courses with enrollments of greater than two and up to five students, for ease of
discussion in the text, we refer to these as courses with enrollments of three to five
students.
60 61
not precise, this estimate suggests that the cost of regular-rank
faculty instructing primary courses with five or fewer students
is significant. Our estimate is based on the fact that one- to
two-student classes account for 13 percent of the regular-rank
faculty workload and three- to five-student classes account for
15 percent. Further, our estimate assumes that a regular-rank
professor’s salary is 58 percent for instruction and 42 percent
for research and public service since we found, as shown later in
The university spent an the report, that regular-rank faculty had an instruction workload
estimated $80 million on that was 58 percent of the instruction workload of non-regular-
the faculty salaries for rank faculty (4.9 versus 8.5) who do not have research and
primary courses with five public service responsibilities. The additional duties of faculty
students or fewer as well included in our estimate, for which there is no quantifiable
as for a proportionate expectation, include such duties as planning courses, mentoring
share of the additional and advising students, developing curriculum, and teaching
duties of faculty related independent study courses. The university believes these
to instruction. additional duties can be significant and thus believes our
calculation overstates the costs that we attribute to these small
enrollment courses and that other methods of calculation would
produce a different result. Further, according to the university’s
assistant vice president for planning and analysis, the university
also believes that our estimate is seriously over-inflated because
the estimate assumes that faculty spend just as much of their
time on the one- to two-student courses as they do on the ones
that involve 50 or 500 students. However, whether a primary
course has one or 500 students, it has the same impact on the
4.9 ratio.
We believe that the university should consider disclosing faculty
workload by primary course enrollment in its instructional
report. Additionally, the university should propose expanding
the partnership agreement in the future to ensure that it
includes objectives and measurable targets related to faculty
workload by primary course enrollment. We discuss this in more
detail in a later section of this chapter.
The Campuses Could Not Demonstrate That They Correctly
Classified Many of the One- to Two-Student Primary Courses
We Reviewed
Our analysis of a sample of the one- to two-student courses
offered by the university in academic year 1999–2000 found
that the campuses were unable to demonstrate that they had
correctly classified 33 percent of them as primary courses.
62 63
The university defines primary course as a regularly scheduled,
unit-bearing course usually labeled as a lecture or seminar. On
the other hand, independent study course is defined as a unit-
bearing activity for which students receive credit toward their
degrees, but it is not regularly included in the schedule of
courses and usually focuses on independent study or special
projects by arrangement between a student and faculty member.
Seminars and lectures typically have higher enrollments,
whereas independent study courses involve one student or a
small group of students. As previously shown in Table 10, the
university calculates the primary course-to-faculty ratio by
dividing the total number of primary courses by the number of
regular-rank FTE faculty. Therefore, if the campuses incorrectly
classify primary courses as independent study courses or vice
versa, it affects the accuracy of the ratio.
Although nothing precludes the university from providing
primary courses with enrollments of only one- to two-
students, we focused our review on these courses because we
believed these courses were likely to have the highest risk of
misclassification because independent study courses generally
Campuses could not have low enrollments. We reviewed 240 primary courses with
provide sufficient support enrollments of only one to two students at the eight campuses
to demonstrate that they that are included in the instructional report. In our initial
correctly classified 79 of analysis, we reviewed each campus’s course schedule and catalog
240 primary courses that to determine if the course was regularly scheduled and if its
we reviewed with one to description was consistent with the definition of a primary
two students. course. If the course was not regularly scheduled and the
description in the catalog more closely fit the definition of an
independent study course, we requested additional information
from the campus to support the contention that it had correctly
classified the course as primary. We found that the campuses
were unable to provide sufficient support to demonstrate that
they correctly classified 79, or 33 percent, of the 240 courses in
our sample. Table 12 on the following page shows the results of
our review.
Our review of all of the primary courses with enrollments of
only one to two students found that 76 percent were graduate
classes. Although we recognize that graduate courses frequently
have fewer students than undergraduate courses, nothing in the
definitions for primary or independent study courses indicates
that the university uses a different standard for graduate
courses that would affect how they are classified. When we
selected our sample, we selected an equal number of graduate
62 63
TABLE 12
The Campuses Were Unable to Demonstrate That
They Had Correctly Classified 33 Percent of the
One- to Two-Student Primary Courses We Reviewed
Total Number Percentage of
Description of Courses Total
Course correctly classified based on catalog and
schedule 83 35%
Course correctly classified based on campus’s
subsequent production of course time and
location and/or description 51 21
Course correctly classified based on description;
however, campus was unable to produce course
time and location 27 11
The campus was unable to demonstrate that course
was correctly classified 79 33
Total sample reviewed 240 100%
Sources: Instructional activity data, schedule of courses, and course catalogs for
academic year 1999–2000 that were provided by the eight campuses included in the
university’s instructional report.
and undergraduate courses. We found that of the 79 courses
for which the campuses could not demonstrate correct
classifications, 43 were undergraduate courses and 36 were
graduate courses.
During our review, we found courses that the campuses
classified as primary despite the fact that they fit the description
of independent study. For example, the San Diego campus
classified a cognitive science course as a primary course, but the
course catalog described it as an independent study research
project. The staff that compiles the instructional report stated
that the campus classified the course as primary based on
consultation with the department. We also found examples of
similar courses classified as primary in one department and as
independent study in a second department at the same campus.
The Davis campus classified an English course as independent
study and an agriculture and resource economics course as
primary even though the campus’s course catalog describes both
courses as directed group studies, and the schedule of courses did
not provide a time or location for either. Such inconsistencies
occurred between campuses as well. For example, the Berkeley
campus classified an internship as a primary course, whereas
the Irvine campus classified an internship as an independent
study course.
64 65
The assistant vice chancellor for institutional planning at the
Riverside campus acknowledged that seven of the primary
courses we questioned fell into a “gray area” because they have
attributes of both primary and independent study courses.
Additionally, the assistant vice chancellor indicated that the
classification of another six courses was problematic because
the courses were listed as lectures or seminars with supervised
teaching by a faculty member who meets with the student some
time during the quarter; however, the exact location, day, and
time of the meetings were not known by the campus’s central
administration. The assistant vice chancellor also acknowledged
that, in fact, three additional courses were misclassified.
The methods used to classify courses can differ among the
campuses. For example, at the Berkeley campus, the professor
who develops and instructs a course determines the classification
of the course, which ultimately is approved by the professor’s
academic department and the academic senate. At the
Santa Barbara campus, however, the registrar’s office determines
all course classifications. When we asked the university
whether it offers guidance to the campuses or verifies the data
in the report, the director of policy analysis responded that
the university annually provides instructions and definitions
for the campuses’ use in classifying courses. In addition, the
director of policy analysis stated that the university works with
the campuses to ensure that they understand and interpret
the instructions correctly and that they are able to resolve any
The guidance the university issues that might emerge in the preparation of the data for the
provided to the campuses instructional report. Further, the university reviews the data to
for classifying courses is determine whether they are consistent over time or unusual
very general and subject to in any way. The director of policy analysis stated that the
interpretation. university trusts the campuses to provide accurate information
and does not verify the data included in the tables. However, we
found the guidance the university provides to the campuses to
be very general and subject to interpretation.
We also reviewed a sample of 160 independent study courses,
because misclassification of these courses could influence the
primary course-to-faculty ratio presented in the instructional
report. We focused on the independent study courses that we
believed would have the highest risk of misclassification—those
that had high student enrollments. We found only four courses
that the university should not have included as independent
study courses, which represented only 2.5 percent of our sample.
64 65
The Higher Number of Courses Taught by Berkeley’s Faculty
On a Quarter Basis Also Affects the University’s Primary
Course-to-Faculty Ratio
Berkeley’s faculty apparently teach more primary courses
than faculty at any other campuses when Berkeley’s data are
converted to a quarter basis. Therefore, the higher number of
courses had an impact on the university-wide primary course-
to-faculty ratio for academic year 1999–2000. Because Berkeley
uses the semester system rather than the quarter system used by
the other campuses, the university multiplies its data by a factor
of 1.5 to make it comparable to that of the other campuses.
Therefore, in academic year 1999–2000, the conversion of
Berkeley’s data resulted in a primary course-to-faculty ratio
for Berkeley of 5.8, almost 1 primary course higher than the
ratios of any other campus. The law schools at the Los Angeles
In 1999–2000, the and Davis campuses also use the semester system, but because
conversion of Berkeley’s they are small in comparison to the rest of the university, the
data from a semester to conversion of their courses did not materially affect the ratio.
quarter system resulted
in a primary course- According to the university, it converts the semester data
to-faculty ratio of 5.8, to quarter-system terms to develop consistent instructional
almost 1 primary course measures for the university system as a whole. Berkeley’s
higher than any of the resultant 5.8 primary course-to-faculty ratio suggests that
other campuses’ ratios. Berkeley’s faculty taught a greater number of primary courses
than faculty at other campuses. In fact, the university’s assistant
vice president for planning and analysis acknowledges that
because faculty make different choices in curricular design,
the number of courses taught will vary among campuses and
particular disciplines. The assistant vice president further stated
that, when the data are converted to a quarter basis, it is evident
that the Berkeley faculty teach on average more primary classes
than the faculty on other campuses. However, the assistant vice
president also stated that the Berkeley classes generally carry
lower unit values compared to, for example, the Santa Cruz
faculty who teach fewer quarter classes but with greater average
units per course (units reflect the amount of effort expected
on the part of faculty per course). According to the assistant
vice president, because these two measures must be viewed
together to understand faculty effort, the university believes it
is important to include in its instructional report both primary
courses and student credit hours per faculty FTE. However, the
partnership agreement only addresses the primary course-to-
faculty ratio.
66 67
Our analysis found that, because Berkeley’s faculty apparently
teach more primary courses, when we exclude Berkeley’s data
from the calculation of the university-wide ratio, the ratio
decreases to 4.7. Although the university discloses that it
converts Berkeley’s data, it is important that the university also
disclose the impact that Berkeley’s data has on the university-
wide ratio.
THE INSTRUCTIONAL REPORT DOES NOT ADDRESS THE
WORKLOAD OF NON-REGULAR-RANK FACULTY AND
MISCELLANEOUS INSTRUCTORS
Non-regular-rank faculty and miscellaneous instructors—
adjunct professors, lecturers, teaching assistants, retired
faculty, and others—teach a significant number of the
university’s primary and independent study courses. In
fact, in academic year 1999–2000, non-regular-rank faculty
were responsible for teaching almost a third of the university’s
primary courses. However, the two tables concerning faculty
workload that the university includes in its instructional report
focus on regular-rank faculty only. Because the university does
not report on the workload of its non-regular-rank faculty and
Because the university miscellaneous instructors, the governor and the Legislature do
does not report on the not have a comprehensive picture of the university’s staffing for
workload of its non- its courses.
regular-rank faculty and
miscellaneous instructors, According to the university, the Legislature first asked it to
the governor and the report its regular-rank faculty course loads in the early 1990s,
Legislature do not have when budget constraints made the hiring of new faculty a cause
a comprehensive picture for concern. The university states that it was the intent of the
of the university’s staffing Legislature to increase the workload of the regular-rank faculty
for its courses. to ensure that the university offered an adequate number of
courses to students without hiring more faculty members than
necessary. The university agreed to increase its faculty workload
by 6.7 percent, from an average 4.5 to 4.8 primary courses per
year. Since that time, the university has effectively agreed to
continue the 4.8 primary course-to-faculty ratio by agreeing
to maintain the 6.7 percent increase as one objective of the
partnership agreement.
However, the partnership agreement does not address the
workload ratios for non-regular-rank faculty and miscellaneous
instructors, and the university does not address these staff in its
workload-by-FTE tables in the instructional report. In particular,
non-regular-rank faculty, which include adjunct faculty and
66 67
lecturers, contribute a significant amount of instruction to the
university. As Table 13 illustrates, in academic year 1999–2000,
non-regular-rank faculty taught 14,499, or 30 percent, of the
university’s 47,825 primary courses and 15,677, or 15 percent,
of its 105,450 students enrolled in independent study courses.
TABLE 13
Non-Regular-Rank Faculty Had Higher Instructional Activity Ratios for Primary Courses
Than Did Regular-Rank Faculty During Academic Year 1999–2000
Primary Courses Independent Study Credit Hours
Number
Number Independent of Student
of Faculty Study Faculty Credit Faculty
Courses FTEs Ratio Enrollment FTEs Ratio Hours FTEs Ratio
Full professor 15,604 3,171 4.9 51,118 3,171 16.1 2,238,796 3,171 706.0
Associate professor 5,360 1,071 5.0 15,956 1,071 14.9 808,918 1,071 755.3
Assistant professor 4,119 876 4.7 9,851 876 11.2 576,367 876 658.0
Ladder-rank totals 25,083 5,118 4.9 76,925 5,118 15.0 3,624,081 5,118 708.1
Other* 667 134 5.0 918 134 6.9 65,516 134 488.9
Regular-rank totals 25,750 5,252 4.9 77,843 5,252 14.8 3,689,597 5,252 702.5
Visiting and adjunct
faculty 2,539 333 7.6 3,013 333 9.1 451,237 333 1,355.1
Lecturers/senior
lecturers 11,835 1,340 8.8 12,040 1,340 9.0 1,846,175 1,340 1,377.7
Supervisor of teacher
education 125 25 5.0 624 25 25.0 12,836 25 513.4
Non-regular-rank
totals † 14,499 1,698 8.5 15,677 1,698 9.2 2,310,248 1,698 1,360.6
Totals, regular and
non-regular rank 40,249 6,950 5.8 93,520 6,950 13.5 5,999,845 6,950 863.3
Miscellaneous
instructors ‡ 7,576 N/A N/A 11,930 N/A N/A 681,662 N/A N/A
Totals for all
instructors 47,825 N/A N/A 105,450 N/A N/A 6,681,507 N/A N/A
Source: Instruction activity data for academic year 1999–2000 that was provided by the eight campuses included in the
university’s instructional report.
* This category includes law professors, professors in residence, and supervisors of physical education.
† The university estimates that there are approximately 100 FTEs associated with non-regular-rank instructors that are paid on
an agreement basis rather than a salary basis. The university does not track these FTEs, and therefore no FTE data has been
included in our calculation for these non-regular-rank employees. The course ratio would decrease to 8.1, the independent
study ratio would decrease to 8.7, and the student credit hour ratio would decrease to 1,284.9 if the estimated 100 FTEs were
included.
‡
Miscellaneous instructors include teaching assistants, researchers, and retired faculty. We could not calculate ratios for these
instructors because the university’s system for compiling faculty FTEs was not designed to capture data for the purpose of
determining workload of the miscellaneous instructors.
68 69
Further, in total, non-regular-rank faculty taught an average of
8.5 primary courses per year, while regular-rank faculty taught
Non-regular-rank faculty 4.9 primary courses per year. According to the university’s
taught 30 percent and director of policy analysis, the ratio is higher for the non-
miscellaneous instructors regular-rank faculty because the university generally does not
taught 16 percent of require them to perform research, public service, and other
the university’s primary assigned duties; therefore, non-regular-rank faculty can take on
courses, thus contributing greater instructional workloads.
a significant amount
of instruction to the The university’s miscellaneous instructors, including student
university. teaching assistants, researchers, and retired faculty, are also
responsible for teaching a significant number of its courses. In
academic year 1999–2000, miscellaneous instructors taught
7,576, or 16 percent, of the university’s 47,825 primary courses
and 11,930, or 11 percent, of the 105,450 students enrolled
in independent study courses. However, we were unable to
determine the average workload of these instructors because
the university’s system for compiling faculty FTE data was not
designed to capture data for the purpose of determining the
workload of the miscellaneous instructors. For example, the
system does not collect the FTE data for instructors who are
paid on an agreement basis rather than by a monthly rate.
Additionally, the university’s system did not appear to include
FTE data for some individuals who, based on campus records,
were teaching courses but did include data for other individuals
who did not appear to be teaching courses.
Tables 14 and 15 on the following pages show the breakdown
of courses for academic year 1999–2000 for non-regular-rank
faculty and miscellaneous instructors sorted by enrollment.
As shown in Table 14, approximately 6 percent of the primary
courses taught by non-regular-rank faculty had enrollments of
two students or fewer compared with 13 percent of the primary
courses taught by regular-rank faculty, as previously discussed.
Primary courses that had high enrollments accounted for a
higher proportion of the workload for non-regular-rank faculty
than for regular-rank faculty: 50 percent of the workload of
non-regular-rank faculty consisted of primary courses with more
than 20 students enrolled, while such courses made up only
35 percent of the workload of regular-rank faculty.
68 69
TABLE 14
One- to Two-Student Courses Represent 6 Percent of Primary
Courses Taught by Non-Regular-Rank Faculty
Number of Students Number of Primary
Enrolled Courses* Percentage of Total
<1-2 900 6
>2-5 1,156 8
>5-10 1,710 12
>10-15 1,791 12
>15-20 1,812 12
>20-30 2,878 20
>30-40 878 6
>40-50 513 4
>50-100 1,411 10
>100 1,450 10
Totals 14,499 100
Source: Instructional activity data for academic year 1999–2000 provided by the
eight campuses.
* In cases where a course is listed as a course offering by more than one department
(i.e., cross-listed) or where instruction is shared by more than one instructor, the
university’s instructions to the campuses are to count the course as one course
offering, although teaching credit may be divided between the involved departments
or faculty members. We determined that the number of one- to two-person courses
presented in this table was not materially affected by instances of multiple counting of
team-taught courses, but we could not determine the effect of multiple counting of
cross-listed courses.
Table 15 shows that of the 7,576 primary courses taught by
miscellaneous instructors, 9 percent had enrollments of two
students or fewer. In addition, 57 percent of the workload of
miscellaneous instructors consisted of primary courses with
between 10 and 30 students enrolled.
Even though non-regular-rank faculty and miscellaneous
instructors teach a significant number of primary courses
with high enrollments, neither the instructional report nor
the current partnership agreement addresses the workload of
these instructors. Because the current partnership agreement
includes an objective for the university to provide the courses
students need to graduate in four years or less, it would seem
appropriate for the university to disclose to the governor and the
Legislature not only the regular-rank faculty workload but also
the workloads of non-regular-rank faculty and miscellaneous
instructors. We believe that disclosing such information to the
governor and the Legislature would enable the State to evaluate
70 71
TABLE 15
One- to Two-Student Courses Represent 9 Percent of Primary
Courses Taught by Miscellaneous Instructors
Number of Students Number of Primary
Enrolled Courses* Percentage of Total
<1-2 707 9
>2-5 780 10
>5-10 879 12
>10-15 1,316 18
>15-20 1,280 17
>20-30 1,687 22
>30-40 353 5
>40-50 108 1
>50-100 251 3
>100 215 3
Totals 7,576 100
Source: Instructional activity data for academic year 1999–2000 provided by the
eight campuses.
* In cases where a course is listed as a course offering by more than one department
(i.e., cross-listed) or where instruction is shared by more than one instructor, the
university’s instructions to the campuses are to count the course as one course
offering, although teaching credit may be divided between the involved departments
or faculty members. We determined that the number of one- to two-person courses
presented in this table was not materially affected by instances of multiple counting of
team-taught courses, but we could not determine the effect of multiple counting of
cross-listed courses.
fluctuations in workload and determine whether these affect
the ability of students to graduate in four years or less. The
university could include this data when presenting the faculty
workload in its instructional report. It could also include the
workload for all instructors and faculty members by the number
of students enrolled.
Further, the partnership agreement could be expanded to
include objectives and measurable targets that address the
workload of non-regular-rank faculty and miscellaneous
instructors in particular, in addition to objectives that focus on
primary course enrollments for all faculty and instructors. For
example, the partnership agreement could establish a target that
involves limiting the number of one- to two-student primary
courses to a certain percentage.
70 71
We believe this expansion would be consistent with the
governor’s stated intent to clearly identify specific programmatic
changes that the university would make and quantifiable
measures that would demonstrate whether progress was being
made. A programmatic change to have measurable targets for
workload ratios and course enrollment levels for all regular- and
non-regular-rank faculty, as well as miscellaneous instructors,
appears to us to be worthy of discussion between the university
and state policymakers. It would allow the State to have a better
understanding of how the resources it is funding are used.
RECOMMENDATIONS
To ensure the accuracy of the tables it includes in the
instructional report, the university should perform the
following actions:
• Clarify the definitions of primary course and independent study
course in the instructions it provides to the campuses.
• Ensure that the campuses consistently interpret the
definitions of primary course and independent study course by
periodically reviewing the campuses’ data for accuracy and
consistency.
• Review more closely the existing classifications of courses
and make corrections where appropriate. This review should
include, but not be limited to, primary courses with low
enrollments.
To ensure that the Legislature and the governor have a complete
understanding of the factors influencing the primary course-to-
faculty ratio included in the instructional report, the university
should disclose that Berkeley’s faculty teach more primary
courses on a quarter basis than the faculty of other campuses
and should communicate the impact that Berkeley’s data has on
the university-wide ratio.
To ensure that the Legislature and the governor have a more
accurate picture of actual primary course-to-faculty ratios so they
can evaluate and address issues of concern—such as whether
the university is providing sufficient courses to allow students
to graduate in four years or less—the university should propose
expanding future partnership agreements to include objectives
and measurable targets that address workload ratios and course
enrollment levels for all regular- and non-regular-rank faculty
72 73
and miscellaneous instructors. Additionally, the university
should disclose in its instructional report the course-to-faculty
ratio for non-regular-rank faculty and the workload ratio for
miscellaneous instructors. It should also disclose all faculty and
miscellaneous instructor workloads by the number of students
enrolled in courses.
Finally, to enable it to calculate and report the workload for
miscellaneous instructors, the university should develop a
method to capture the FTE data related to these instructors.
We conducted this review under the authority vested in the California State Auditor by
Section 8543 et seq. of the California Government Code and according to generally accepted
government auditing standards. We limited our review to those areas specified in the audit
scope section of this report.
Respectfully submitted,
ELAINE M. HOWLE
State Auditor
Date: July 25, 2002
Staff: Karen L. McKenna, CPA, Audit Principal
Denise L. Vose, CPA
Laura G. Kearney
Roberta A. Kennedy
Jeana Kenyon, CMA, CFM
Eric Morris
72 73
Blank page inserted for reproduction purposes only.
74 75
74 75
A
XIDNEPPA
1.A
ELBAT
yrogetaC
erutidnepxE
dna
raeY
lacsiF
yb
sdnuF
gnitarepO
lareneG
stI
rof
serutidnepxE
ytisrevinU
)sralloD
fo
sdnasuohT
nI(
raeY
lacsiF
10–0002
0002–9991
99–8991
89–7991
79–6991
69–5991
59–4991
49–3991
39–2991
29–1991
yrogetaC
erutidnepxE
186,645,1$
023,414,1$
282,813,1$
068,032,1$
380,831,1$
806,990,1$
057,240,1$
622,510,1$
837,960,1$
418,180,1$
*noitcurtsnI
909,672
190,322
576,591
301,881
432,971
073,861
814,061
285,551
625,851
095,861
hcraeseR
000,771
281,111
207,97
896,94
225,05
829,34
934,34
578,04
069,24
037,54
ecivres
cilbuP
333,194
832,384
285,954
838,704
736,493
137,683
225,363
537,791
167,632
504,692
*troppus
cimedacA
270,524
579,663
682,233
949,503
788,303
569,603
588,472
321,222
960,012
426,052
*troppus
lanoitutitsnI
dna
noitarepO
540,473
775,213
727,472
667,662
750,352
426,342
969,532
179,651
318,132
786,932
*tnalp
fo
ecnanetniam
gnihcaet/retnec
lacideM
393,95
122,73
345,63
663,53
412,54
588,14
567,03
753,15
500,35
570,75
slatipsoh
407,78
099,18
803,37
740,77
465,27
694,96
426,76
049,6
)519,8(
181,82
*secivres
tnedutS
620,82
670,51
674,71
361,8
500,9
182,8
798,7
691,6
455,5
326,6
dia
laicnanfi
tnedutS
332
211
001
99
66
76
76
05
15
96
sesirpretne
yrailixuA
693,664,3$
287,540,3$
186,787,2$
988,965,2$
962,644,2$
559,863,2$
633,722,2$
550,358,1$
265,999,1$
897,471,2$
slatoT
.10–0002
hguorht
29–1991
raey
lacsfi
rof
seludehcs
laicnanfi
supmac
ytisrevinU
:ecruoS
59–4991
sraey
lacsfi
rof
seirogetac
evfi
eseht
ot
noillim
783$
ot
noillim
923$
yletamixorppa
morf
gnignar
seef
noitacude
tneduts
ediwmetsys
yrotadnam
detubirtsid
ytisrevinu
ehT
*
eht
,s0991
ylrae
eht
ni
snoitairporppa
etats
ni
noitcuder
eht
fo
tluser
eht
sa
,sisylana
lacsfi
dna
gninnalp
yrategdub
rof
tnediserp
eciv
tnatsissa
eht
ot gnidroccA
.10–0002
ot
ot
yliramirp
seef
noitacude
desu
ytisrevinu
eht
,59–4991
raey
lacsfi
erofeB
.seef
noitacude
eht
fo
esu
eht
dnapxe
ot
ti wolla
ot
ycilop
s’ytisrevinu
eht
desiver
stneger
s’ytisrevinu
.seitivitca
ecivres
tneduts
niatrec
dna
dia
laicnanfi
tneduts
dnuf
Blank page inserted for reproduction purposes only.
76 77
APPENDIX B
University of California Partnership
Agreement
CONTENTS
University Commitments
I. Commitment to Improving Access to a Quality
Undergraduate Education
II. Improving Integration and Coordination Within
California’s Educational System
III. Meeting Teacher Demand and Improving
the Quality of Teacher Preparation
IV. Productivity Improvements
V. Regional Cooperation
VI. Efficient Use of Existing Campuses and Facilities
VII. Maintaining California’s Competitiveness
VIII. Improving the Academic Experience
76 77
����������������������������������������������������������������������
����������
� ������� ���������� ���������� ����������������
� �� ������������������������ ���������������������������������� ������������������������������
������������ ������������������������������������������ ��������������������������������������
����������������������������������� ��������������������������������������
����������������������������������� ����������������
��������������������������������������
�������������������������������������
�������������������������������������������
�����������������������������������������
��������������������������������������������
�����������������������������������
���������������
� �� ����������������������� ��������������������������������������������� ����������������������������������������
������������������������� ��������������������������������������� ��������������������������������������
���������������������� �������������������������������������� ��������
���������������������������������������
���������������������������������������
���������������������������������������������
�����������������������������������������
���������������������������������������
����������������������������������������
�����������
�������������������������������� �����������������������������������
�������������������������������� ���������������������������������������
����������������������������������� ��������������������������������������
���������������������������������������� ��������������������������
��������������������������������������
�����������������������������������
������������������������������������������
��������������������������������������
��������������������������������������
�������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������������
���������������������������������������
�����������������������������������������
����������������
���������������������������������� ��������������������������������������
�������������������������������������� �����������������������
��������������������������������������
�������������������������������������������
������������������������������������
�����������
� �� �������������������������� ������������������������������������ �������������������������������������
������ ������������������������������������ ��������������������������������������
�������������������������� ���������
��������������������������
78 79
���������� ����������
� ������� ���������� ���������� ���������������� � ������� ���������� ���������� ����������������
� �� �������������������� ������������������������������������������� �����������������
����������������� �����������������������������������������
������������������� ������������������������������������� �������������������������������������
���������������������� ���������������������������� ��������������������������������������
���������������������� ����������������������������������
����������������������� ������������������������������ ����������������������������������
������������������������� ������������������������������������������ ��������������������������������������
��������������������� �������������������������������������������� �����������������������������������
����������������������� �������������������������������������� ����������������������������������������
����������������������� �������������������������������������� �������������������������������
��������������������� ��������������������������
������������������������� ��������������
���������������������������������������
���������������������������������������� ����������������������������������������
������������������������������������� �������������������������������������
��������������������������������������
�����������
���������������������������������������
�������������������������������������
�����������
�������������������������������������
���������������������������������������
������������������������������������
������������������������������������ �����������������������������������
������������������������������������� ������������������������������������
������������������������������ ����������������������������������
�����������������������������������
�����������������������������������
����������������
������������������������������������� ������������������������������������
����������������������������������� ���������������������������������������
������������������������������������������ ������������������������
���������������������������������
� �� �������������������� ����������������������������������� �������������������������������������
����������������� ������������������������������������������� �������������������������
���������������������
� �� ��������������������� ������������������������������ ����������������������������������������
������������������������ ������������������������������������ ����������������������������������������
�������������������� ������������
��������������������������
78 79
���������� ����������
� ������� ���������� ���������� ���������������� � ������� ���������� ���������� ����������������
� �� ��������������������������� ���������������������������������������� ��������������������������������
������������������ �������������������������������������� ��������������������������������������
������������������ ������������������������������������ ����������������������������������
������������������������� ������������������������������� �����������������������������������������
��������������������� �������������������� ���������������������������������������
�������������������������� ������������������������������������������
���������������������� ������������������������������������ ����������������������������������������
�������������������������� ����������������������������������� ������������������
������������������������� ��������������������������������������
���������������������� �������������������������������� �����������������������������������
������������������������ ����������������������������������� �����������������������������������������
������������������� ������������������������������������������ ���������������������������
������������������� ��������������������������������������
��������������������� ���������������������������������������
��������������������� �������������������������������������
�����������������
���������������������������������������� ���������������������������
��������������������������������� �����������������������������������
�������������������������������������� �����������������������������������������
������������������������������������ �������������������������������
�����������������������������������
����������������������������������� �����������������������������������
�������������������������������������� ������������������������������������
����������������������������������������� ���������������������������������
��������������������������������������� ��������������
��������������������������������������
���������������������������������������
���������������������������������������
���������������
��������������������������������������� �����������������������������������
������������������������������ ������������������������������������
�������������������������������������� ���������������������������������������
�������������������������������������������� �������������������������������������
������������������������������������������ ����������������������������������������
��������������������������������������������� ������������������������������
����������������������������������
�������������������������������������� �����������������������������������
���������������������������������� ��������������������������������������
�������������������������������������� ���������������������������������������
������������������������������� �����������������
�����������������������������������������
���������������������
� �� ���������������������� ��������������������������������� �����������������������������������������
���������� ������������������������������������������ ��������������������������������������
���������������������������������������� �������������������������������������������
�������������������������������������� ����������������������������������������
���������������������������������������� ������������������������������������������
�������������������������������������
����������������������������������������
�������������������������������������
�����������������������������������
��������������������
��������������������������
80 81
���������� ����������
� ������� ���������� ���������� ���������������� � ������� ���������� ���������� ����������������
� �� ������������������� �������������������������������� ��������������������������������
���������������������� ����������������������������������� ����������������������������������������
��������������������� ������������������������������������������� �����������������������������������
������������������������ ������������������������������������� ��������������������������������������
���������������������� ��������������������������������������� ����������������������������������������������
���������������������� �������������������������������������� ��������������������������������
������������������ ������������������������������������
���������������� ����������������������������������������
��������������������������������������
����������������������������������
�����������������������������������
�������������������������
������������������������������������� �������������������������������������������
���������������������������������� ��������������������������������������
����������������������������������� ���������������������������������������
�������������������������������� ����������������������������������
������������������������� ������������������
���������������������������������������� ��������������������������������
������������������������������������������� ����������������������������
��������������������������������������� �����������������������������������
������������������������������������ ���������������������������
���������������������
����������������������������������� ��������������������������������
�������������������������������������� ����������������������������������������
������������������������������������������� ��������������������
������������������������������������������
��������������������
�������������������������������� ��������������������������������
������������������������������������������ ����������������������������������������
������������������������������������ ���������������������������������������
������������������������������������
�������������������������������������
������������������������������������
���������������������������������������
��������������������������������������
������������������������������������
����������������������������������
��������������������������
80 81
���������� ����������
� ������� ���������� ���������� ���������������� � ������� ���������� ���������� ����������������
� ��� ��������������� ���������������������������������������� ���������������������������������������
�������������������������� ������������������������������������������ ����������������������
�������������������������� ���������������������������������������
������������������� ���������������������������������� ���������������������������������
���������������������� ��������������������������������������� �������������������������������������
��������������������� ����������������������������������� ����������������������
������������������� ���������������������������������������
�������������� �������������������������������������������
��������������������������������������
�������������������������������������������
��������������
���������������������������������� ������������������������������������������
������������������������������������������ �����������������
���������������������������������������������
�������������������������������
���������������������������������������
�������������������������������������
�����������������������������������
����������������������������������������
������������������������������������� ����������������������������������������
����������������������������������������� �������������������������������������
���������������������������������������� ����������������������������������������
��������������������
������������������������������������ ������������������������������������
�������������������������������������� ���������������������������
���������������������������������
��������������������������������������� ����������������������������������������
������������������������������������ �������������������������������������
������� ��������
��������������������������
82 83
���������������������������������������������������������������������������������
���������� ����������
� ������� ���������� ���������� ���������������� � ������� ���������� ���������� ����������������
� ��� ��������������� ����������������������������������������� ����������������
�������������������������� �����������������������������������������
������������������ ��������������������������������� ������������������������������������
����������������������� ������������������������������� ��������������������
�������������������� ����������������������������������������
������������������������������������ �������������������������������������
������������������������������������������� �������������������������������������
������������������������������������������ ������������������������������������
������������������������������������������ �������������������������
����������������������������������������
�������������������������������������� n���������������������������������������
��������������������������������������� �������������
�������������������������������������������
���������������������������������������� n�������������������������������������
������������������������������������������ ����������������������������������
������������������������������������������� �����������������������������������
�������������
n���������������������������������������
������������������
��������������������������������������� ��������������������������������������
������������������������������������� ������������������������������
������������������������������� �����������������������������������
��������������������������������������� ����������������������������������
������������������������������� ���������������������������
�����������������������������������������
���������������������������������������
�������������������������������������������
���������������������
������������������������������������������
�����������������������������������������
�����������������������������������������
����������������������������
����������������������������������������
����������������������������������
������������������������������������
������������������������������������
�������
������������������������������������������
�������������������������������������
��������������������������������������
����������������
������������������������������� �����������������������������������������
��������������������������������� ������������������������������
���������������������������������������� �����������������������������������������
��������������������������������� ��������������������������������������
����������������������������������������
������������������������������������������
������������
��������������������������������� �����������������������������������������
�������������������������������������� �����������������������������������
�������������������������������������� �����������������������������������
���������������������������������������� �������������������������������������
�����������������������
�������������������������������������� �����������������������������������������
����������������������������������������� ����������������������������������
������������ ����������������������������������������
�������������������������������������
������������������������������������������
��������������������
��������������������������
82 83
���������� ����������
� ������� ���������� ���������� ���������������� � ������� ���������� ���������� ����������������
� ��� ������������������� ������������������������������������������ �����������������������������������������
��������������������� ����������������������������������� ������������������������������
����������������������� ������������������������������ ����������������������������������
������������������������� ������������������������������������������ ���������������������������������������
������������������������ �������������������������������������
������������������������ ��������������������������������������
�������������������������������������������
���������������������������������������
������������������������������������
�����������������������������������
��������������������������������
����������������������������������������
����������������������������������
������������������������������������
� ��� ��������������������������� ���������������������������������� �����������������������������������������
��������������������� ��������������������������������� ����������������������������������
������������������������� �������������������������������� ����������������������������������������
������������������������ ��������������������������������
�������������������� ������������������������������������
������������������������
��������������������������
84 85
����������������������������������������������������������������������������
���������
������ ��������� ��������� ����������������
�� ������������������������ ����������������������������������� ������������������������������������������
���������������������� ��������������������������������������� ������������������������������������
������������������� ��������������������������������������� �����������������������������������
��������� ��������������������������������������
�������������������������������������� ��������������������������������������
������������������������������������������ ������������������������������������
��������������������������������������� ��������������������
���������������������������������������
������������������������������������������� ������������������������������������
������������������������������������������ ���������������������������������������
������������������������������������������� �������������������������������������
���������������������������������
������������������������������
������������������������������������� ���������������������������������������
�������������������������������������
������������������������������������������� ����������������������������������
������������������������������������������ �������������������������������������
������������������������������������������ ����������������������������������
�������������������������������������������� ���������������������
���������������������������������������
�������������������������������������������
������������������������
������������������������������ ����������������������������������������
��������������������������������������� ����������������������������������
������������������������������������� ����������������������������������������
�������������������������������� ��������
������������������������
������������������������������������ ����������������������������������������
��������������������������������������� ����������������������������������
�������������������������������������� ����������������������������������������
�������������������� ��������
�� ���������������� �������������������������������������� ����������������������������������������
���������������������� ��������������������������������������� ��������������������������������������
����������������������� ����������������������������������������� ������������������������������������
����������������������� ����������������������� ���������������������������������
���������������������� ���������������������������������������
���������� ������������������������������������������ ���������������������������������������
����������������������������� ����������������������������������
��������� �����������������������������������
��������������������������������������
�������������������������������������� ��������������������������������������
�������������������������������������
�������������������������������������
������������������
�������������������������������������������
���������
�����������������������������
�����������������������
������������������������������������������
�����������������������������������
��������������������������������������
������������������������������������
���������
��������������������������
84 85
���������� ����������
� ������� ���������� ���������� ���������������� � ������� ���������� ���������� ����������������
� ��� ���������������� ������������������������������������ �������������������������������������
������� ���������������������� ������������������������������������ ���������������������������������
����������������������� ����������������������������������� �����������������������������������
����������������������� ��������������������������������������� �������������������������������������
���������������������� ���������������������������������������� �������������������������������������
���������� ����������������������������������������� �������������
��������������������������������������
���������������������������������������
������������������������������������ ����������������������������������
����������������������������������� ��������������������������������
��������������������������������� ��������������������������������������
�������������������������������������������� ���������������������������������������
���������������������������������������� ���������������������������������������
������������������ �������������������������������
������������������������������������ ��������������������������������������
����������������������������������������� ���������������������������������
���������������������������������� ���������������������������������������
���������������������������������������� �����������������������������������������
������������������������������������
���������������������������������������
������������������������
������������������������������������ ��������������������������������������
������������������������������������������� ���������������������������������
������������������������������������������� ���������������������������������������
����������������������������������� �����������������������������������������
������������������������������������ ��������������������������������������
������������������������������������ ���������������������������������
���������������������������������������� ���������������������������������������
�������������������������������������� �����������������������������������������
�����������������������������������������
��������������������������������
������������������������������������ ��������������������������������������
������������������������������������ ���������������������������������
���������������������������������� ���������������������������������������
������������������������������������� �����������������������������������������
������������������������
������������������������������������ ��������������������������������������
������������������������������������ ���������������������������������
������������������������������������������� ���������������������������������������
����������������������������������������� �����������������������������������������
�����������
������������������������������������ ��������������������������������������
���������������������������������������� ���������������������������������
��������������������������������� ���������������������������������������
����������������������������������������� �����������������������������������������
����������������������������������������
�������������������������������������
��������������������
������������������������������ �������������������������������������������
����������������������������������� ���������������������������������������
���������������������������������� ��������������������������������������
��������������������������������������� �����������������
���������
�������������������������������������
���������������������������������������
��������
��������������������������
86 87
�����������������������������
���������� ����������
� ������� ���������� ���������� ���������������� � ������� ���������� ���������� ����������������
� ��� ������������������ ������������������������������������� �������������������������������
������������������������� ������������������������������������ ��������������������������������
���������� �������������������������������������� ������������������������������������
������������������������������������� �������������������������������������
��������������������������������������������� ����������������������������������������
������������������������������������
�������������������������������������
������������������������������������������
���������������������������������
�����������������������������������
�������������������������������������
����������������������������������������
�����������������������������������������
������������������������������������
�������������������������������������������
�����������������������������������������
������������������������������������������
�������������������������
�����������������������
����������
� ������� ���������� ���������� ����������������
� ��� ������������������ ������������������������������������ ����������������������������������������
���������������������� ����������������������������������������� ��������������������������������������
��������� ����������������������������������������� ������������������
��������������������������������������
�������������������������������������
�����������������������������������������
�������������������������������������������
��������
������������������������������������������ ����������������������������������������
�������������������������������������� ��������������������������������������������
������������������������������������������� �������������������������������
�������������
��������������������������
86 87
����������������������������������������������������
���������� ����������
� ������� ���������� ���������� ���������������� � ������� ���������� ���������� ����������������
� ��� ���������������������� �������������������������������������� ���������������������������������
������������������ ������������������������������������ ����������������������������������������
������������������������������������� �������������������������������������
�������������������������������������������� ���������������������������
��������������������������������
�����������������������������������
����������������������������������������� ����������������������������������������
��������������������������������������� ����������������������������������
����������������������������������� �������������������������������������
� ��� ����������������� �������������������������������������� ������������������������������������
��������������������� ������������������������������������������ ��������������������������������������
��������� ������������������������������������������ ���������������������������������
����������������������������������������
����������������������������������������
�����������������������������������������
����������������������
������������������������������������������ ����������������������������������������
��������������������������������������� ����������������������������������������
�����������
��������������������������
88 89
���������������������������������������������
����������
� ������� ���������� ���������� ����������������
� ��� �������������������� ����������������������������������� ����������������������������������������
�������������������� ��������������������������������� �����������������������������������
�������������� ���������������������������������������
����������������������� ���������������������������������������������
������ ������������������������������������
���������������������������������������
�������������������������������������
���������������������
� ��� ����������������������� ����������������������������������������� ����������������������������������������
��������������������� ���������������������������������������� �������������������������������������������
�������������������� �����������������������������������������
������������������� �������������������������������������
������ ����������������������������������������
����������������������������������
�������������������������
������������������������������������������ ����������������������������������������
��������������������������������������� �������������������������������������
�������������������������������������������� �������������������������������������������
����������������������������������� ������
����������������������������������������
�������������������������������������������
�������������������������������������
����������������������������������������
���������������������������������������
�����������������������������������������
���������������������������������������
���������������������������������������
�������������������������������������
����������������������������������������
����������������������������������������
�����������������������������������������
�����������������
���������������������������������������� ����������������������������������������
������������������������������������������ ������������������������������������������
�������������������������������������������
��������
���������������������������������������
����������
� ������� ���������� ���������� ����������������
� ��� �������������������������� ������������������������������������������� ����������������������������������
���������������������������� ����������������������������������� ���������������������������������������
������������������������ ��������������������������������������� ��������������������������
�����������������
88 89
Blank page inserted for reproduction purposes only.
90 91
APPENDIX C
Evaluation of the Partnership
Agreement’s Objectives and the
University’s Assertions Regarding Its
Progress in Meeting Those Objectives
Tables C.1 through C.4 on the following pages present
the objectives and indicators of the partnership
agreement, the University of California’s (university)
assertions regarding its progress in meeting each of the
objectives, and our evaluation of the agreement’s objectives and
indicators. We have listed the objectives in the tables by the
following categories:
• Table C.1—Objectives containing measurable targets the
university asserts it has met.
• Table C.2—Objectives containing measurable targets that
the university asserts it could not meet due to factors
outside its control.
• Table C.3—Objectives containing measurable targets
involving deadlines in the future.
• Table C.4—Objectives lacking clear and measurable targets.
90 91
92 93
������������������������������������������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
����������������������������������������������
�����������������������������������������������
�������������������������������������������
��������������
��
�
�������������������������������������
����������������������������������������������
���������������������������������������������
����������
�����������������������������������������������
���������������������������������������������
����������������������������������������
������������
���������������������������������������������
������������������������
��������������������������������������
�������������������������������������������������
��������������������������������������
���������������������������������������
��������������������������������������������
�����������������������������������������
��������������������������������������
����������������������������������������������
��������������������������������������
���������������������������������������������
�����������������������������������������
�����������������������������������������������
����������������������������������
��������������������������������������������� ������������������������������������������� ����������������������������������������� ������������������������������������������� ������������������������������������������� ���������������������������������������� ��������������������������������������� �������������������������������������
������������������������������
��������������������������������������������� ���������������������������������������������
���������������������������������������������
�������������������������������������������� ������������������������������������������ �������������������������������������������
�����������������������������������������������
��������������������������������
��������������������������
92 93
������������������������������������������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
�������������������������������������������
������������������������������������������
�������������������������������������������
�����������������
��
�
�����������������������������������������������
����������������������������������������
����������������������������������������������
���������������
����������������������������������������
�����������������������������������������
���������
�������������������������������������������
���������������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������������
���������������������������������������
�������������������������������������������
������������������������������������������������
�����������������������������������������
�������������������������������������������
�������������������������������������
�����������������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������������������
����������������������������������������
�����������������������������������������
���������������������������������������
��������������������������������������������
���������������������������������������
����������������������������������������������� ������������������������������������������������� ������������������������������������������������ ����������������������������������������������� ������������������������������������������ ��������������������������������������������� ������������������������������������������� ��������������������������������������������� ��������������������������������������������
����������������������������������������������
������������������������������������������
�����������������������������������
�����������������
���
�
����������������������������������������������
������������������������������������������
�����������������������������������������������
�������������
�����������������������������������������
������������������������������������������
�������������������������������������������
����������
���������������������������������������������
�������������������������������������������
��������������������������������������������
��������������
�����������������������������������������
���������
��������������������������������������������
�������������
�������������������������������������
��������������������������������������������
����������������
���������������������������������������������
����������������������������
�����������������������������������������
���������
��������������������������
94 95
������������������������������������������������������������������������������������������
������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
����������������������������������������������
�����������������������������������������������
��������������������������������������������
�������
��
�
���������������������������������������������
���������������������������������������������
�������������������������������������������
���������������
��������������������������������������������
���������������������������������������
�����������������������������������������
����������
�������������������������������������
����������������������������������������������
���������������������������������������
����������������������������������������������
��������������������������������������������
���������������������������������������������
�������������������������������������������������
�������������������������������������������������
����������������������������������������������
�����������������������������������������������
�������������������
��������������������������������������������
����������������������������������������������
����������������������������������������������
����������������������������������������������
���������������������������������������������
������������������������������������������
����������������������������������������
������������������������������������������ ���������������������������������������������
��������������������������������������������������
���������������������������������������������
���������������������������������������
�����������
����������������������������������������������� ����������������������������������������
������������������������������������������
�������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������
�������������������������������������������� ����������������������������������������
�������������������������������������������
�������������������������������������������
����������������������������������������������
�������������������������������������
��������������������������������������������
������������������������������������������
�����������������������������������������������
��������������������������������������������
������������������������������������������������
����������������������������������������������
���������������������������������������
�����������������������������������������
���������������������������������������������
��������������������������������������������
�������������������������������������������
���������������������������������������������
������������������������������������
���������������������������������������������
��������������������������������������
������������������������������������������� ���������������������������������������� ���������������������������������������������� ����������������������������������������������� ����������������������������������������������� ��������������������������������������������� ������������������������������������������
����������������������������
��������������������������
94 95
������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������
������������������������������������������
�
�
����������
��������������
����������������������������
���������
���������
������
����������������������������������������������
���������������������������������������
��
��������������������������������������
��
����������������
��
�����������������������������������������������
�������������������������������������������
���������������������������������������
������������
��������������������������������������������������
��������������������������������������������
�����������������������������������������
����������
����������������������������������������������
�����������������������������������
�������������
�����������������������������������������������
�������������������������������������
����������
�������������������������
�����������������������������������
���������������
��������������������������������������
����������������
�������������������������������������������������
�������������������������������������
��������������
�����������������������������������������
�����������������������������������������
����������
��������������������������������������
��������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������������
�������������������������������������
���������������������������������������
�����������������������������������������������
���������������
������������������������������������� ������������������������������������������
������������������������������������
��
�������������������������������������
��
����������������������������������������������
�����������������������������������������
�������������������������������������
��������������������������������������������
��������������������������������������
���������������������
�����������������������������������������
�����������������������������������
�������������������������������������������������
�������������������������������������
�������������������������������
����������������������������������������� ����������������������������������������������
���������������������������������������������
���������������������������������������
�������������������������������������
�������������������������������������
�������������������������������������������
���������������������
��������������������������������������������� ������������������������������������������
��������������������������������������
��������������������������������������
����������������������������������������������
����������������������������������������������
������������������������������������������������
������������������������������������������������
������������������������������������������������
��������������������������������������������
��������������������������������������������
�������������������������������������������
����������������������������������������������
������������������������������������������
�����������������������������������������������
������������������������������������������������
�����������������������������������������������
������������������������������������������������
��������������������������
����������������������������������������������� ���������������������������������������������
������������������������������������
��
����������������������������������
��
����������������������������������������
�����������������������������������
�����������������������������������������
��������������������������������������������
�����������������������������������������
�������������������������������������������������
����������������������������������
������������������������������������������� ��������������������������������������������
��������������������������������������
��
������������������������������������
��
���������������������������������������������
����������������������
����������������������������������������
��������������������������������������������
�����������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������
������������������������������������������
��������������������������
96 97
������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
�����������������������������������������
������������������������������������������
���
����������������������������������
���
��
�
������������������������������������������
���������
�������������������������������������������
��������
�
������������������������������������������������
���������������������������������������������
���������������������������������������
����
���������������������������������������
���
����������������������������������������������
���������������������������
�����������������������������������������
�����������������������������������������������
��������������������������������������������
����������������������������������������������
������������������������������������
�����������������������������������������������
����������������������������������������
����
���������������������������������������
���
���������������������������������������������������
�������������������������
������������������������������������������
�����������������������������������������������
���������
�������������������������������������������
�������������������������������������������������
�����������������������������������������
����
��������������������������������������
���
���������������������������������������
����������������������
�������������������������������������
���������������������������������������
���
��������������������������������������
���
�������������������
�����������������������������������������
������������������������������������
���������������������������������������
����������������������������������������������
�����������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������������
���������������������������������������
�������������������������������������
��������������������������
������������������������������������
����������������������������������������� ��������������������������������������� ������������������������������������������� �������������������������������������������
��������������������������������������
������������������������������
����������������������������������������������� ��������������������������������������������� ����������������������������������������������
���������������������������������������
��������������������������
96 97
�������������������������������������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
������������������������������������������
����������������������������������������
���
��������������������������������
���
����������������
��
�
������������������������������������������
������������������������������������������
�����������������������������������
������������
����������������������������������������
��������������������������������������
�������������������������������������������
�������������
��������������������������������������������
����������������������������������������
�������������������������������������
������
����������������������������������������������
���������������������������������������
���������������������������������������
����������
�������������������������������������������
�������������������������������������
��������������������������������������
��������������
�������������
�������������������������������������
��������
����������
����������������������������������������
������������
������������������������������������������
�������������������������
����������������
��������������������������������������������
����������������
�����������������������������������������������
�����������������������������������
���
���������������������������������������������
���
�������������
���������������������������������������������
�������������������������������������������
������������������������������������������
��������������
��������������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������������
����������������
�����������������������������������������
��������������������������������������
���������������������������������������������
�
��������������������������������������
������������������������������������
���
����������������������������������������
���
���������������������������������������
��������������������������������������
�������������������������������������������
���������������������������������������������
���������������������������������
���������������������������������������
��������������������������������������������
���������������������������������������
������������������������������������
�����������������������������������������������
���������������������������������������
���������������������
������������������������������������������
�������������������������������������
����������������������
����������������������������������������
����������������������
��������������������������������������
���
�����������������������������������
���
������������������������������������
��������������������������������������
��������������������������������������
�������������������������������������������
����������������������������������������
������������������������������������������
����������������������������������������������
��������������������
������������������������������������������
��������������������������������������
����������������������������������������� ����������������������������������������� ��������������������������������������������� ������������������������������������������
��������������������
��������������������������
�
98 99
�������������������������������������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
��������������������������������
���
�������������������������������������
���
�
�
���������������������������������������������
��������������������������������������������
�������
�
�����������������������������������������
������������������������������������������
�������������������������������������
�������������������������������������������
����������������������������������������� �������������������������������������� ������������������������������������� ������������������������������������ ����������������������������������������� �������������������������������������� ��������������������������������������� �������������������������������������
��������������������������������
���������������������������������������� ���������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������ ������������������������������������
������������������������������������������� ����������������������������������������
����������������������������������������������
����������������������������������������������
������������������������������������������
���������������
���
�
��������������������������������������������
�����������������������������������������
���������������������������������������������
����������������
����������������������������������������������
������������������������������������������������
������������������������������������������
������������
���������������������������������������������
����������������������������������������
�������������������������������������������
�������������
������������������������������������������������
������������������������������������������������
������������������������������������������������
����������
����������������������������������������������
���������������������������������������������
�������������������������
��������������
����������������������������������������������
���������������������������������������������
�����������
��������������������������������������������������
�����������������������������������������������
���������������������������������������������
�����������
��������������������������������������������
�������������������������������������������
��������������������������������������������
�������������
�����������������������������������������������
���������������������������������������������
������������������������������������������
����������������
������������������������������������������
���������������
����������������������������������������������
��������
���������������������������������������
������������������������������������������ ����������������������������������������������
���������������������������������������
��������������������������
98 99
�������������������������������������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
����������������������������������������������
����������������������������������������������
���
�����������������������������������
���
���������
���
�
��������������������������������������������������
�����������������������������������������
���������������������������������������
�����������
�����������������������������������������������
��������������������������������������
���������������������������������������
�����������
�����������������������������������������������
������������������������������������
��������������������������������������
���������������
����������������������������������������������
���������������������������������������
������������������������������������������
���������������
�������������������������������������������
��������������������������������������
�����������������������������������������
���������
������������������������������������������
����������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������������������
�����������������
������
��������������������������������������������� ����������������������������������������������
����������������������������������������������
���
��������������������������������������
���
���������������������������������������������������
��������������������������������������
������������������������������������
��������������������������������������
������������������������������������������
�������������������������������������������
��������������������������������
������������������������������������������
����������������������������������������
������������������������������������������
��������������������������������������������������
�������������������������������������������
���������������������������������������������
���������������������������������������
��������������������������������������
������������������������������������������������
��������������������������������������
���
��������������������������������
���
������������������������������������������
������������������������������������
���������������������������������������
���������������������������������������
���������������������������������������
�������������������������������������������������
��������������������������������������
�����������������������������������������
�����������������������������������������������
����������������������������������������
�������������
�����������������������������������������������
���������������������������������������
����������������������������������������
����������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������������������
��������������������������������������������������
����������������������������������������� ��������������������������������������
����������������������
���������������������������������
���
������������������������������������
���
��������������������������������������������
���������������������������������������
������������������������������������������
��������������������������������������
���������������������������������������
��������������������
������������������������������������ ������������������������������������������� ������������������������������������ ���������������������������������������� ���������������������������������������� ����������������������������������������� ������������������������������������������ ���������������������������������������
��������������������������
100 101
�������������������������������������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
����������������������������������������������
��������������������������������������������
�����������������������������������������
����������
���
�
�������������������������������������������
������������������������������������������
���������������������������������������������
��������
������������������������������������������������
��������������������������������������
������������������������������������������
�������������
��������
����������������������������������������������
��������������������������������������������
������������
������������������������������������������
�������������������������������������������
����������
�����������������������������������������������
���������������
�������������������������������������
��������������������������������������������
������������������������������������������������
����������������������������������������
�������������������������������������������
�����������������������������������������������
�����������������������������������������������
�������������������������������������
�����������������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������������������� ������������������������������������������������
����������������������������������������������
�����������������������������������������������
���������������������������������������������
���������������������������������������������
�����������������������������������������������
�����������������������������������������������
�����������������������������������������������
��������
��������������������������
100 101
����������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
����������������������������������������������
����������������������������������������
���
���������������������������������������������
���
����������������
��
�
������������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������������
�����������
������������������������������������������������
������������������������������������������
��������������������������������������������
������������
�����������������������������������������������
������������������������������������������
����������������������������������������������
�����������������
�����������������������������������������������
���������������������������������������
�������������������
��������������
���������������������������������������������
�����������������������������������������
�
������������������������������������������������
���������������������������������������
�
������������������������������������������������
����������������������������������������
�������������������������������������������
����������������������������������������
���������������������������������������������
���������������
������������������������������������������������� ��������������������������������������������
����������������������������������
���
��������������������������������
���
���������������������������������������������������
��������������������������������������
��������������������������������
������������������������������������������������
������������������������������������
�����������������������������������
������������������������������������������
�����������������������������������
����������������������������������������
�������������������������������������������
���������������������������������������
��������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������������������
�����������������������������������
�����������������������������������������
��������������������������������������
�������������������������������������������
�����������������������������������������
�����������������������������������������
��������������������������������������
�������������������������������������������������
�������������������������������������
���������������������������������
�������������������������������������������
����������������������������������������
�����������������������������������������������
�������������������������������������
���������������������������������������
���������������������������������������
���������������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������
���������������������������������������� ��������������������������������������������
���������������������������������������
����������������������������������������
�����������������������������������������
�����������
������������������������������������������ ��������������������������������������������
���������������������������������������
���
�������������������������������������
���
�������������������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������������
�������������������������������������������
��������������������������������������
�������������������������������������������
������������������������������������������������
������������������������������������
���������������������������������������
������������������������������������������������
���������������������������������������
�����������
���������������������������������������������
��������������������������
����������������������������������������������� ����������������������������������������������
����������������������������������
������������������������������������������������� ������������������������������������������ ��������������������������������������������� ��������������������������������������� �������������������������������������������� �������������������������������������������
��������������������������
102 103
����������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
�����������������������������������������������
�
�
��������������������������������������������
�������
�
�������������������������������������������� ���������������������������������������������� ������������������������������������������������� ����������������������������������������
�������������
������������������������������������������
�����������������������������������
�����
��������������������������������������
���
����������������
��
�
���������������������������������������������
������������������������������������������
����������������������������������������
���������������
�����������������������������������������������
����������������������������������������
�������������������������������������
����������������
��������������������������������������������
����������������������������������������
���������������������������������������
���������������
�������������������������������������������������
�������������������������������������
����������������
���������������������������������������������
���������������������������������������
�����������������������������������������
���
�����������
�����������������������������������������������
��������������������������������������
������������������������������
����������������
�������������������������
�����������������������������������������
������������������
���������������������������������������
���������������������������������������
���
������������
�����������������������������������������
��������������������������������������������
����������������������������������������
�����������������
����������������������������������������������
���������������������������������������
�������������������������������������
�������������
������������������������������������������
������������������������������������������
����������������
��������������������������������������
���������������������������������������
�����������
�������������������������������������������
�������������������������������������
��������������
�������������������������������������������
�����������������
������������������������������������������������
�������������������������������������������
���
����������������������������������������
���
�������������
��������������������������������������������
�����������������������������������������
����������������������������������������
����������
�����������������������������������������������
������������������������������������
������������������������������������������
���������������
�����������������������������������������
�������������������������������������������
����������������������������������
�������
����������������������������������������
�����������������
����������������������������������������������� ������������������������������������������
��������������������������������������
���
�������������������������������������
���
������������������������������������������
�����������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������������
����������������������������������������
�������������������������������
����������������������������������������������
����������������������������������������
���������������������������������������������
�������������������
���������������������������������������������� �������������������������������������������
�����������������������������
��������������������������
102 103
����������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
��������������������������������������������
���������������������������������������������
�������������������������������������������
��������
��
�
�������������������������������������������������
�����������������������������������������
��������������������������������������������
������������
����������������������������������������������
���������������������������������������������
������������
�����������������
�����������������������������������������������
��������������������������������������������
�������������������������������������������������
�������������������������������������������
����������������������������������������������
������������������������������������������������
�����������������������������������������������
���������������������������������������������
��������������������������������������������
�����������������������������������������
��������������������������
������������������������������������������������ �������������������������������������������
�����������������������������������������
������������������������������������������������
������������
�����������������������������������������
����������������������������������������������
����������������������������������������
���������
��
�
���������������������������������������������
�����������������������������������������������
����������������������������������������������
������������
��������������������������������������������
����������������
��������������������������������������������������
��������
�������������������������������������������� ��������������������������������������������� ���������������������������������������������� ���������������������������������������������
�������������������������������������������
�������������������������������
�����������������������������������������
������������������������������������������������� ��������������������������������������������� �������������������������������������������� ��������������������������������������������� �������������������������������������������
��������
��������������������������
104 105
����������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
���������������������������������������������
������������������������������������������
���
��������������������������������������������
���
����������������
��
�
���������������������������������������������
��������������������������������������
���������������������������������������
�����������������
�����������������������������������������������
�������������������������������������������
��������������������������������
�����������
��������������������������������������������
����������������������������������������������
�������������������������������������������
���������
��������������������������������������
����������������������������������������
���������������������������������������
���������
�����������������������������������������������
�������������������������������������
������������
����������
������������������������������������������
�����������������������������������������
���������������
������������������������������������������
���������������������������������������������
�����������
���������������������������������������������������
�������������
�����������������
���������������������������������������������
������������
������
�������������������������������������
�����
����������������������������������������
���
���������������
�������������������������������
��������������
����������������������������������������
�����������������������������������������
���������������������������������
���
�������������
�����������������������������������������
����������������������������
�����������������������������������������
�������������
���������������������������������������������
�����������������������������������������
�����������
����������������������������������������������
���������������������������
��������������
���������������������������������������������
�����������
������������������
���������������������������������������
���
�����������
��������������������������������������
��������������
�������������������������������������������������
�����������������������������������������
���������������
�������������������������������������������
���������������������������������������
��������������
���������������������������������������������
��������������������������������������
������������
�����������������������������������������
���������������������������������������
����������������
���������������������������������������������
���������������������������������������
������������
���������������
��������������
�������������������������������������������������
�����������
�����������������������������������������������
���������������������������������
���
���������������������������������������
���
�������������
����������������������������������������
������������������������������������
������������������������������
�������������������������������������������������
�������������������������������������
�����������������������������������
����������������������������������������������
������������������������������������
���������������������������������
�������������������������������������
��������������������������������������������
���������������������������������������
���
��������������������������������������
���
��������������������������������������������
��������������������������������������������
���������������������������������������
�������������������������������������
�������������������������������������������
������������������������������������
��������������������������������
������������������
��������������������������
104 105
����������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
�������������������������������������������
������������������������������������������
���
����������������������������������������
���
����������
���
�
��������������������������������������
������������������������������������
������������������������������������������
���������������
�������������������������������������
����������������������������������������
���������������������������������������
����������������
��������������������������������������������
�����������������������������������������
����������������������������������
��������������
���������������������������������������
����������������������������������������
������������������������������������������
������������
�����������������������������������������������
���������������������������������������
�����������������������������������
�����������
������������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������
������������
���������������������������������������������
��������������������������������������
����������������������������������������
������������������
���������������������������������������������
���������������������������������������������
��������������������������������������
�����������
��������������������������������������������
�����������������������������������������
�������������������������������������������
�����������������
�������������������������������������������������
���������������������������������
��������������
������������
�����������������������������������������������
���������������������������
��������������
����������������������������������������������
�
������������������������������������
����������������������������������������
���
���������������������������������������
���
�����������������������������������������
������������������������������������
����������������������������������������������
�����������������������������������
���������������������������������������������
����������������������������������������������
��������������������������������
������������������������������������
�
���������������������������������������
������������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������������
��������������������������������������������
������������������
����������������������������������������������
�������������������������������������������
�������������������������������������������
���������������������������������������
����������������������������������������������
��������������������������������������
������������������������������������������� ����������������������������������������
�������������������������������������������
���
�����������������������������������������
���
�����������������������������������������
����������������������������������������������
�����������������������������������������
���������������������������������������
�������������������������������������
����������������������������������������
�����������������������������������������������
���������������������������������������
�������������������������������������������
���������������������������������������������
��������������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������������������
������������������������������������
������������������������������������������
���������������������������������������
����������������������������������������
����������������������������������������� �����������������������������������������
������������������������������������������
���������������������������������������
������������������������������������������
�����������������������������������������
��������������������������������������������
�����������������������������������������
��������������������������������������� ��������������������������������������������
��������������������������������������
���
������������������������������������
���
����������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������������
����������������������������������������������
��������������������������������
���������������������������������
���������������������������������������������� �������������������������������������������
����������������������������������������������
���
���������������������������������������
���
�����������������������������������������������
����������������������������������������
������������������������������������
����������������������������������������������
���������������������������������������
�������
�
��������������������������
� �� �������
106 107
����������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
���������������������������������������������������
������������������������������������������
��
�
�����������������������������������������������
�����������������������������������������
�������
�
������������������
��������������������������������������� ���������������������������������������
�
��������������������������
���������������������������������������������
������������������������������������������
���
�����������������������������������������
���
���������������
���
�
�����������������������������������������������
�����������������������������������������
�����������������������������������������
���������������
�����������������������������������������������
�����������������������������������
���������������������������������
�����������
���������������������������������������������
���������������������������������������
������������������������������������������
����������
����������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������
���������������
���������������������������������������������
�����������������������������������������
����������������������������
����������
�����������������������������������������
����������������������
�������������
��������������������������������������������
������������
�������������������������������������������
�����������������������������������
���
���������������������������������������
���
�
����������������������������������������������
������������������������������������
�������������������������������������
�����������������������������������������
�������������������������������
������������������������������������������
����������������������������������������������
�������������������������������������
����������������������������������������
�����������������������������������������������
�����������������������������������
��������������������������������������������������
����������������������������������
�������������������������������
���
�����������������������������������������������
����������������������������������
���������������������������������
���������������������������������������������
�������������������������������������
����������������������������������������
�������������������������������������������������
����������������������������������������
���������������������������������
�����������������������������������������������
�������������������������������������
��������������������������������������������
������������������������������������
����������������������������������
���
�����������������������������������������������
�������������������������������������
��������������������������������������
����������������������������������������������
��������������������������������������
���������������
�����������������������������������������
���������������������������������������
��������������������������������������������
��������������������������������������
�������������������������������������
���
�������������������������������������������
�������������������������������������������
���������������������������������
�������������������������������������� ������������������������������������
�����������������������������������������
�����������������������������������
�������������������������������������������
�������������������������������������
���������������������������������������������
��������������������������������������
�����������������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������������
��������������������������������������
��������������������������������������������
����������������������������������������
���������������������������������������������
����������������������������������������������
��������������������������������������������
������������������������������������������
�����������������������������������������
�������������������������������������
������������������������������������������������
�����������������������������������������������
���������������������������������������������������
������������������������������������������
��������������������
���������������������������������������
���������������������������������
��������������������������
106 107
����������������������������������������������������������
������������������������������������������
�
�
����������
��������������
����������������������������
���������
���������
������
������������������������������������������
����
��
���������������������������������������������
�������
���������������������������������������� �������������������������������������������� ������������������������������������������� ��������������������������������������
�����������������������������������������
���������������������������������������
���������������������������������������������
�������������
��
��������������������������������������������
������������������������������������������
��������������������������������������������
��������������
�������������������������������������������
�������������������������������������������
���������
������������
����������������������������������������
�������������������������������������������
������������
�������������������������������������������
��������������������������������������������
������������
����������������������������������������
��������������������������������������������
��������������
����������������������������������������������
������������������������������������
���������������
�������������������������������������
����������������������������������������
����������������
��������������������������������������������
����������������������������������������
���������
�����������������������������������������
���������������������
������������������������������������������������
���������������������������������������������� �����������������������������������������������
��������������������������������������������������
��������������������������������������������������
�������������������������������
����������������������������������������������
������������������������������������������
��
������������������������������������
��
������������������
��
������������������������������������������
������������������������������������
�����������������������������������������
������������
����������������������������������������������
����������������������������������������
���������
����������
���������������������������������������������
���������������������������������������
���������
�������������������������
������������������������������������
��
������������������������������������������
��
����������������������������������������
���������������������������������������
��������������������������������������
������������������������������������������������
������������������������������������
�������������������������������������������
���������������������������������������������
�������������������������������������
������������
�������������������������������������
��������������������
��������������������������
108 109
����������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
�������������������������������������
�����������������������������������
���
��������������������������������������
����
���������
���
�
����������������������������������������������
�������������������������������������������
������������������������������������
�������������
�����������������������������������������������
����������������������������������
�������������������������������������
���������
������������������������������������������
��������
��������������������������������������������
���������
������������������������������������������
��������������������������������
���������������������������������������������
�����������������������������������
�������������������������������������������
������������������������������������������������
��������������������������������������������
����
�����������������������������������������
���
���������������������������������������������
��������������������������������������
���������������������������������������
��������������������������
������������������������������������
�����������������������������������
�����������������������������������
������������������������������������������������� ��������������������������������������������������
�����������������������������������������
���������������������������������������������� ��������������������������������������������� �������������������������������������������������
����������������
�������������������������������������������
����������������������������������������
��������������������������������������
���
���������
���
�
�������������������������������������������
����������������������������������������������
������������������������������������������
�����������������
�������������������������������������������
����������������������������������������������
������������������������������������������
������������
������������������������������������������
���������������������������������������
����������������������������������������
���������
������������������������������������������
��������������������������������������������
����������������������������������������
���������������������������������������������
�������������������������������������������
��������������������������������������������
�������������������������������������������
����������������������������������������������
�������������������
������������������������������������������������
��������������������������������������������
������������������������������������������������
���������
������������������������������������������
���
��������������������������
���������������������������������������
�����������
�������������������������������������������������
���������������������������������������� ����������������������������������������
������������������������������������������������ ��������������������������������������������� ������������������������������������������������ ��������������������������������������������� ��������������������������������������������� ������������������������������������������������ ������������������������������������������������ ���������������������������������������������
��������������
��������������������������
108 109
����������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
����������������������������������������������
��������������������������������������
���
�����������������������������������������
���
����������������
���
�
������������������������������������������
��������������������������������������
����������������������������������������
���������������
����������������������������������������������
����������������������������������������
�����������������������������������������
�������������
��������������������������������������������
���������������������������������������������
�������������������������������������
�����������
������������������������������������������������
�����������������������������������������
���������������������������������������
���������
��������������������������������������������
�����������������������������������
������������������������������������������
���������������
����������������������������������������������
����������������������������������������
�������������������������
����������
�����������������
�������������������������������������� ��������������������������������������������
�������������������������������������������������
���������������������������������
�����������������������������������������������
������������
����������������������������������������������� �������������������������������������������������
�������������������������������������������
���
������������������������������������������
���
������������������������������������������������
����������������������������������������
���������������������������������������
��������������������������������������������
�������������������������������������������
�����������������������������������������
�������������������������������������
�������������������������������������
������������������������������������������
�����������������������������������������
�����������������������������������
�����������������������������������������
������������������������������������������
����������������������
�������������������������������������������� ����������������������������������������� �������������������������������������������
���������������������������������������������
�������������������������������������
����������������������������������������
���
����������������������������������������
���
��������������������������������������
������������������������������������������
������������������������������������
�����������������������������������������������
���������������������������������������
�
���������������������������������������������
�����������������������������������������������
�������������������������������������
�������������������������������������������
������������������������������������
��������������������������
110 111
����������������������������������������������������������
�
�������������������������������������������
�
�
�����������
��������������
�����������������������������
����������
����������
�������
�
����������������������������������������������
�������������������������������������������
�����������������������������������������������
��������
���
�
�����������������������������������������
�����������������������������������������
������������������������������������������
��������������
�������������������������������������������
���������������������������������������������
����������������������������
�����������������
����������������������������������������������
�����������������������������������������
���������������
��������������������������������������������
�������������������������������������������
�������������
���������������������������������������������
�����������������������������������������
�������������������
������������������������������������������
����������������������������������
���������
����������������������������������������
�������������������������������������������
�������������������������������������������� ����������������������������������������������
����������������������������������������
����������������������������������������������
���������������������������������������������
�������������������������������
APPENDIX D
TABLE D.1
The University’s Expenditures, by Category, as a Percentage of Total Expenditures for the
Months of October 1997 and October 2001
Category October 1997 October 2001 Difference
Primary mission/academic salaries
Instruction 45.9% 44.3% (1.6)%
Research 4.0 3.7 (0.3)
Public service 1.4 1.3 (0.1)
Totals 51.3 49.3 (2.0)
Support salaries
Primary mission/direct support
Instruction 11.0 11.6 0.6
Research 3.5 3.9 0.4
Public service 0.8 2.2 1.4
Subtotals 15.3 17.7 2.4
Indirect support
Academic support 14.3 13.3 (1.0)
Institutional support 11.8 12.8 1.0
Operation and maintenance of plant 4.0 3.7 (0.3)
Other* 3.3 3.2 (0.1)
Totals 48.7 50.7 2.0
Grand Totals 100.0% 100.0% 0.0%
* This includes student financial aid, auxiliary enterprises, student services, summer session, provisions for allocations, and items
not otherwise allocated to a particular expenditure category.
110 111
Blank page inserted for reproduction purposes only.
112 113
APPENDIX E
Expenditures by Job Classification for
October 1997 Through October 2001
Table E.1 provides details of the change in the University
of California’s (university) salary expenditures between
October 1997 and 2001 by job classification. As shown in
Table 7 in Chapter 2, and Table E.1, a significant portion of the
increase in expenditures was found in the support classifications.
Specifically, spending for support salaries increased by 45 percent
while spending for academic salaries increased by 34 percent. In
Chapter 2, we analyze some of the significant increases within
the expenditure categories by job classification.
Tables E.2 through E.8 provide details of the change in the
university’s salary expenditures between October 1997 and
2001 by job classification and by the expenditures categories
(instruction, research, public service, academic support,
institutional support, operation and maintenance of plant,
and other) and are the supporting details for Table E.1 and
Tables 5 through 7 in Chapter 2. The level of detail provided
by Tables E.2 through E.8 is necessary for an adequate
understanding of the increases in expenditures shown
in Table E.1 and Tables 5 through 7. For example, of the
$7.2 million increase in support salaries for instruction shown
in Table E.2, $3.8 million related to fiscal, management, and
staff services staff; $1.1 million related to student services staff;
$1.0 million related to management; and $0.7 million related to
academic administrative officers.
The tables presented in this appendix also provide the
information necessary to determine which expenditure
category (instruction, research, etc.) contributed the most to
the total salary expenditure increases, by job classifications,
as shown in Table 7 in Chapter 2. For example, that table
shows that monthly salary expenditures for management
increased by 77 percent from $7.8 million to $13.8 million.
Tables E.2 through E.8 show that the increase was spread across
the expenditure categories, with $1.0 million in instruction,
$0.3 million in research, $0.5 million in public service,
112 113
$1.1 million in academic support, $2.8 million in institutional
support, $0.1 million in operation and maintenance of plant,
and $0.2 million in other.
Tables E.2 through E.8 also display the variety of occupational
groups that can be charged to various expenditure categories in
the university’s financial statements. For example, protective
services, food and linen services, and maintenance, fabrication,
and operations salaries can be charged to instruction.
Additionally, lecturers and student services can be charged
to research. Finally, of the 13 job classifications that we
considered to be support job classifications, between 11 and
13 were included in each of the seven expenditure categories.
114 115
TABLE E.1
Total Expenditures by Job Classification
(In Thousands of Dollars)
Percentage
October 1997 October 2001 Difference Change
Academic Salaries
Faculty—ladder ranks $ 43,791 $ 58,789 $14,998 34.2%
Faculty—acting ranks 368 485 117 31.8
Faculty—lecturers 4,884 6,939 2,055 42.1
Other faculty 4,055 5,564 1,509 37.2
Student assistants 13,443 16,971 3,528 26.2
Research 4,435 6,348 1,913 43.1
Librarians 2,140 2,491 351 16.4
Cooperative extension 1,892 2,332 440 23.3
University extension 6 19 13 216.7
Other academic personnel 1,011 1,733 722 71.4
Subtotals 76,025 101,671 25,646 33.7
Support Salaries
Student services 3,430 6,015 2,585 75.4
Clerical and allied services 17,735 19,973 2,238 12.6
Food and linen services 18 22 4 22.2
Communication, arts, and graphics 1,697 2,143 446 26.3
Architecture, engineering, and allied services 1,602 2,096 494 30.8
Fiscal, management, and staff services 19,477 32,923 13,446 69.0
Maintenance, fabrication, and operations 5,878 6,975 1,097 18.7
Health care and allied services 270 518 248 91.9
Sciences, laboratory, and allied services 3,304 3,787 483 14.6
Protective services 1,200 1,705 505 42.1
Management 7,799 13,819 6,020 77.2
Academic administrative officers 1,840 2,935 1,095 59.5
Other* 181 466 285 157.5
Subtotals 64,431 93,377 28,946 44.9
Totals $140,456 $195,048 $54,592 38.9%
* Includes positions not otherwise identified by the university.
114 115
TABLE E.2
Instruction Expenditures by Job Classification
(In Thousands of Dollars)
Percentage
October 1997 October 2001 Difference Change
Academic Salaries
Faculty—ladder ranks $43,160 $ 58,100 $14,940 34.6%
Faculty—acting ranks 368 485 117 31.8
Faculty—lecturers 4,804 6,774 1,970 41.0
Other faculty 3,187 4,362 1,175 36.9
Student assistants 11,838 14,717 2,879 24.3
Research 473 861 388 82.0
Librarians 28 35 7 25.0
Cooperative extension 0 0 0 0.0
University extension 4 17 13 325.0
Other academic personnel 632 1,108 476 75.3
Subtotals 64,494 86,459 21,965 34.1
Support Salaries
Student services 1,029 2,107 1,078 104.8
Clerical and allied services 5,471 5,758 287 5.2
Food and linen services 0 1 1 100.0
Communication, arts, and graphics 532 566 34 6.4
Architecture, engineering, and allied services 458 594 136 29.7
Fiscal, management, and staff services 4,737 8,504 3,767 79.5
Maintenance, fabrication, and operations 694 702 8 1.2
Health care and allied services 91 127 36 39.6
Sciences, laboratory, and allied services 1,081 1,135 54 5.0
Protective services 3 4 1 33.3
Management 705 1,654 949 134.6
Academic administrative officers 581 1,305 724 124.6
Other* 21 104 83 395.2
Subtotals 15,403 22,561 7,158 46.5
Totals $79,897 $109,020 $29,123 36.5%
* Includes positions not otherwise identified by the university.
116 117
TABLE E.3
Research Expenditures by Job Classification
(In Thousands of Dollars)
Percentage
October 1997 October 2001 Difference Change
Academic Salaries
Faculty—ladder ranks $ 333 $ 425 $ 92 27.6%
Faculty—acting ranks 0 0 0 0.0
Faculty—lecturers 1 8 7 700.0
Other faculty 613 165 (448) (73.1)
Student assistants 828 1,235 407 49.2
Research 3,677 5,021 1,344 36.6
Librarians 54 68 14 25.9
Cooperative extension 30 59 29 96.7
University extension 0 1 1 100.0
Other academic personnel 94 155 61 64.9
Subtotals 5,630 7,137 1,507 26.8
Support Salaries
Student services 15 38 23 153.3
Clerical and allied services 1,240 1,659 419 33.8
Food and linen services 12 16 4 33.3
Communication, arts, and graphics 126 215 89 70.6
Architecture, engineering, and allied services 125 207 82 65.6
Fiscal, management, and staff services 1,094 2,273 1,179 107.8
Maintenance, fabrication, and operations 524 553 29 5.5
Health care and allied services 6 155 149 2,483.3
Sciences, laboratory, and allied services 1,103 1,231 128 11.6
Protective services 0 0 0 0.0
Management 222 541 319 143.7
Academic administrative officers 451 617 166 36.8
Other* 5 58 53 1,060.0
Subtotals 4,923 7,563 2,640 53.6
Totals $10,553 $14,700 $4,147 39.3%
* Includes positions not otherwise identified by the university.
116 117
TABLE E.4
Public Service Expenditures by Job Classification
(In Thousands of Dollars)
Percentage
October 1997 October 2001 Difference Change
Academic Salaries
Faculty—ladder ranks $ 2 $ 3 $ 1 50.0%
Faculty—acting ranks 0 0 0 0.0
Faculty—lecturers 0 6 6 100.0
Other faculty 2 50 48 2,400.0
Student assistants 14 100 86 614.3
Research 41 120 79 192.7
Librarians 0 0 0 0.0
Cooperative extension 1,862 2,224 362 19.4
University extension 0 1 1 100.0
Other academic personnel 86 128 42 48.8
Subtotals 2,007 2,632 625 31.1
Support Salaries
Student services 32 1,016 984 3,075.0
Clerical and allied services 238 781 543 228.2
Food and linen services 0 0 0 0.0
Communication, arts, and graphics 176 336 160 90.9
Architecture, engineering, and allied services 5 5 0 0.0
Fiscal, management, and staff services 191 965 774 405.2
Maintenance, fabrication, and operations 14 17 3 21.4
Health care and allied services 12 37 25 208.3
Sciences, laboratory, and allied services 162 203 41 25.3
Protective services 0 0 0 0.0
Management 191 732 541 283.2
Academic administrative officers 61 128 67 109.8
Other* 4 44 40 1,000.0
Subtotals 1,086 4,264 3,178 292.6
Totals $3,093 $6,896 $3,803 123.0%
* Includes positions not otherwise identified by the university.
118 119
TABLE E.5
Academic Support Expenditures by Job Classification
(In Thousands of Dollars)
Percentage
October 1997 October 2001 Difference Change
Academic Salaries
Faculty—ladder ranks $ 279 $ 258 $ (21) (7.5)%
Faculty—acting ranks 0 0 0 0.0
Faculty—lecturers 74 144 70 94.6
Other faculty 249 982 733 294.4
Student assistants 686 692 6 0.9
Research 197 258 61 31.0
Librarians 2,054 2,386 332 16.2
Cooperative extension 0 0 0 0.0
University extension 2 0 (2) (100.0)
Other academic personnel 168 235 67 39.9
Subtotals 3,709 4,955 1,246 33.6
Support Salaries
Student services 811 983 172 21.2
Clerical and allied services 5,563 6,166 603 10.8
Food and linen services 6 5 (1) (16.7)
Communication, arts, and graphics 450 526 76 16.9
Architecture, engineering, and allied services 145 192 47 32.4
Fiscal, management, and staff services 4,965 7,313 2,348 47.3
Maintenance, fabrication, and operations 365 344 (21) (5.8)
Health care and allied services 159 188 29 18.2
Sciences, laboratory, and allied services 943 1,188 245 26.0
Protective services 27 25 (2) (7.4)
Management 2,114 3,209 1,095 51.8
Academic administrative officers 739 795 56 7.6
Other* 19 105 86 452.6
Subtotals 16,306 21,039 4,733 29.0
Totals $20,015 $25,994 $5,979 29.9%
* Includes positions not otherwise identified by the university.
118 119
TABLE E.6
Institutional Support Expenditures by Job Classification
(In Thousands of Dollars)
Percentage
October 1997 October 2001 Difference Change
Academic Salaries
Faculty—ladder ranks $ 17 $ 1 $ (16) (94.1)%
Faculty—acting ranks 0 0 0 0.0
Faculty—lecturers 0 0 0 0.0
Other faculty 0 0 0 0.0
Student assistants 1 4 3 300.0
Research 1 2 1 100.0
Librarians 0 0 0 0.0
Cooperative extension 0 0 0 0.0
University extension 0 0 0 0.0
Other academic personnel 23 91 68 295.7
Subtotals 42 98 56 133.3
Support Salaries
Student services 112 43 (69) (61.6)
Clerical and allied services 3,371 3,717 346 10.3
Food and linen services 0 0 0 0.0
Communication, arts, and graphics 318 426 108 34.0
Architecture, engineering, and allied services 522 720 198 37.9
Fiscal, management, and staff services 7,192 11,632 4,440 61.7
Maintenance, fabrication, and operations 75 103 28 37.3
Health care and allied services (1) 6 7 700.0
Sciences, laboratory, and allied services 11 14 3 27.3
Protective services 1,043 1,496 453 43.4
Management 3,861 6,664 2,803 72.6
Academic administrative officers 1 51 50 5,000.0
Other* 50 70 20 40.0
Subtotals 16,555 24,942 8,387 50.7
Totals $16,597 $25,040 $8,443 50.9%
* Includes positions not otherwise identified by the university.
120 121
TABLE E.7
Operation and Maintenance of Plant Expenditures by Job Classification
(In Thousands of Dollars)
Percentage
October 1997 October 2001 Difference Change
Academic Salaries
Faculty—ladder ranks $ 0 $ 0 $ 0 0.0%
Faculty—acting ranks 0 0 0 0.0
Faculty—lecturers 0 0 0 0.0
Other faculty 0 0 0 0.0
Student assistants 0 0 0 0.0
Research 0 0 0 0.0
Librarians 0 2 2 100.0
Cooperative extension 0 4 4 100.0
University extension 0 0 0 0.0
Other academic personnel 0 0 0 0.0
Subtotals 0 6 6 100.0
Support Salaries
Student services 0 9 9 100.0
Clerical and allied services 343 389 46 13.4
Food and linen services 0 0 0 0.0
Communication, arts, and graphics 4 4 0 0.0
Architecture, engineering, and allied services 347 382 35 10.1
Fiscal, management, and staff services 330 606 276 83.6
Maintenance, fabrication, and operations 4,202 5,247 1,045 24.9
Health care and allied services 0 0 0 0.0
Sciences, laboratory, and allied services 3 12 9 300.0
Protective services 119 179 60 50.4
Management 200 322 122 61.0
Academic administrative officers 0 4 4 100.0
Other* 72 4 (68) (94.4)
Subtotals 5,620 7,158 1,538 27.4
Totals $5,620 $7,164 $1,544 27.5%
* Includes positions not otherwise identified by the university.
120 121
TABLE E.8
Other Support Expenditures† by Job Classification
(In Thousands of Dollars)
Percentage
October 1997 October 2001 Difference
Change
Academic Salaries
Faculty—ladder ranks $ 0 $ 2 $ 2 100.0%
Faculty—acting ranks 0 0 0 0.0
Faculty—lecturers 5 7 2 40.0
Other faculty 4 5 1 25.0
Student assistants 76 223 147 193.4
Research 46 86 40 87.0
Librarians 4 0 (4) (100.0)
Cooperative extension 0 45 45 100.0
University extension 0 0 0 0.0
Other academic personnel 8 16 8 100.0
Subtotals 143 384 241 168.5
Support Salaries
Student services 1,431 1,819 388 27.1
Clerical and allied services 1,509 1,503 (6) (0.4)
Food and linen services 0 0 0 0.0
Communication, arts, and graphics 91 70 (21) (23.1)
Architecture, engineering, and allied services 0 (4) (4) (100.0)
Fiscal, management, and staff services 968 1,630 662 68.4
Maintenance, fabrication, and operations 4 9 5 125.0
Health care and allied services 3 5 2 66.7
Sciences, laboratory, and allied services 1 4 3 300.0
Protective services 8 1 (7) (87.5)
Management 506 697 191 37.7
Academic administrative officers 7 35 28 400.0
Other* 10 81 71 710.0
Subtotals 4,538 5,850 1,312 28.9
Totals $4,681 $6,234 $1,553 33.2%
* Includes positions not otherwise identified by the university.
† This expenditure category includes student financial aid, auxiliary enterprises, student services, summer session, provisions for
allocations, and items not otherwise allocated to a particular expenditure category.
122 123
APPENDIX F
Analysis of the University’s
Methodology for Preparing the
Tables in the Instructional Report
We analyzed the data the University of California
(university) collected from the campuses for inclusion
in the three tables of its annual Undergraduate
Instruction and Faculty Teaching Activities report (instructional
report). Unlike the two tables we discussed in Chapter 3,
the third contains information involving all instructional
activities related to regular-rank, non-regular-rank faculty, and
miscellaneous instructors. The third table, however, focuses
on the university’s instructional activities as they relate to
students. Table F.1 shows this data for the last three years as
the university reported in the instructional report.
TABLE F.1
The University Presented Data for All Instructors by Student FTE Only
All Instructors, All Levels of Instruction
(Undergraduate and Graduate) Academic Year
1997–98 1998–99 1999–2000
Formal Instructional Activities
a. Primary courses 46,085 46,981 47,825
b. Independent study enrollment 105,638 105,427 105,450
c. Total student credit hours* 6,365,035 6,494,925 6,681,507
d. Total students enrolled (based on FTE) 145,534 148,856 153,090
e. Total students enrolled (based on headcount) 151,635 155,490 159,720
Per Student Measures of Teaching Activity
Primary courses per 1,000 FTE students (a ÷ d) 316.7 315.6 312.4
Independent study per 1,000 FTE students (b ÷ d) 725.9 708.2 688.8
Student credit hours per student† (c ÷ e) 42.0 41.8 41.8
Source: The university’s April 2001 instructional report.
* Student credit hours represents the unit value of a course, for both primary and independent study, times the number of
students enrolled. For example, a four-unit course with 25 students generates 100 student credit hours.
†This table presents the ratio of student credit hours per student based on headcount rather than student FTE because the
university uses headcount when it calculates this ratio in the instructional report. According to the university’s director of policy
analysis, it uses headcount instead of student FTE to calculate this ratio because the university is trying to track trends in unit
loads per individual student, not per FTE, to ensure that the number of courses is keeping pace with student enrollment growth.
122 123
The university uses data collected in the current year as well
as in the prior years to develop the total full-time equivalent
(FTE) students enrolled, as shown in Table F.1. For example,
according to the university’s budget coordinator for general
campus instruction, to convert 1999–2000 headcount students
to FTE students, the university used an average number of units
it calculated based on data it had collected during the three
quarters in 1996–97 and three quarters in 1997–98, rather than
an average number of units it calculated from data it collected
during 1999–2000. The budget coordinator also indicated that
the university and the State define a full-time undergraduate
student as a student who enrolls in 15 units per term and a
full-time graduate student as a student who enrolls in 12 units
per term. As part of this agreement with the State, according to
the budget coordinator, the university excludes any units that
exceed the 12 or 15 unit definition of a full-time student. The
university applied this average number of units to the actual
student headcount for fiscal year 1999–2000 to develop the total
students enrolled based on the FTE number it used as shown in
Table F.1. When we reviewed the student FTE calculated using
the actual number of units for the academic year 1999–2000, we
found that the student FTE was higher by 784 than the student
FTE the university calculated and included in the instructional
report. This represents less than a 1 percent difference and is
not material.
When we analyzed the data used in all three reports, we found
that the university collects the data from the campuses as of the
15th academic day rather than at the end of the term. Therefore,
the university is not capturing the most accurate data because
students at some campuses may continue to add and drop
courses as late into the term as the 40th academic day without a
dean’s approval. Even after that date, campuses allow students to
add or drop courses with a dean’s approval late into the quarter.
Although this data is collected early in the quarter, when we
compared the data to the actual end of term data, we found
differences that were not material.
124 125
Agency’s comments provided as text only.
University of California
Office of the President
1111 Franklin Street
Oakland, CA 94607-5200
July 15, 2002
Ms. Elaine M. Howle*
State Auditor
Bureau of State Audits
555 Capitol Mall, Suite 300
Sacramento, California 95814
Dear Ms. Howle:
Thank you for the opportunity to review and comment on the audit report, “University of
California: Its Partnership Agreement Could be Improved to Increase its Accountability for
State Funding.” The Bureau of State Audits has conducted a professional and thorough
review of the University’s progress in meeting the goals included in the Partnership
Agreement, the increase in expenditures related to instruction compared to increases in
other areas of the budget, and the annual report we submit to the Legislature on faculty
teaching and undergraduate instruction. The University appreciates your staff’s extensive
work in collecting information and analyzing the many complex factors that are part of the
major issues raised in this audit, as well as their care in working through difficult issues to
arrive at a constructive report. We concur with the general intent of the recommendations
and agree with the Bureau on the importance of accountability. As described in this letter,
we will be taking specific actions to address areas of concern identified in the report. The
recommendations relating to future partnership agreements will, of course, be a matter of
negotiation with the governor.
We have a few general comments to offer on each chapter in the report.
Chapter 1-The University’s Progress in Meeting Partnership Goals
The Partnership Agreement with the governor provides the framework for the University’s
planning for significant enrollment growth during this decade. The Agreement contains
funding principles that state the governor’s commitment for the minimum level of resources
needed to maintain quality and offer the teaching, research, and public service programs
that comprise the University’s mission. It also contains accountability principles that
reflect the University’s commitments for meeting outcomes across a wide spectrum of
issues related to access, quality, and the University’s role in public higher education that
traditionally have been of great importance to the State.
The University is undergoing a sustained period of rapid enrollment growth—perhaps
more significant than at any other time in our history and much faster than the rate of
growth we envisioned when we entered into the Partnership Agreement. Such growth
* California State Auditor’s comments begin on page 133.
124 125
Ms. Elaine Howle
July 15, 2002
Page 2
brings opportunities, but also significant challenges. Our single greatest challenge is
accommodating this dramatic enrollment growth while maintaining academic quality. To
accomplish this, faculty and staff in the University community must manage resources in
a way that creates an appropriate balance among many compelling priorities and must do
so while the State is undergoing significant financial stress. Understanding this context is
important to any assessment of our progress in meeting the goals of the Partnership.
The University remains strongly committed to achieving the goals outlined in the
Partnership, despite the inability of the State to support fully the funding principles for two
consecutive years. We believe we have demonstrated an outstanding record of meeting
the goals of the Partnership. A more complete list of our accomplishments is attached to
this letter, but I want to draw your attention to several in particular:
• UC continues to guarantee access to all eligible California high school graduates
who wish to attend—in fact, we have exceeded our enrollment goals each year;
• UC provides its students with the classes necessary for graduation in a timely
manner—for nearly a decade, our time-to-degree has averaged 13.0 quarters (four
years plus one quarter);
• graduation rates have steadily improved—of students graduating at the end of the
1980s, 31 percent graduated within four years, 67 percent within five years, and
73 percent within six years; by comparison, of students graduating at the end of the
1990s, 37 percent graduated within four years, 69 percent within five years, and
77 percent within six years.
• outreach programs and K-12 teacher professional development institutes have
expanded dramatically in recent years and have served hundreds of thousands of
students and tens of thousands of teachers;
• UC is significantly increasing its private-public research partnerships in ways that
will help stimulate the State’s economy and provide the basis for new industries and
scientific discoveries.
We are pleased that Appendix C of the report illustrates many of the activities the
University has undertaken to achieve our Partnership goals.
I also want to comment on two specific issues in Chapter 1:
Assessment of the University’s Progress
The report is very clear about the Bureau’s position not to assess UC’s progress on
specific accountability goals unless the goal as written in the Agreement includes
a quantifiable target and a deadline by which the goal is to be achieved. While we
understand that some aspects of performance may not satisfy certain audit criteria, we
maintain assessment is possible if progress is demonstrable. For example, the Partnership
asks us to implement the “4 percent path” to eligibility and thus increase the percentage
of students who enroll from low-participating high schools. We have demonstrated our
implementation of this program and have provided data showing that more than 2,000
126 127
Ms. Elaine Howle
July 15, 2002
Page 3
students applied who would not have done so otherwise (as noted in Appendix C of the
report). We believe this demonstrates we have met the Partnership goal, even though
the goal does not specify a numerical goal or a timeline by which the program would be
1
implemented. In every objective classified as “unassessible” by the Bureau, the University
has made demonstrable progress toward achieving the goal expressed in the Partnership
Agreement. We hope that those reading the report will understand that, to achieve
our Partnership goals, the University has taken strong steps that go beyond the purely
quantifiable measures the Bureau sought to apply in reviewing our progress.
Community College Transfers
There are two goals in the Partnership that the audit report indicates the University has
not met. One is related to the California Professional Development Institutes, for which
State funding was reduced in 2001-02 and has been eliminated as of 2002-03. Thus,
the Partnership goals are out of date on this issue. The second is related to the goal to
increase community college transfers by 6 percent annually. This goal was exceeded
in the first year of the Partnership when we increased community college transfers by
6.5 percent, but was not achieved in the second year when the increase was 3.5 percent.
During the process of this audit, we did not have information on the third year of the
Partnership (2001-02). Now that the year has ended, information that became available
today indicates a dramatic increase in community college transfers in 2001-02 of
approximately 9.8 percent. Thus, when the three years are taken together, we are ahead
of our plan to increase the number of community college transfers, even if the annual
increase has varied—data show we enrolled 12,290 community college transfers, while our
plan called for 12,215. While this is welcome news, we remain concerned about our ability
to continue this rate of increase over a sustained period of time without taking additional
steps to achieve our goal. As a consequence, specific enrollment targets have been
assigned to UC campuses for CCC transfer students and we are monitoring their progress
against those targets. Also, with the funding currently proposed for the 2002-03 budget, we
will be implementing the Dual Admissions Program. This program will change our eligibility
policy to ensure that all California high school students who are within the top 12.5 percent
of their high school class, but who do not meet the eligibility requirements through either
the statewide eligibility path or the 4 percent path, are eligible for admission simultaneously
to a California Community College (CCC) campus and a UC campus. After satisfactorily
fulfilling their freshman and sophomore requirements at a CCC campus, students would be
enrolled at the UC campus that admitted them as a Dual Admission student. This program
will create a closer link between UC and the CCC system and will ensure a more effective
transfer process. We believe these measures will be sufficient to allow us to meet the
6 percent annual increase envisioned in the Partnership.
Chapter 2—University Expenditures
We are pleased that, after nine months of reviewing University reports and countless
meetings with representatives throughout the University, the auditors found that UC’s
2
expenditure of State funds is basically consistent with the purposes for which the governor
and Legislature provided the funds. While there were initial questions about the large
126 127
Ms. Elaine Howle
July 15, 2002
Page 3
increases in expenditures in research and public service, the report recognizes that those
increases are directly attributable to targeted appropriations from the Legislature for
activities intended to meet State public policy objectives.
The audit report does, however, indicate that staff positions and payroll expenditures grew
at a faster rate than academic positions and payroll expenditures during the period of the
audit. The University values the key roles played by professional staff and recognizes
that relying upon a mixture of faculty and staff is the most cost-effective way to manage
the University’s limited resources. As the report indicates, the difference in academic
and support staff FTE growth is small and is in part attributable to the large, targeted
appropriations for research and public service I have mentioned.
The report also notes sharp growth in selected support staff categories. Two factors
explain this. First, the University experienced a period of tight budgets caused by the
economic recession of the early 1990s and faced the challenge of having to do more with
less. Like the private sector, the University decided to depend upon technology and a
more highly skilled workforce for productivity increases. This strategic decision resulted in
disproportionate growth in the “Fiscal, Management & Staff Services” category because
the University hired more information technology (IT) professionals and relied upon
departmental staff with more advanced skills in order to manage the new financial and
student information systems many campuses implemented during this period. Second, the
University not only grew in size and complexity during the 1990s, but it also experienced
increased State and federal reporting, regulatory, and compliance requirements, which
also required an increase in certain staff positions.
We are convinced of the wisdom of the strategic decision to invest in technology. We also
know that staffing increases identified in the report were necessitated by substantially
increased demands on the University during the past decade. Nevertheless, we recognize
that during a time of fiscal crisis, we must make some difficult choices. Therefore, over
the next two years we will permanently reallocate $10 million from Institutional Support
and Academic Administration to the Instruction program to help with faculty hiring and
related educational purposes consistent with the Partnership’s goals of providing quality
undergraduate education, ensuring sufficient classes for students, and maintaining our
achievements in student persistence, graduation rates, and time-to-degree.
Chapter 3—The University’s Annual Legislative Report on Faculty Instructional
Activities and Undergraduate Education
The University reaffirms its commitment to achieving the goals for faculty instructional
activities stated by the Legislature in Supplemental Language and by the Governor in
the Partnership and agrees about the importance of doing so in valid ways. To ensure
that the Legislature and governor are receiving an accurate description of the nature of
instructional activities, the University will examine carefully the classes identified as having
1-2 students, and will remove from the reported count any that should not be defined as
classes, categorizing them properly as independent study, if that is what they are.
128 129
Ms. Elaine Howle
July 15, 2002
Page 3
In addition, I want you to know that I have been working with the Academic Senate on an
initiative to add a significant number of freshman seminars taught by regular rank faculty.
The goal is to add at least 1,000 undergraduate classes taught by regular rank faculty,
including freshman seminars for all freshmen who want them. We believe this will improve
the undergraduate educational experience, and will also enable the University to meet the
commitment previously made to the Legislature and governor regarding teaching loads
of our faculty. We will take a major step toward implementing this in 2002-03 and intend
to achieve it fully by 2003-04. In addition, the University will include information about the
teaching activities of non-ladder rank faculty in its Instructional Activities annual report
beginning with the 2003 report.
In closing, I want to reiterate the high priority the University places on accomplishing
all of the goals stated in the Partnership and on being held accountable for doing so.
Unfortunately, the State’s inability to fully meet the funding commitments of the Partnership
makes it difficult for UC to meet those goals in the Agreement that are dependent upon
additional resources, such as maintaining competitive faculty salaries. Nevertheless, the
Partnership’s approach of moving away from controlling inputs and emphasizing instead
the actual achievement of important goals is a very constructive advance and one the
University welcomes. Your report and recommendations, therefore, were particularly
welcome in that they will help us achieve the Partnership’s goals. Our efforts to do so
will be bolstered by the actions we are taking to reallocate funds and to strengthen our
commitment to our undergraduate program.
Finally, I want to express our appreciation to the management and staff of the Bureau of
State Audits for their positive and professional efforts in conducting this audit.
Sincerely,
(Signed by: Richard C. Atkinson)
Richard C. Atkinson
President
Attachment
128 129
University Of California
Progress on Accountability Measures
2001-02
• UC continues to admit all eligible applicants who wish to attend. UC has exceeded
budgeted enrollment levels each year of the Partnership.
• Graduate enrollments at UC have increased by nearly 3,000 students over the last three
years - as much as these enrollments grew over the previous 25 years.
• This is the seventh consecutive year without a systemwide fee increase for UC students.
In 1998-99 and again in 1999-2000, fees for resident undergraduates were reduced 5%.
Annual student fees at UC are now more than $1,000 below the average of our public
comparison institutions.
• UC students continue to receive more than $1 billion a year in financial aid, more than
half of it in the form of gift aid.
• The University has implemented a new path to eligibility that opens UC’s doors to the
top 4% of students in each California high school. Preliminary data indicate that the
ELC program generated 2,100 additional applications to UC this year from students who
otherwise might not have applied - half of them from underrepresented minorities and
one-fifth from students who live in rural areas of California. All ELC-eligible students who
applied to the University were guaranteed a space in the UC system.
• The Partnership specifies an increase in community college transfers of 6% per year,
from 10,150 in 1998-99 to 15,300 in 2005-06. Over the last two years, full-year transfer
enrollment growth has averaged 5.2% annually - very near the Partnership goal - and
last year UC enrolled more than 11,000 new community college transfer students for the
first time in its history.
• The University has honored its commitment to maintain the agreed-upon 6.7% increase
in faculty teaching workload and has continued to provide the classes that students need
to graduate in a timely manner.
• Average time to degree for undergraduates who entered in 1993 is now 13 quarters,
down from 13.4 quarters for students who entered in 1984. Of the freshmen who
entered UC in 1994, 36% graduated in four years, 69% in five years, and 77% in six
years. These rates are an improvement over 10 years ago, when the four-year rate was
31%, the five-year rate was 67%, and the six-year rate was 73%.
• UC has created four institutes pursuing cutting-edge research in fields that will be
critical to the future of the state’s economy by bringing together university researchers
and private-sector partners to push the boundaries of knowledge, maintain California’s
economic leadership, and create jobs for the state’s growing population. While the
130 131
Institutes are expected to provide non-State matching funds at a 2:1 ratio, they expect to
do so at a level of 3:1.
• Planning for the University’s 10th campus at Merced remains on track for enrolling
the first UC Merced students in 2004. In the meantime, the campus has established
a system of distributed learning centers in conjunction with local community colleges
at three locations: Fresno, Merced, and Bakersfield; a fourth is planned for Modesto.
Central Valley outreach programs developed by the campus have led to a 69% increase
(817 students) between 1990 and 2000 in the number of freshmen students enrolled in
UC from Central Valley high schools.
• The Partnership called for the University to seek to increase its share of federal research
and development dollars to help maintain high-quality programs. Federal funding for UC
research has increased by an annual average of 9% over the last three years.
• Similarly, the University has met with great success in securing private support to
supplement State funding, raising $1.2 billion in 1999-2000 - the first year ever over
$1 billion - and exceeding $1 billion again in the fiscal year that ended June 30, 2001.
• UC will meet its goal in 2001-02 to increase engineering and computer science
enrollments by 50%, from 16,000 to 24,000 students - four years ahead of schedule.
The University is assessing industry demand to determine if continuing this strategy
beyond the original goals that were outlined is necessary to continue helping meet state
workforce needs.
• As specified in the Partnership, UC embarked on a multi-year plan to more than double
the number of education credential students - from 1,000 in 1998-99 to 1,800 this year
and to 2,300 by 2002-03. UC is meeting this goal.
• The UC-administered professional development summer and intersession institutes for
teachers of reading, mathematics and English language development are now reaching
more than 70,000 educators each year. The professional development provided by these
programs will help maximize the performance of California students in core academic
areas.
• The Governor’s Teacher Scholars Program offers a teaching credential and a master’s
degree to participants who agree to teach in a low-performing school for at least four
years. The first year saw 200 students enroll, building toward an ultimate enrollment of
400 annually by 2003-04.
• The University has developed the Governor’s Principal Leadership Institutes, a two-year
master’s degree program at the Berkeley and Los Angeles campuses to help meet the
state’s demand for talented, highly trained school principals. Participants in the program
receive full scholarships in return for the commitment to serve four years as a principal,
vice principal, or in another administrative role at a public elementary or secondary
130 131
school. In 2001-02, the enrollment is estimated to be more than 100 FTE students, and
when fully operational in 2003-04, the two-year program will serve a total of 400 FTE
students.
• The Governor and the Legislature provided funds in 2001-02 for the first State-supported
summer terms at the Berkeley, Los Angeles, and Santa Barbara campuses; funds to
reduce student fees at all campuses in the summer to the level of the rest of the year
were provided in 2000-01. As a result, summer enrollments increased substantially
this year, enhancing UC’s ability to plan for and accommodate the 211,000 students
expected to enroll by 2010. The three campuses enrolled 9,615 FTE students in
summer 2001, an increase of 2,800 FTE over the previous summer. Those campuses
increased the number of classes they provided by 28% and the number of regular-rank
faculty and lecturers who were assigned to teach by 27% over summer 2000. They also
provided nearly $4.4 million in student financial aid that was not available in previous
summers.
132 133
COMMENTS
California State Auditor’s Comments
on the Response From the University
of California
To provide clarity and perspective, we are commenting on
the University of California’s (university) response to our
audit report. The numbers below correspond to the num-
bers we have placed in the response.
1
Contrary to the university’s statement, we do not use the
term “unassessible” to classify certain objectives identified in
the partnership agreement. Instead, as shown on page 22 of
the report, we state that the partnership agreement does not
contain clear and measurable targets for 13 objectives despite
the fact that many of these objectives are outcome-oriented.
Measurable targets are necessary to determine whether the
university achieved the desired extent of intended progress. As
an example of what it considers to be demonstrable progress
in increasing the percentage of students who enroll from low-
participating high schools, the university states that it provided
data showing more than 2,000 students applied who would not
have done so otherwise. To use the university’s example, if the
partnership agreement had set a target to increase the number of
students applying by 2,000 during a specified period, we would
have reported that the university had met its target based on
the documentation it provided. In contrast, if the agreement
had set a target of 4,000 students, we would have reported that
the university had not met its target. However, the partnership
agreement did not establish any targets for the objective and
thus we could not determine whether the university achieved
the desired extent of intended progress. Further, Appendix C
identifies each of the objectives of the partnership agreement
and includes the university’s assessment of its performance in
relation to each including those that do not contain a clear and
measurable target.
2
The university states that we found its expenditures of state
funds to be basically consistent with the purposes for which the
governor and the Legislature provided the funds. However, we
need to clarify our report conclusions in this area. In Chapter
2, we reported on the university’s salary expenditures for its
general operating funds between 1997 and 2001 and concluded
132 133
that the university’s expenditures for support staff increased at
a greater rate than its expenditures for academic staff within
instruction, research, and public service. In discussing our
analysis, we point out on pages 42 and 43 that significant
increases in support salary expenditures occurred in the public
service and research categories and report that state funding
related to the partnership agreement’s objectives contributed to
the university’s increase in expenditures in these areas. Further,
as the scope of our audit required, we reviewed the increased
state funding the university received under the partnership
agreement and how the university allocated those funds in
Chapter 1. For example, we discuss that the university allocated
the additional state funding it received for public service and
outreach for programs that target K-12 and community college
students. However, we did not review how funds were spent
by the campuses, contractors, directors, or others that the
university used to accomplish the specific purposes for which
the governor and the Legislature provided the funds.
134 135
cc: Members of the Legislature
Office of the Lieutenant Governor
Milton Marks Commission on California State
Government Organization and Economy
Department of Finance
Attorney General
State Controller
State Treasurer
Legislative Analyst
Senate Office of Research
California Research Bureau
Capitol Press
134 135